21. Создание и редактирования таблиц в Word, маркированные и нумерованные списки,

1 способ создания табл. Щелкните по кнопке [pic] Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная. При перемещении курсора по сетке при нажатой левой кнопке мыши закрашиваются ячейки сетки - количество столбцов и строк вставляемой таблицы. 2 способ создания таблицы. Выберите команду меню Таблица | Добавить таблицу. В появившемся на экране диалоговом окне Вставка таблицы, в поле Число строк и поле Число столбцов укажите произвольные количество строк и столбцов создаваемой таблицы. Выясните максимальное количество строк и столбцов. Установите в полях Число строк и Число столбцов значения в пределах двадцати. В поле Ширина столбца оставьте значение Авто. Щелкните по кнопке ОК 3способ создания таблицы. Выполнить команду Таблица / Нарисовать таблицу. MsWord высветит дополнительную панель инструментов Таблицы и границы, где будет нажата кнопка [pic]. Установите указатель мыши в ту часть документа, где необходимо создать таблицу. Указатель мыши приобретет вид карандаша. Перемещайте указатель мыши вниз и направо до тех пор, пока не получите подходящую для внешней границы бланка рамку. Отпустите кнопку мыши. Курсор окажется внутри таблицы, имеющий вид рамки. Можно измен ширину столбцов построенных таблиц тремя различными способами. 1 способ растянуть. 2 способ. Установите курсор мыши на маркер границы столбца, расположенный на горизонтальной линейке. Нажмите левую кнопку мыши и перемещайте выбранный маркер вместе с вертикальной границей столбца. (Для появления линейки выберите пункт меню Вид / Линейка.) 3 способ. Выберите из меню команду Таблица | Свойства таблицы…. В появившемся диалоговом окне выберите вкладку Столбец. В поле Ширина столбца введите соответствующее значение для каждого столбца таблицы. Выберите вкладку Таблица, нажмите кнопку Параметры…, в окне Параметры таблицы в поле Аналогично изменению ширины столбцов, измените высоту строк построенных таблиц тремя различными способами. (Высота строки увеличивается автоматически, при вводе текста в одну из ячеек строки.) «Ластик» измен линии. команда Таблица / Формула, Проверьте

Редактирование таблицы (удаление, добавление строк, столбцов, ячеек). Для добавления нового столбца в любом месте таблицы следует выделить столбец, перед которым будет осуществляться вставка, и воспользоваться командой Таблица/Добавить столбцы. Word позволяет вставлять одну или несколько ячеек в любое место таблицы. Для этого необходимо выделить ячейку (группу ячеек), слева от которой вы хотите вставить новую (новые). Выполните команду Таблица/Добавить ячейки. Word выведет на экран диалоговое окно Добавление ячеек. В этом окне нужно указать направление, в котором вы хотите сдвинуть существующие ячейки, чтобы освободить место для новых. объедин ячеек ;разбить ячейки.

22. Создание серийных писем методом слияния в Word: источник данных и основной документ

Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных.

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий.

1. Настройка основного документа Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.

2. Подключение документа к источнику данных Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.

3. Уточнение списка получателей или элементов Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных. Если файл данных — это список рассылки, то элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создать копии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи), которые требуется включить в список, можно выбрать.

4. Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния) При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.

5. Предварительный просмотр и завершение слияния Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.

Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки.

 Совет.   Слияние можно также выполнить с помощью области задач Слияние, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки выберите пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния.

Можно, например, создать следующие типы документов.

• Комплект конвертов   Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным. Выберите пункт Конверты и на вкладке Параметры конверта диалогового окна Параметры конверта укажите свои предпочтения относительно размера конверта и форматирования текста.

• Комплект наклеек с адресами  На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными. Выберите пункт наклейки и в диалоговом окне Параметры наклейки укажите нужный тип наклейки.

• Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты   Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию. Чтобы создать документы этих типов, выберите письма или электронные письма.

• Каталог или папка  Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Щелкните каталог, чтобы создать документ такого типа.

Подключение документа к источнику данных

Чтобы выполнить слияние данных в основном документе, необходимо подключить этот документ к источнику данных или файлу данных. Если файла данных еще не существует, его можно создать в процессе слияния.

Чтобы подключиться к файлу данных после возвращения в приложение Word для выполнения слияния, выберите параметр Использовать существующий список и с помощью обозревателя найдите местоположение CSV-файла, который только что был экспортирован. Перед тем как открыть данный файл, возможно, потребуется ответить на вопрос приложения, каким знаком разделителя в списке адресов будет отделяться один столбец от другого. Выберите в качестве знака разделителя Запятая и нажмите кнопку OК.

К советам Outlook

1. При работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных щелкните параметр Использовать существующий список и найдите этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных.

Приложение Excel позволяет выбрать в качестве источника данных любой лист или именованный диапазон книги. Приложение Access — любую таблицу или запрос (Запрос. Средство поиска всех записей источника данных, удовлетворяющих заданным условиям. Для указания условий поиска в таких запросах используются операторы, кавычки, подстановочные знаки и скобки.), определенный в данной базе данных. В случае другого типа файла данных выделите этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных. Если этого файла нет в списке, выделите соответствующий тип файла или выберите пункт Все файлы в списке Тип файлов. При слиянии можно использовать следующие типы файлов данных.

• Файлы простых программ управления базами данных, для которых установлено соответствующее средство связи технологии OLE (OLE DB. Архитектура компонентов базы данных, обеспечивающая эффективный доступ по сети и через Интернет к источникам данных многих типов, в том числе реляционным источникам данных, почтовым файлам, неформатированным текстовым файлам и электронным таблицам.) или драйверODBC (Протокол ODBC (Open Database Connectivity). Стандартный способ совместного доступа к базам данных из других программ. Драйверы ODBC используют структурный язык запросов (SQL) для доступа к внешним данным.). Несколько таких драйверов входят в состав Microsoft Office.

• Файл HTML, содержащий одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать названия столбцов, а остальные — данные.

• Электронные адресные книги:

  • адресная книга приложения Microsoft Outlook;

  • список контактов приложения Microsoft Schedule+ 7.0;

  • любые похожие списки адресов, создававшиеся с помощью MAPI (MAPI. Принятая корпорацией Майкрософт спецификация интерфейса, позволяющего работать с различными приложениями рабочей группы и обмена сообщениями (включая электронную почту, голосовую почту и факс) через единое клиентское приложение.)-совместимой системы рассылки, такой как Microsoft Outlook.

• Документ приложения Microsoft Word. Этот документ должен содержать одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые должны быть включены в составной документ. В качестве источника данных можно также использовать источник данных заголовка (Источник данных заголовка. Документ, содержащий строку заголовка (или запись), которая используется для объединения указанного источника данных с основным документом слияния.).

• Любой текстовый файл, содержащий поля данных (Поле данных. Категория данных, соответствующая одному столбцу данных в источнике данных. Имена полей данных перечислены в первой строке (строке заголовка) источника данных. Примерами таких имен могут служить «Индекс» и «Фамилия».), разделенные знаками табуляции или запятыми, и записи данных (Запись данных. Полный набор данных, соответствующих одной строке данных в их источнике. Примером записи данных может служить набор всех сведений об одном клиенте в списке рассылки.), разделенные знаками абзаца.

1. Если файла данных еще не существует, выберите команду Создание списка и используйте открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.

 Примечание.   Если вместо приложения Microsoft Word установлена Выпуск 2007 системы Microsoft Office, можно также использовать приложение Microsoft Query для конструирования запросов (Запрос. Средство поиска всех записей источника данных, удовлетворяющих заданным условиям. Для указания условий поиска в таких запросах используются операторы, кавычки, подстановочные знаки и скобки.) и извлечения необходимых данных из внешнего источника данных (Внешний источник данных. Источник данных, к которому требуется получить доступ, например лист Microsoft Excel или база данных Microsoft Access.).

Существует несколько способов переноса данных из текстового файла в Microsoft Office Access 2007. Если требуется создать копию данных, доступную для изменения в Access, файл следует импортировать в новую или существующую таблицу с помощью мастера импорта текстовых файлов. Если требуется просматривать обновленные исходные данные в Access и использовать расширенные функции запросов и отчетов, следует создать в базе данных связь с текстовым файлом с помощью мастера связывания с текстовыми файлами.