Книга Создание эффективных мероприятий

Дело в том, что если вы рассчитываете на крупных спонсоров,

то такие компании, как правило, планируют свои рекламные и

PR бюджеты заранее и получить от них спонсорскую помощь за месяц до проекта невозможно.

Итак, при планировании рекламной кампании своего проекта помните, что каналы распространения информации напрямую зависят от того, какая целевая аудитория у вашего проекта.

Т.е. если Вы задумали социальный проекта, то прежде всего это может заинтересовать городские и республиканские СМИ,

газеты, радио, телевидение, но только тогда, когда проект не является коммерческим.

31

Если вы занимаетесь организацией специализированной конференции: свадебной или медицинской, то, прежде всего,

следует размещать объявления о конференции или презентации в узкопрофильных СМИ (медицинские и свадебные газеты и журналы).

В случае, когда мероприятие имеет широкий охват аудитории, то событийный анонс может быть осуществлен по средствам телевидения, радио, печати, кроме того, можно разместить баннеры и раздать листовки на улицах города.

Срыв этого этапа организации event мероприятия или его неправильное, ошибочного выполнения, может привести к тому, что о вашем праздники или презентации никто не узнает или узнает та часть населения, которую данное событие просто не интересует.

Эффективность результатов проведенного мероприятия можно будет оценить по количеству публикаций в прессе,

распространенных листовок, объемам продаж товара в ходе проведения мероприятия и, конечно же, по количеству довольных улыбок и ярких эмоций участников события,

32

которые, возможно не завтра, но через какое-то время обязательно купят ваш товар, вспомнив о том самом событии.

Исходя из своего опыта, могу вас заверить, СМИ с удовольствием освещают интересные события совершенно бесплатно, мы ни разу не платили за публикации и пост-

анонсы. Можете увидеть только на примере одного проекта:

33

34

5. Детальное планирование мероприятия

Теперь, когда Вам известны все базовые элементы, которые будут входить в состав мероприятия, Вам необходимо составить детальный план мероприятия.

Чем масштабнее мероприятие – тем более тщательно готовятся планы и тем больше конкретных документов Вам придется сделать.

Вот неполный список документов, которые присутствует при подготовке конференции для одной из компаний:

1. Общий план мероприятия – основной документ организатора, где по минутам отражено двух или

o Дата и время

oКонкретный этап мероприятия: например, Встреча и замещение спикеров, Пресс-ланч, Конференция,

Свободное время, Банкет, Круглые столы, Отъезд и т.д.

35

oНазвание конкретного мероприятия, входящего в тот или иной этап – например, в рамках конференции – регистрация, сама конференция, кофе-брейки,

регистрация на программу отдыха и т.д.

oПодготовка – что надо сделать до мероприятия, чтобы оно не сорвалось

o Описание – краткое описание самого мероприятия

o Ответственный – конкретное лицо, которое отвечает за реализацию мероприятия

oСписок участников – лица, принимающие участие в организации этапа мероприятия, находящиеся в подчинении ответственного за данный этап

oДокументы и материалы – документы и материалы,

которые нужны для организации. Например, для рассадки по автобусам – нужны таблички или флаги компании на автобус + списки отъезжающих (а кто-то поедет на своем транспорте); для расселения по номерам

– нужны списки расселения по номерам;

2.Программа мероприятия и план для гостей;

3.Чек-лист для персонала со списком мобильных телефонов исполнителей;

36

4.Таблички и указатели;

5.Сценарный план и сценарий проведения;

Конечно, этот список неполный, и он будет свой у каждого организатора. Для того, чтобы подготовить мероприятие,

кроме опыта каждый раз требуется решать одну и ту же задачу: мысленно пройти все мероприятие от первого до последнего момента.

37

6. Команда для мероприятия и распределение ролей.

Награждай и властвуй

Любой организатор знает, что в одиночку, без команды,

сделать что-нибудь серьезное достаточно сложно. Именно поэтому мы должны четко определиться, кто нам будет помогать в реализации проекта. Люди должны быть авторитетные, морально устойчивые (чтобы не напились и другим не дали).

Притча в стиле Электроника

До чего дошёл прогресс -

До невиданных чудес!

Позабыты хлопоты, остановлен бег -

Вкалывает коллектив, а не человек.

До чего дошёл прогресс -

Труд физический исчез,

Да и умственный заменит Суперслаженный процесс.

Позабыты хлопоты, остановлен бег -

Все нюансы схвачены, счастлив человек.

38

Мораль: Прогресс – это разделение труда и слаженность

команды.

Прописная истина такова: если нужно, чтоб механизм работал, надо, чтоб были в строю и были смазаны все винтики. Если в коллективе неуютно – «винтики» с визгом выпадают из машины на полном ходу. Если в коллективе нет системности, понимаемой всеми, или не налажены информационные потоки – «винтики» крутятся абы и без малейшего толку (как в известной песне группы «Наутилус Помпилиус»: «…в нашей семье каждый делает что-то, но никто не знает, что же делают рядом…»). Чтобы всего этого избежать, необходимо, чтобы была эта пресловутая

«команда».

Кроме этого, люди любят, когда их замечают, ценят и хвалят.

Своих сотрудников мы поощряем, назначая координировать ответственные и крупные проекты. За отлично сделанную работу они всегда получают бонусы и комиссионное вознаграждение.

39

Притча в стиле Крылова

Вороне где-то бог послал проект отменный;

На ель Ворона взгромоздясь,

Посмаковать его совсем уж собралась,

Да призадумалась, проект к груди прижала.

На ту беду, Лиса-начальница бежала;

Проект в руках Лису остановил:

Лисица видит все, -

Проект ее пленил,

Плутовка к дереву на цыпочках подходит;

Вертит хвостом, с Вороны глаз не сводит И говорит так сладко, чуть дыша: "Голубушка, как хороша!

Воронина с похвал вскружилась голова,

От радости в зобу дыханье сперло, -

И на приветливы Лисицыны слова

Ворона свой проект немедля отдала...

Мораль: Хвали – и на тебя будут работать!

40