2.3. Информационно-справочные документы по кадрам в Коми региональном филиале оао «Россельхозбанк»

Глава 3. Альбом унифицированных форм кадровых документов

и этапы его разработки

Документ – письменный исторический источник, памятник истории и культуры.

Но вместе с тем документ – это инструмент управления, средство доказательства, доведения оперативной информации до потребителя. Двойственность документа охватывается документоведением. Например, унификации документов и построение документальных систем, что входит непосредственно в предмет документоведения, имеют две стороны – управленческую и методическую, но им уделяется, как правило, разное внимание в разработках. Обычно подчеркивается роль документа в управлении, экономия труда, затрачиваемого управленческим персоналом на составление документов, ускорение поиска и контроля исполнения, положительные возможности, которые возникают при автоматизированной обработке данных и передаче информации по электронным каналам.

Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм.

Альбом унифицированных форм документов содержит формы документов (приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др.), создаваемых в деятельности организации.

Словарь кадрового делопроизводства. Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Альбом форм - сборник типовых форм действующих документов и указаний по их заполнению.

Разработка альбома унифицированных форм документов для конкретной организации должна включать несколько этапов:

1. Постановка задачи, которая включает в себя определение назначения альбома форм и состава документов, образующихся в деятельности организации.

2. Классификация форм документов с целью определения структуры альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов:

- определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

- определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

- установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;

- установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;

- унификация текстов документов.

- унификация текстов документов.

4. Формирование альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в альбом.

Для унификации кадрового документооборота в организации может быть разработан отдельный альбом унифицированных форм документов по учету и сопровождению кадров. Он должен быть утвержден руководителем организации и является обязательным для работников организации. В данный альбом могут быть включены как унифицированные формы, утв. Госкомстатом России, так и унифицированные формы с изменениями и дополнениями, внесенными использующей их организацией. Однако такие изменения не должны касаться реквизитов (код, номер формы, наименование документа), так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения оформляются соответствующим организационно-распорядительным документом организации (Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).

Словарь кадрового делопроизводства. Унификация документов (лат. uni - один и facere - делать) - процедура установления единообразия в оформлении и содержании текстов документов, приведение документов к единой форме. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив. Для удобства применения формы документы в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам. Наряду с такими функциональными задачами, как учет типовых хозяйственных договоров или создание, реорганизация, ликвидация подразделений организации, представляется важным решение задач учета движения персонала и сопровождения кадров. В составе кадровой документации организации может быть выделено несколько групп в зависимости от ее функционального назначения: - организационные документы: положение о службе управления персоналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание; - распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом; - персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.; - учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.; - плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.; - отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д. Альбом унифицированных форм кадровых документов является логическим продолжением Табеля унифицированных форм документов, используемых в организации (далее – Табель) и содержит все формы, включенные в Табель.

Создание альбомов унифицированных форм кадровых документов (УФКД) обусловлено необходимостью наличия хорошо налаженной информационной базы, более совершенной по сравнению с существующей в организации, содержащей информацию, требуемую для решения задач управления кадрами и наиболее полно отвечающую условиям ее формирования и обработки средствами вычислительной техники (ВТ).

Унифицированная форма документа включает в себя:

- реквизиты оформления, соответствующие ГОСТ Р 6.30-97;

- необходимую для данной формы информацию, представляющую содержание документа;

- изложение этого содержания в той или иной форме текста;

- схему размещения всех реквизитов и текста (который по ГОСТ Р 6.30-97 считается также реквизитом) на бумаге или ином носителе, проектирование макета бланка документа, т. е. стандартного листа бумаги с заранее нанесенной на него постоянной информацией.

Если кадровая служба практикует подготовку бумажных документов с помощью средств ВТ, целесообразно наряду с бумажной формой создать и использовать электронную версию Альбома.

Создание Альбома представляет собой комплекс задач по унификации текста (содержания) и бланка (формы) документа.

Разработка унифицированных форм документов производится во взаимоувязке с работами по унификации входящих в них показателей, их упорядочением и классификацией с учетом действующих общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации и локальных классификаторов.

Результатом разработки является эталонный массив унифицированных форм кадровых документов (образцов), представляющих собой бланки с текстом, содержащим постоянную для данного документа информацию, и электронный вариант этого же массива. Каждая унифицированная форма (в том числе и на бумаге) содержит номер, закрепленный за ней в Табеле, и имя файла, в котором она записана, в качестве обязательных реквизитов оформления. Это же имя файла помещается и в соответствующую графу Табеля унифицированных форм.В тех случаях, когда форма кадрового документа утверждена нормативным правовым актом органа государственной власти, дополнительная унификация его текста не производится. Такой, например, является форма трудовой книжки, контракта.

В остальных случаях наиболее трудоемкая часть работы над Альбомом – это унификация текста.

Унификация текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации.

Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме, включенной в Табель, на основе анализа ее назначения. При этом устраняется неиспользуемая информация или включается дополнительная, которая не содержалась в применяемой форме.

Состав информации в кадровых документах устанавливается следующим образом:

- из документов устраняется традиционно включаемая, но не используемая в настоящее время информация (например, графа “Партийность” из личного листка по учету кадров) или информация, дублирующаяся в других кадровых документах (например, информация об образовании, семейном положении и т. п.);

- в документы вносится отсутствовавшая ранее информация, которая стала использоваться в связи с изменением социально-политической обстановки и внедрением новых информационных технологий (например, индивидуальный номер налогоплательщика);

- обеспечивается информационная сопоставимость показателей при переходе на другой уровень управления, сопоставлении с другими документальными системами, автоматизированной обработке массивов (например, при совместном анализе кадровой, бухгалтерской и организационно-распорядительной документации).

Унификация структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов. Во всех случаях используется двухчастная принципиальная структура текста: первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы и т. п.; вторая – существо вопроса, т. е. распорядительную часть приказа, просьбу, ответ по существу.

Так, унифицированный текст заявления о предоставлении внеочередного отпуска может выглядеть следующим образом:

“В связи с неожиданно возникшими обстоятельствами (по сносу дома, по болезни родственников) и необходимостью моего личного присутствия дома прошу перенести мой очередной отпуск с октября на август текущего года”.

По такой же схеме строятся все кадровые приказы. Не менее важным аспектом унификации текстов кадровых документов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в унифицированной форме. При подготовке бумажных вариантов унифицированных текстов возможны различные способы фиксации постоянной информации на бумаге: трафарет, анкета, таблица.

В трафарете постоянная информация представлена в виде связного текста, т. е. обычного литературного текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Такова, например, справка о работе того или иного сотрудника, которая выдается отделом кадров по личному запросу сотрудника или запросу организации. Основное назначение данной справки – сообщить факт работы Н. в данной организации в определенное время, а в ряде случаев – и размер получаемой им заработной платы. Постоянная часть текста формы справки о работе может иметь следующий вид.

При составлении текста справки на основе данной формы пропуски заполняются переменной информацией, указанной под строкой.

При анкетной форме представления унифицированного кадрового текста постоянная информация излагается как наименование признаков, характеризующих человека. Наименования пишутся как существительные в именительном падеже и располагаются на листе вертикально. Анкетная форма применяется при характеристике одного лица по многим параметрам. Наиболее характерными в этом смысле являются кадровые приказы, вошедшие в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (М.: Главархив, ВНИИДАД, 1980). В анкетной форме может быть представлен текст характеристики или резюме.

Табличная форма представления унифицированного текста используется при необходимости характеризовать несколько лиц или объектов, предметов по одинаковым параметрам: при составлении формы акта о выделении к уничтожению заявлений и иных документов лиц, не принятых на работу, графика отпусков, описи дел по личному составу и др.

В качестве примера использования табличной формы унифицированного текста можно привести опись дел по личному составу:

В работе кадровых служб имеется ряд ситуаций, в которых не используются унифицированные тексты по различным причинам, в том числе из-за недостаточности постоянной информации в документе, делающей неэффективным разработку отдельной формы. В таких случаях используется метод унифицированной структуры текста, т. е. установления смысловых частей текста, которые обязательно должны иметься в данном документе, и их очередности.

Например, для протокола может быть установлена следующая структура текста:

Председательствующий______И.О. Фамилия Секретарь______И.О. Фамилия Присутствовали:_______И.О. Фамилия (в алфавитном порядке через 1 интервал)

Повестка дня: 1… 2… СЛУШАЛИ: Самойлова А.П. – краткая запись выступления или отметка “Текст доклада прилагается”. ВЫСТУПИЛИ: Ищенко А.Р. – краткая запись выступления. Соколова Т.В. – краткая запись выступления. ПОСТАНОВИЛИ: (полностью текст постановления) 1.1. … 1.2. … 2. СЛУШАЛИ: … ВЫСТУПИЛИ: … ПОСТАНОВИЛИ: … 2.1. … 2.2. …

Текст объяснительной записки о нарушении может иметь следующую структуру:

Фамилия … Имя … Отчество … Структурное подразделение … Должность … Стаж работы в данной организации … Изложение причин, обстоятельств и даты нарушения …

В ряде случаев различные формы текста могут быть использованы совместно. Например, в форме акта об уничтожении документов кадровой службы, не подлежащих хранению, используются трафарет и таблица.

Унификация языковых средств представления информации рассматривается как выбор одного из нескольких возможных вариантов изложения текста средствами литературного языка.

Во всех случаях унификации текстов при оценке вариантных форм предпочтение должно отдаваться кратким формам, единообразию, сокращению трудозатрат и упрощению процесса подготовки и прочтения документов с учетом способов их подготовки, передачи, обработки и хранения.

В случае необходимости включения в текст унифицированных форм кадровых документов значений физических величин единицы их измерения должны быть одинаковыми на протяжении всей формы.

Так, если речь идет об оценке производительности труда работника, занятого подшивкой документов в дела, эта производительность должна быть выражена либо в количестве документов в единицу времени, либо в количестве дел в единицу времени, но не то и другое вперемежку.

Следует заметить, что названные требования имеют особое значение для кадровых документов, которые в ряде случаев заполняются не профессиональными работниками кадровых служб, а рядовыми гражданами или предназначены для прочтения и использования гражданами.

Установленная структура текста документа является составной частью унифицированной формы, включаемой в Альбом, однако она служит не в качестве постоянной информации будущего документа, но лишь в качестве образца для составления текста и его структуры.

Основным методом унификации внешней формы документа – бланка могут быть:

- создание модели построения кадровых документов (формуляра-образца), устанавливающего размеры и принципиальное расположение основных реквизитов;

- разработка единого формуляра-образца для всех управленческих документов, принятого в организации.

Формуляр-образец представляет собой схему расположения всех реквизитов группы документов на листе бумаги стандартных форматов. Перечень реквизитов, которые используются при проектировании бланков кадровых документов, установлен ГОСТ Р 6.30-97. В унифицированные формы кадровых документов в качестве реквизита могут быть помещены сроки хранения документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Основными форматами для кадровых документов являются А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Рекомендуется выбирать размер бланка унифицированной формы в зависимости от размера текста, который на нем будет размещен. Например, на формате А5 может быть выполнена справка о работе, а также кадровый приказ о приеме на работу одного сотрудника.

При проектировании форм кадровых документов следует руководствоваться формуляром, установленным для организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-97.

При проектировании формы должно быть обращено внимание на удобство ее заполнения, достаточность места, отведенного для переменной информации, в зависимости от того, какие технические средства при этом будут использоваться. Так, следует обращать внимание на запись фамилии, которая может быть достаточно длинной или состоять из двух частей: Преображенский, Смирнов-Сокольский и т. п.

Размер площади для размещения переменной части документа выражается числом печатных знаков, входящих в ее состав; максимальная длина свободного места для размещения переменной информации определяется на основе просмотра достаточно представительной выборки.Размещать реквизиты следует в очередности, соответствующей их заполнению, исходя из минимальных потерь площадей. Размещать реквизиты, близкие по смысловому содержанию, надо как можно ближе друг к другу.

С разработанных макетов бланков изготавливается пробный тираж для опытного внедрения в отделе кадров организации и кадровых службах филиалов, отделений и т. п. В процессе внедрения производится оценка разработанных форм с экономических, технологических, психологических позиций.

К числу экономических показателей следует отнести все затраты, связанные с изготовлением бланков, составлением, передачей, обработкой документа и его хранением. Эти затраты зависят от способов изготовления документов на основе унифицированных форм, легкости поиска необходимой формы, способов передачи, хранения массива бланков, а также от ежегодной тиражности каждой формы и трудозатрат, связанных с подготовкой реальных документов.

В данном аспекте особое значение имеет применение средств вычислительной техники и информационных технологий, облегчающих и удешевляющих процессы документирования и использования документации по управлению кадрами.

Затраты, связанные с хранением, определяются стоимостью материала, необходимого для их изготовления, способом хранения на бумаге или машинном носителе в зависимости от частоты обращения.

К числу психологических показателей могут быть отнесены:

- удобство применяемой формы кадрового документа для заполнения человеком и средствами вычислительной техники;

- удобство восприятия;

- учет ранее приобретенных работниками кадровых служб навыков, легкости приобретения новых навыков при работе с документами;

- степень соответствия формы документа зрительным возможностям человека (размер, яркость, контрастность, цвет).

После окончания опытной проверки и внесения необходимых изменений Альбом утверждается приказом первого руководителя организации и становится локальным нормативным актом, обязательным для применения. Гриф утверждения размещается на первом листе, соответствующая отметка делается и на каждой форме, разработанной внутри организации: “Утверждена приказом …. от … № …”. Если же в Альбом включена общегосударственная форма кадрового документа, то вид соответствующей отметки может быть иным. В случае ведения Альбома лишь в бумажной форме, он может, например, иметь следующую структуру.

1. Оглавление (содержание).

2. Унифицированные формы (и при необходимости – образцы их заполнения), расположенные в очередности, принятой в Табеле.

3. Алфавитный указатель унифицированных форм.

4. Правила написания наименований учреждений и должностей.

Если же в кадровой службе параллельно с Альбомом в бумажной форме используется его электронный вариант, то форма Альбома будет определяться используемой технологией подготовки документов на основе унифицированных форм.

Как уже отмечалось выше, Альбом, как правило, составляется параллельно в бумажном и электронном виде. Наиболее эффективным является использование электронного варианта унифицированной формы. В ходе составления документа постоянный текст дополняется переменной информацией и создается новый текст, который выводится на бумагу и соответствующим образом оформляется или подтверждается электронной подписью в соответствии с нормативными актами и передается по электронным каналам. Такой документ не создает впечатления трафарета, что особенно важно, если документ адресован гражданам.

Например, извещение работающему о том, что организация в его услугах больше не нуждается, по сути, является трафаретом, содержащим повторяющуюся однотипную информацию (исключая дату и фамилию). Вместе с тем психология общения предлагает в данном случае составлять индивидуальный по внешнему виду текст, что и достигается указанным выше способом.

Другой вариант – использование унифицированных форм, выполненных в виде бумажных бланков с трафаретным текстом, который заполняется соответствующей индивидуальной информацией: фамилия, имя и отчество, ссылка на необходимый документ, дополнительная информация.

Например, письмо-извещение о том, что данный гражданин принят на работу, может выглядеть следующим образом: На основании приказа директора от 00.00.00 № 00 Вы приняты на работу на должность старшего инженера отдела специальных работ с 00.00.00.

В случае использования унифицированной структуры текста документ составляется в свободной форме, включая все необходимые блоки информации в установленной очередности.