I. Учет музейных фондов

Как уже отмечалось выше, последним этапом научного комп­лектования фондов является получение или приобретение музеем предметов музейного значения и превращение их в музейные пред­меты. В данном конкретном случае слово "превращение" означает постановку этих новых поступлений на музейный учет с целью их последующей передачи в фонды и их музейного использования.

Учет новых поступлений. Все поступившие в музей предметы (полученные в дар, купленные, собранные в результате экспедиций) обсуждаются на фондово-закупочной комиссии (ФЗК), решение кото­рой фиксируется специальным протоколом о приеме предметов в му­зей на постоянное хранение, об отнесении их к фонду музейных пред­метов (основному фонду) или фонду научно-вспомогательных матери­алов (н/в), а также о передаче этих предметов определенному фондово­му подразделению (отделу изобразительных материалов, рукописей и письменных источников, природы, оружия, драгоценных металлов и т.д.) или сотруднику, отвечающему за хранение тех или иных фондовых коллекций. На основании этого протокола ФЗК отделом (сектором) учета музея или главным хранителем составляется акт приема предмета на постоянное хранение, что означает юридическое оформление принад­лежности предмета музею. Указанный акт составляется не менее чем в 3-х экземплярах, подписывается главным хранителем, лицом, хранив­шим предмет до решения ФЗК, и сотрудником, принявшим его на мате­риально-ответственное хранение. Акт утверждается директором музея, скрепляется гербовой печатью и подлежит вечному хранению.

До передачи в соответствующие фондовые подразделения при­нятый музейный предмет проходит централизованную первичную инвентаризацию (регистрацию), окончательно закрепляющую при­надлежность предмета данному музею и, следовательно, оформля­ется как государственная собственность. После этого предмет запи­сывают в Книгу поступлений основного фонда (Главную инвентар­ную книгу музея) или в Книгу учета научно-вспомогательных мате­риалов. В Книге поступлений (КП) фиксируется инвентарный но­мер музейного предмета (или номер н/в фонда). При передаче в тот или иной фондовый отдел музея предмет также записывается в кни­гу поступлений этого отдела, и, таким образом, получает еще один номер по КП отдела. На основании записей в Главной инвентарной книге музея и КП отделов составляется как общемузейная учетная картотека, так и учетная картотека в каждом фондовом подразделе­нии (отделе) музея. Для оперативного определения места хранения предмета в фондовых подразделениях (отделах) обычно составля­ются топографические картотеки, в которых указывается место хра­нения каждого предмета (номер хранилища, номер стеллажа или шкафа, полки или ящика и т.д.).

Научная инвентаризация

Для успешной работы с фондовыми материалами их необходимо провести через научную инвентаризацию. При ее осуществлении пред­меты фиксируются в книгах научной инвентаризации (научных инвентарях), которые оформляются так же, как и книги поступлений. Записи в научный инвентарь делаются попредметно. При этом приво­дится точное название предмета, его подробное описание, данные об авторе, изготовителе, о месте и времени создания или бытования, ис­тории предмета (легенда), материале, технике исполнения, весе и пробе (для предметов из драгоценных металлов), сохранности и т.д. Если специалисту, проводящему научную инвентаризацию, удается найти какие-либо публикации о данном предмете, их также следует указать. Приводится информация об источнике и способе поступления пред­мета, проставляются дата сделанной записи, должность, фамилия и инициалы сотрудника, проводившего инвентаризацию.

Многие фондовые отделы крупных музеев, как правило, имеют по несколько научных инвентарей. Так, например, отдел изобразительных материалов обычно расписывает живопись, графику, иконопись, мини­атюру, скульптуру, фотографии и пр. по разным инвентарным книгам.

Особые правила научной инвентаризации, разработанные и при­нятые Федеральной архивной службой России (Росархивом), дей­ствуют в отношении хранящихся в музеях письменных источников. В настоящее время для многих музеев остро стоит вопрос о необхо­димости перехода на проведение научной инвентаризации по архи­вным правилам, когда учет ведется по схеме: архивный фонд - опись - единица хранения (дело) - лист (если в единице хранения нахо­дится несколько документов). При этом опись архивного фонда, включающая перечень (в порядке номеров) входящих в данный фонд единиц хранения, приравнивается к книге научной инвентаризации.

Учет движения музейных фондов

Все выдачи музейных предметов в обязательном порядке проходят и оформляются через отдел (сектор) учета или через главного храните­ля. Внешние выдачи за пределы музея (на временное и на постоянное хранение) как внутри страны, так и за границу оформляются специаль­ным разрешением Министерства культуры. Выдаваться из музея могут лишь те предметы, которые записаны в инвентарную книгу и имеют номер. Временные выдачи музейных предметов внутри музея (из отде­ла в отдел, в экспозицию, в филиалы, на реставрацию, на фотокопиро­вание и т.п.) производятся по передаточной ведомости (на длительный срок - по акту), заверенной главным хранителем. Внутримузейные вы­дачи на постоянное хранение осуществляются по решению фондово-закупочной комиссии, утвержденном приказом директора музея, и офор­мляются актом приема предметов на материально-ответственное хра­нение принимающим предмет подразделением. По решению ФЗК про­исходит также и перевод предметов из научно-вспомогательного фонда в основной фонд. Для перевода предмета из основного фонда в научно-вспомогательный требуются самые серьезные основания (заключение компетентной экспертной комиссии, решение реставрационного сове­та и т.п.) и разрешение Министерства культуры.

В случае утраты, хищения или разрушения музейного предмета списание производится только Министерством культуры по ходатай­ству музея, которое сопровождается документами, разъясняющими обстоятельства пропажи или гибели музейного предмета и меры, принятые дирекцией музея по его поиску или спасению, а также по наказанию виновных лиц.

Поскольку количество предметов в музейных фондах постоянно меняется (приходят новые поступления, происходят выдачи на посто­янное и временное хранение, осуществляются передачи из обменного фонда и т.п.) музею и его фондовым отделам необходимо иметь свод­ные данные о движении музейных фондов. Для этого все фондовые подразделения обязательно приводят во всех своих годовых отчетах сведения о движении фондов: новые поступления, выдачи на экспо­зиции и выставки, на реставрацию и копирование, перевод из научно-вспомогательного фонда в основной, списание и т.п. На основании этой информации музей составляет сводный годовой отчет о движе­нии фондов.

Для проведения переучета музейных фондов проводятся регулярные сверки музейных предметов с учетной документацией (с актами приема на материально-ответственное хранение, с записями в Главной инвен­тарной книге, с книгами поступлений фондовых отделов и книгами на­учной инвентаризации, с передаточными ведомостями и другими доку­ментами). Результаты сверки, которую проводят назначенные директо­ром одна или несколько комиссий, оформляются актами сверки, утверж­даемыми директором. В небольших музеях, хранящих до трех тысяч му­зейных предметов, сверки должны проводиться каждый год, в крупных музеях разрабатываются перспективные планы сверок на несколько лет с учетом объема хранения различных фондовых подразделений.

Постоянно ведущаяся в музейных фондах учетная работа по­рождает немалое количество учетно-фондовой документации, кото­рая должна тщательно регистрироваться, описываться и храниться в несгораемых шкафах и охраняемых и опломбировывающихся (в не­рабочее время) помещениях. Эта документация никогда не должна покидать стен музея, и доступ к ней должен быть строго ограничен.

Научная каталогизация музейных фондов

В отличие от строго регламентированной и охраняемой учетной документации, музеи должны постоянно вести, расширять, попол­нять и совершенствовать складывающуюся в процессе классифика­ции, систематизации и научного описания справочно-информационную и поисковую систему своих фондовых материалов. Для работы с фондовыми коллекциями работа по созданию музейных каталогов является исключительно важной. Музейным каталогом принято считать аннотированный перечень входящих в фонды музейных пред­метов, расположенных в определенном порядке, складывающемся в процессе их систематизации. Вся совокупность работ по созданию музейных фондовых каталогов называется каталогизацией музей­ных фондов.

Наиболее распространенными видами музейных каталогов яв­ляются:

1. тематический;

2. именной (по персоналиям);

3. географический;

4. алфавитно-предметный (музейные предметы располагаются в алфавитном порядке).

Все они, как правило, сводятся в главный систематический каталог, поэтапно устанавливающий логическую связь более общих групп предметов с более частными группами и постепенно приводя­щий к отдельному предмету.

На базе каталогов музеи получают возможность издавать мно­гочисленные указатели, справочники, путеводители по своим фон­довым материалам, активно вводя их тем самым в научный оборот.

Последние годы все большую значимость в музейном деле при­обретает компьютерная техника. Особенно велика роль компьютера в учетно-фондовой работе и при каталогизации музейных фондов. Многие музеи уже имеют или создают учетные базы данных, базы движе­ния фондов, видеобанки, содержащие изображения вводимых в па­мять компьютера музейных предметов, базы данных на опубликован­ные, выдаваемые на экспозиции и выставки материалы, на новые по­ступления, на прошедшие реставрацию или нуждающиеся в научной реставрации памятники и т.д. В перспективе весь музейный фонд на­шей страны окажется в памяти компьютеров, и при создании единой музейной информационной сети работа десятков тысяч музейщиков будет значительно облегчена (подробнее о компьютеризации учетно-фондовой работы см. главу 9).

Однако не следует думать, что компьютер полностью заменит главные инвентарные книги, книги поступлений, научные инвентари, передаточные ведомости и вообще учетно-фондовую докумен­тацию. Компьютерная техника значительно облегчит труд по веде­нию, учету и оформлению документов, позволит решить многие про­блемы по организации и осуществлению сверок, каталогизации, со­ставлению статистических отчетов и пр. Тем не менее, вся класси­ческая учетно-фондовая документация, хотя, безусловно, будет со­вершенствоваться и видоизменяться, останется еще на долгие годы прежде всего потому, что она содержит в себе не только информаци­онную, но и юридическую основу, подтверждающую право на хране­ние данным музеем находящегося в его фонде и закрепленного за ним комплекса музейных предметов.