Книга Создание эффективных мероприятий

Количество проведенных проектов – 5.

Посещаемость мероприятия – 250-420 человек.

Исключительность проекта состоит в том, что он коммерчески успешный, так как в нем платят все, и гости и партнеры.

Семейный праздник-фестиваль «Веселые старты»

Для проекта фестиваля «Веселые старты», к примеру, был выбран формат социальный, так как мы бесплатно привлекали многодетные семьи и семьи с детьми с ограниченными возможностями.

11

Данный фестиваль широко освещался всеми местными СМИ и был включен в план республиканских спортивных мероприятий.

Цель проекта – привлечение внимания к проблемам организации досуга этих категорий семей, и, конечно, заявить о себе как об организаторах на республиканском уровне.

Проект основан на спонсорской и партнерской поддержке.

Количество проведенных проектов -2.

12

Посещаемость – 300-350 человек и количество людей ограничено лишь площадками, к сожалению, вместительность многих из них просто не позволяет принять больше гостей.

Универсальный документ для проекта

В моей практике существует один принцип формирования документов для проекта. Когда я только начинала, в далеком

2008 году, мне многое приходилось делать самой, и чтобы не запутаться и не зарыться в бумагах я готовила для всех мероприятий один главный документ – ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА.

Благодаря только одному этому документу я могла запустить рекламную кампанию, анонсы в СМИ, сделать афиши,

разослать предложения партнерам и подготовить пост-анонс.

Это простой документ на листе формата А4.

Выгладит он приблизительно вот так (красным я отметила ключевые моменты сообщения):

13

www.svadba-karelia.ru

http://10.svadbarf.com

ПРЕДСТАВЛЯЮТ:

Ежегодная свадебная Премия

Wedding Awards

1 февраля 2014 года в Петрозаводске стартовал первый ежегодный конкурс среди товаров и услуг свадебного рынка.

Сроки проведения:

февраль–апрель 2014 – сбор заявок

14

01 -20 апреля 2014 – народное голосование

20-24 апреля 2014 – голосование членов жюри

24 апреля 2014 года – церемония вручения наград и гала-

концерт.

Первая премия в сфере свадебной индустрии Карелии - это 14

свадебных номинаций, самые видные и талантливые создатели свадеб, самые красивые свадьбы года и самые стильные невесты!

Приглашаем Вас поддержать данное событие,

беспрецедентное и долгожданное для Петрозаводска!

Участие в номинациях абсолютно бесплатное. Стать лауреатом премии может каждый представитель свадебного бизнеса! Заявки на участие принимаются на сайте www.prazdnik-karelia.ru.

Аудитория проекта - более 150 профессионалов свадебного рынка Петрозаводска и Карелии, среди которых: шоу-мены,

ведущие, оформители, флористы, фотографы и видеографы,

кондитеры, отели и рестораны.

15

Задача премия стать определенным гарантом качества свадебных товаров и услуг, определить наиболее успешных представителей свадебной индустрии, способствовать обмену опытом профессионалов, открытию новых талантов и молодых специалистов и помочь молодоженам определиться с выбором готовясь к свадьбе!

24 апреля, в самом начале свадебного сезона, пройдет грандиозное событие в свадебном мире Петрозаводска -

торжественная церемония вручения Первой ежегодной свадебной премии «Wedding Awards 2014». На данном мероприятии будут присутствовать наиболее активные и яркие представители свадебного мира Карелии и Петрозаводска.

Членами жюри выступят ведущие свадебные и event

агентства городов Санкт-Петербург, Курган, Киров, Москва.

Председатель жюри - Михаил Сайфуллин, директор компании

Lux Event, г. Санкт-Петербург.

Вы можете стать официальными партнерами проекта.

16

Спонсорские взносы в размере

100 000 рублей – для Генерального спонсора проекта.

50 000 рублей – для Официального спонсора проекта.

20 000 рублей – для Партнеров проекта

Приглашаем Вас к сотрудничеству!

Дополнительные спонсорские пакеты обсуждаются индивидуально. Мы готовы рассмотреть ваши предложения и будем искренне рады сотрудничеству.

Подробную информацию о номинациях можно узнать на сайте www.prazdnik-karelia.ru

Все организационные вопросы, предложения сотрудничества и партнерства можно обсудить по телефонам: (8142) 28-13-73, 28-08-79.

17

2. . Поиск площадки

После того, как Вы определились с формой мероприятия,

необходимо выбрать место его проведения, т.е. «площадку» или «локацию».

Площадка – не просто место, но и набор возможностей,

который может не только подкорректировать, но и изменить формат мероприятия. Даже если мы будем сравнивать рестораны, увидим, как серьезно они отличаются набором своих возможностей: у этих есть сцена, у других— шикарный зал, здесь полное звуковое и световое сопровождение, другой расположен на воде – прогулка на катере, водные соревнования, водные лыжи.

Единственный совет – при выборе площадки не рассчитывать только на мнения исполнителя, а всегда лично смотреть площадки (запланировать на поездки 1-2 дня),

фотографировать все возможности, пробовать меню, собрать все прайс-листы. Если речь идет о площадке за границей – поискать отзывы и спросить людей, которые там были.

18

Какие варианты сотрудничества с площадками у вас есть:

Первые наши проекты были тестовые со множеством набитых шишек.

Мы платили по 40 000 – 50 000 рублей за аренду театра и ровно в 22:00, когда шоу уже закончилось, но гости еще общались между собой, тетя Маша гардеробщица выключала рубильник, тем самым сообщая, что всем пора домой. Так просто, вообще без церемоний.

19

Когда мы платили выставочному центру за «все включено»:

работа персонала, гардеробщики, уборщицы, грузчики и прочие служащие, а в итоге я сама лично таскала порядка 150

стульев из одного зала в другой, так как у грузчика случился запой.

Скажу вам честно, первые проекты мы платили деньги за аренду красивых площадок – театров, ресторанов и совершенно не умели с ними вести переговоры, кроме того,

часто чувствовали себя зависимыми от обстоятельств или отсутствия альтернативы.

Прошло пару лет и уже после третьего проекта, когда мы поняли, что эти горе-партнеры неплохо зарабатывают на наших клиентах, мы решили, что больше никогда не будем платить за аренду помещения и будем сами решать на какой площадке и на каких условиях мы работаем.

При взаимодействии с площадками важен каждый пункт договора и каждое электронное письмо, никаких устных договоренностей, поблажек и разговоров на тему: «а можно

20