Книга Создание эффективных мероприятий

Доп.персонал и подрядчиков на свои проекты мы допускаем только проверенных и опытных, работой которых мы довольны и в которых уверены.

Людей должно хватать для мероприятия – именно поэтому,

составляя детальный план, смотрите, чтобы один и тот же человек не оказался у вас в двух местах одновременно.

41

Не забудьте продумать одежду персонала - в случае, если они находятся в зоне общей видимости, лучше одеть их в фирменную одежду или попросить их одеться по стандартам,

красиво и не курить на площадке.

Соразмеряйте силы – не ставьте молодую девушку для корпоративного сбора 40-летних мужиков. Обязательно предусматривайте непредвиденные ситуации – должен быть человек для защиты от мордобоя, должен быть непьющий,

которые в случае чего (стало плохо отдыхающему) отвезет в больницу, нужны люди для встречи гостей, регистрации,

проверки билетов, выноса призов и т.д. и т.п.

А главное, если человек не справился со своими функциями - штрафуйте его!

7. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)

У каждого своя форма контроля хода подготовки к мероприятию: кто-то делает в табличке xls календарный график подготовки, кто-то пользуется для этого Outlook.

42

Мы всегда делаем чек-листы в таблицах и каждый фиксируем в них свой фронт работ и отчитывается о подготовке на промежуточных этапах.

Важно, чтобы это делалось – и чтобы ни один из моментов не был забыт по недоразумению. Форс-мажоры сами Вас отыщут, не стоит их создавать искусственно.

Важный момент – не забудьте перед мероприятием устроить собрание для организаторов – еще раз все проговорить и решить сложные вопросы.

8. Работа во время мероприятия

Во время мероприятия – главное, четко следовать планам и иметь возможные варианты и дополнительных (резервных)

людей на тот случай, если графики сместились и кто-то заболел. Держите под рукой мобильники Исполнителей и ответственных людей из Вашей команды.

43

Организатор – дирижёр на площадке. Все вертится вокруг него, он спокоен и невозмутим, следит за графиком и

«убивает» всех, кто этот график нарушают. Жесткая субординация и никаких самостоятельных решений исполнителями, если они идут вразрез «генеральной линии».

44

9. Разбор полетов, орг. выводы

Календарное завершение мероприятия для организатора ни в коем случае не означает, что мероприятие для него уже закончилось. Обязательным продолжением следует раздача кнутов и пряников, сбор отзывов, выводы – короче говоря -

то, что обычно называют «Разбор полетов».

Проводится «разбор полетов» в несколько этапов и для разных аудиторий.

1.Первое – по горячим следам и в рамках группы организаторов. То есть через 1-2 дня после окончания мероприятия группа организаторов извлекает подробные планы по мероприятию и очень скрупулезно, шаг за шагом, с мазохистическим удовольствием проходят все мероприятие, как оно развертывалось во времени.

Для удобства предлагаю составить табличку, где будут

следующие пункты:

o Название (например, такой этап мероприятия как

расселение)

o Проблема (описание проблемы)

45

oПричина (кто виноват, в том числе обращают внимание на себя: ошибка исполнителя, ошибка организатора и

указание, какого рода именно ошибка)

o Выводы на будущее

oПримечания и комментарии В конце таблицы делаются как предварительные общие

выводы, так и выводы по персоналиям. Задача данного этапа – подготовка Собрания с конкретной оценкой работы всех, в том числе и себя, для раздачи кнутов и пряников, а также подготовка предварительных выводов для корректировки концепции мероприятия, его планирования и проведения.

2.Вторым этапом является общее собрание всех участников,

где, во-первых, все получают по заслугам (и в хорошем смысле тоже), а также происходит уже общее обсуждение прошедшего мероприятия и собираются мнения на будущее.

Обсуждению подвергается сама концепция и форма

мероприятия, что в принципе удалось/не удалось, затем

46

идет поэтапный виртуальный прогон мероприятия во времени с общей оценкой работы групп лиц и конкретных персон. По ходу обсуждаются варианты улучшения концепции и работы.

3.Третий этап – это редактирование документа «Разбор Полетов» на основе собранной информации на собрании, а

также на основе сбора отзывов от участников (как устных,

так и письменных).

Для сбора отзывов можно разослать небольшую анкету как общего содержания, так и конкретно по интересующим вопросам.

Если есть возможность, после написания документа привлеките к разбору полетов стороннего специалиста,

имеющего опыт в планировании и проведении данных мероприятий. Пусть критика будет для вас и не приятной и ваш критик скажет те вещи, о которых вы и так знаете.

Тем лучше – подтвердите собственные мысли и узнаете еще много интересного о себе и об окружающих.

47

Наибольшее внимание следует уделять отрицательным и конструктивным отзывам, в положительных надо понять, что именно удалось и является это случайностью или закономерностью.

После подготовки развернутого документа Организаторской Группой делаются выводы, которые посвящены уже не деталям проведения конкретного мероприятия (кто и когда не подал чай), а таким вещам,

как правильность выбора концепции мероприятия и его

48

формы проведения, организация планирования, формы документов, количество и качество организаторов, выбор место и фирмы для сотрудничества.

Например, если ваше многодневное мероприятие, целью которого было поднять корпоративный дух и провести обучение, выполнило только одну функцию, что то было неправильно в плане? Может быть, круглые столы после банкета? Почему по подготовленным документам нельзя было работать? Не были ли они слишком трудны для восприятия или, например, напечатаны слишком мелким шрифтом? Что следует сделать для их исправления?

И далее следуют конкретные выводы. Группировать их следуют, деля на соответствующие тематические блоки,

например, такие как:

1.Планирование мероприятия

2.Формы документации

3.Приглашения, количественный состав

4.Организация приезда / отъезда

5.Организация развлекательной части

49

6.Организация информационной части

7.Находки мероприятия

8.Общие пожелания и предложения

9.Выводы по персонам и группам персон (или по фирме-

организатору)

Понятно, что конкретное наполнение пунктов может быть различным.

Сама форма делается для удобства при следующем планировании и проведении мероприятия. Главное, чтобы в следующий раз перед началом мероприятия были бы сделаны правильные выводы и Вы не наступили второй раз на свои любимые грабли.

50