Тема 4. Планування в роботі державного службовця

1. Поняття планування. Місце планування серед функцій управління, його значення в роботі державного службовця.

2. Основні елементи системи планування. Ситуаційні фактори планування: рівень управління; життєвий цикл організації; ступінь невизначеності середовища.

3. Планування робочого часу державного службовця. Витрати часу на виконання типових управлінських операцій.

1). Поняття планування. Місце планування серед функцій управління, його значення в роботі державного службовця.

Визначальним аспектом роботи з кадрами, її серцевиною є планування роботи як на державному й регіональному рівні, так і на рівні управління персоналом в установі, організації. Виходячи із значення планування роботи з кадрами в державній податковій службі, основними вимогами до нього мають бути відповідність змісту роботи з кадрами положенням Конституції України, Закону України "Про державну службу” та “Про державну податкову службу”, іншим законодавчим, нормативним актам з кадрових питань, науково-теоретичному обґрунтуванню.

Важливе значення для здійснення планування роботи з персоналом податкової служби має затверджена в 1995 p. Програма кадрового забезпечення державної служби. Ця програма передбачає, зокрема:

- проведення роботи з кадрами на основі постійного аналізу фактичного складу державних службовців, прог­нозування кількісних та якісних змін у суспільно-політичному та економічному житті, змін у законодавстві та викликаного у зв'язку з цим оновлення функцій держав­них органів;

- створення, постійне ведення і оновлення Головним управлінням державної служби комп'ютерного банку даних державних службовців, а також Державного реєстру посад державних службовців, Державного реєстру централь­них і місцевих органів виконавчої влади;

- визначення щорічної і на перспективу (5 років) потреби в кадрах державних службовців усіх категорій з урахуванням посад і профілю їх діяльності;

• формування замовлення на підготовку, перепід­готовку та підвищення кваліфікації державних службовців, укладання відповідних угод з навчальними закладами.

Таким чином, на загальнодержавному рівні забез­печується комплексний підхід до планування роботи з управлінськими кадрами, тобто:

По-перше, йдеться про врахування всіх аспектів цієї роботи:

• формування складу працівників - їхній добір і розстановка;

• навчання кадрів - їх підготовка, перепідготовка та підвищення кваліфікації. Слід також виходити з того, що формування і навчання кадрового корпусу держави нерозривно пов'язане з постійним процесом виховання кадрів, вдосконаленням організації роботи з ними, оволодін­ням працівниками сучасним науковим стилем керівництва.

По-друге, плани роботи з кадрами повинні охоплюва­ти як вищу, так і середню й низову ланки працівників.

По-третє, ці плани мають враховувати як загальні вимоги щодо роботи з кадрами, так і особливості галузевої діяль­ності.

Планування роботи з кадрами є однією з складових кадрової політики, а саме - це аналіз і визначення потреби в людських ресурсах для забезпечення досягнення цілей організації.

Враховуючи викладене вище, ми можемо визначити, що планування людських ресурсів – це спрямована діяльність організації з підготовки кадрів, забезпечення пропорційного і динамічного розвитку персоналу, розрахунку його професійно - кваліфікаційної структури, вивчення загальної і додаткової потреби, контролю за його використанням.

Метою планування людських ресурсів є визначення того, коли, де, скільки, якої кваліфікації і з якими затратами потрібні будуть організації працівники для вирішення її завдань.

Завдання кадрового планування:

1. Розробка процедури кадрового планування, узгодженої з іншими видами планів в організації.

2. Поєднання кадрового планування з плануванням організації в цілому.

3. Організація ефективної взаємодії між плановою групою кадрової служби і плановим відділом організації.

4. Сприяння організації у виявленні головних кадрових проблем і потреб при стратегічному плануванні.

5. Покращення обміну інформацією щодо персоналу між усіма підрозділами організації.

На процес планування впливають наступні фактори:

Внутрішньоорганізаційні:

• Стратегічні цілі організації;

• рух персоналу (звільнення, вихід на пенсію, декретні відпустки, тимчасова непрацездатність);

• фінансовий стан, традиції і т.д.

Зовнішні:

• стан економіки;

• розвиток техніки і технології, державна політика (зміна трудового законодавства, податкового режиму, систем соціального страхування);

Інформаційну основу для планування роботи з кадра­ми створює аналіз наявності кадрів, який ведеться за кількісними та якісними показниками. В Україні створена цілісна державна система обліку й аналізу складу кадрів Ця робота ведеться Держкомстатом України та його терито­ріальними органами, Головдержслужбою України, інши­ми центральними органами виконавчої влади. В податковій службі цю діяльність здійснює управління кадрів ДПА України.

Вихідний елемент для планування роботи з персона­лом - це розрахунок потреби у працівниках. Його завданням є визначення необхідної кількості кадрів, яка потрібна в конкретний строк для виконання визначених завдань. З цією метою встановлюється: скільки потрібно працівників, якої кваліфікації, коли і в якій ситуації. Це визначення проходить як на оперативному, так і на пер­спективному рівнях. Оперативний рівень означає кількість вакансій, а перспективний - передбачувані зміни.

Кадрове планування повинно дати відповіді на наступні запитання:

• скільки працівників, якого рівня кваліфікації, коли і де будуть необхідні (планування потреби в персоналі)?

• яким способом можна залучити необхідний і скоротити зайвий персонал, з огляду на соціальні аспекти (планування залучення нових працівників або скорочення діючих штатів)?

• як найефективніше використовувати працівників відповідно до їхніх можливостей (планування використання кадрів)?

• яким способом можна цілеспрямовано сприяти підвищенню кваліфікації кадрів і пристосовувати їхні знання до мінливих вимог суспільного середовища (планування кадрового розвитку)?

• яких витрат завдадуть планові кадрові заходи (витрати по утриманню персоналу)?

Основними видами планування є: комплексне довго­строкове, перспективне та оперативне планування.

Довгостроковий план, як правило, виступає у формі цільових комплексних програм. Наприклад, Програма кадрового забезпечення державної служби насамперед передбачає забезпечення основних напрямів роботи: від вдосконалення планування й організації кадрової роботи, створення комплексної системи управління кадрами, їх формування, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації до питань матеріального та морального заохочення, підвищення творчої активності кадрів, їхнього культурного рівня тощо.

На основі довгострокових планів роботи з кадрами розробляються як перспективні, так і оперативні плани. Вони разом дають можливість мати єдину систему плану­вання роботи з кадрами, яка дозволяє комплексно реалізувати завдання з формування складу кадрів і роботи з ним.

Перспективний план роботи з кадрами може включати в себе:

1. заходи щодо зміцнення складу кадрів, робота з резервом, визначення вимог до працівників;

2. заходи щодо підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфіка­ції кадрів, їх розвитку;

3. заходи щодо виховання кадрів, розвитку їх ініціативи, самоосвіти і самовиховання.

Оперативний план конкретизує показники довго­строкового й перспективного планів, контроль за здійснен­ням запланованих заходів.

Довгострокове планування здебільшого необхідне на державному рівні (Головдержслужба, ДПА України). Стосовно ж колективів податкових інспекцій, то за наявності довгострокових планів в органах вищого рівня їхня діяльність з кадрами може бути забезпечена на основі перспективного і оперативного пла­нування, яке передбачає конкретні заходи, що спрямовані на аналіз потреб у кадрах, здійснення добору, розстановки працівників, їхнє навчання, виховання, оволодіння сучас­ним стилем роботи.

Проблеми кадрового планування обумовлені:

1. Складністю процесу планування кадрів, обумовленою складністю прогнозування трудової поведінки, можливістю виникнення конфліктів і т.д. Можливості використання кадрів у майбутньому і майбутнє відношення їх до роботи прогнозується із високою мірою непевності. До того ж, учасники організації виступають проти того, щоб бути “об’єктами” планування, не погоджуються з результатами планування і реагують на це так, що не виключається можливість виникнення конфліктів.

2. Двоїстістю системи економічних цілей у кадровій політиці. Планування кадрів, окрім економічних аспектів, містить і компоненти соціальної ефективності, а дані при кадровому плануванні носять переважно якісний характер.