Книга Создание эффективных мероприятий

наши друзья пройдут без билета» или «мы тут работаем, мы тут решаем»! В данном случае решаете вы!

Итак, чаще всего, при организации мероприятий, мы придерживаемся следующей схемы:

Совсем недавно, при подготовке проекта Wedding Awards мы столкнулись с тем, что площадка принадлежала человеку,

дочь которого также занимается свадьбами, мы знали об этом

21

и специально для этого подписали договор, в котором оговаривались конкретные условия и обязанности сторон.

Учитывая то, что их агентство также было участником премии, все было спокойно до часа Х, когда мы начали монтировать декор церемонии и в день мероприятия приехали на площадку. Прошу заметить, это была не выставка, там не предполагалось оформление, выставочных экспозиций и прочей свадебной атрибутики разных игроков.

Какого же было мое удивление, когда мне сообщили о том,

что у нас при входе в ресторан, в самом центре будет стоять стол «дочуркиного» агентства во всей красе и к тому же полностью забрендированный!!! Как бы вы себя чувствовали в тот момент?

У меня приглашено 300 человек гостей, специалистов свадебного рынка, невест, красивая церемония «а-ля Оскар» и

тут такое!

22

Управляющий, откровенный подлиза и человек посредственный, не решал ничего. Конечно же, я вынуждена была идти ва-банк и сообщить об отмене мероприятия.

Честно говоря, я могла бы извиниться перед всеми и просто уйти, впоследствии сообщив о данном инциденте в СМИ.

Но это только сейчас, когда за плечами более 500 проектов и сотрудничество с известными брендами. Года три-четыре назад я, наверное, «проглотила» такое отношение.

Вам интересно, чем закончилась данная история?

Стол был убран в дальний угол, все брендирование было снято и это выглядело как дешевая декорация ресторана,

которая совсем не мешала нам работать.

Конечно, после таких случаев, с этой площадкой я не хочу иметь ни каких дел, как говориться в известном советском фильме «И так Костя Иночкин потерял еще одного друга».

Идем дальше…

23

3. Поиск исполнителей и составление бюджета

Когда цели ясны, надо найти исполнителей и ответственного за проект. Принципиально решите, кто Вам нужен?

Мы всегда старались с самого начала найти грамотных исполнителей – таких, которые дадут хороший совет с точки зрения творческого наполнения, технической составляющей проекта и помогут составить сценарный план.

Кого я могла бы порекомендовать из обязательных

исполнителей?

1.Менеджер проекта – человек, который координирует весь проект и всех исполнителей, занимается поиском и наймом персонала, рассылает новости в СМИ, размещает информацию о проекте в сети, рассылает предложения партнерам. На первом этапе таким человеком была я сама.

2.Дизайнер: афиши, билеты, буклеты, баннеры. Он же взаимодействует с типографиями.

24

3.Сценарист/режиссер-постановщик (он же может быть и ведущим, как в нашем случае), тот, кто отвечает за креативную часть и наполнение вашего праздника, придумает подводки и фишки для программы вечера.

4.Технический руководитель проекта. Тот, кто будет отвечать за звук, свет, сценические конструкции, проекции,

sound-check и прочее.

5.Декораторы и флористы, в том случае, если у вас планируется оформление мероприятия.

6.Координаторы и обслуживающий персонал на сам проект.

Исходя из масштабности самого проекта, вы начнете планировать, кто и на каких условиях вам предоставит услуги. Ваша смета по проекту будет выглядеть примерно так:

Разработка сценарного плана

мероприятия

25

Услуги режиссера-постановщика

(при подготовке программы,

требующей постановки новых номеров и специальных репетиций)

Аренда зала

Звук

Свет

Работа звукорежиссера

Экран и проектор

Работа видеорежиссера

Сценические и подиумные конструкции

Ведущий

Фотограф

Видеограф

Транспорт для гостей

Дизайн и полиграфия

Баннер press-wall

Работа дизайнера

Визаж и прическа

26

Визажист

Муз.программа

Размещение гостей

и прочее.

В первый год-два моя задача была минимизировать расходы на любой проект. Скажу вам откровенно, не получилось.

Мы тратили минимум 40 000-60 000 рублей своих денег на каждое мероприятие. Почему? Не хватало опыта продажи спонсорских пакетов и билетов, не было партнерских отношений с подрядчиками и все партнеры работали у нас только за деньги.

Сегодня каждый проект должен приносить прибыль. Мы научились заинтересовывать людей так, что они готовы вписываться в проекты бесплатно или на совершенно выгодных условиях. А клиенты хотят, во что бы то ни стало,

попасть на мероприятия, поскольку это престижно и всегда очень ярко.

27

4. Анонс

После того, как бюджет составлен и утвержден, мы приступаем к рекламной кампании.

В первую очередь мы готовим афиши и листовки для размещения через наших партнеров – магазины, салоны,

отели, рестораны и пр.

28

Ваше анонсирование должно осуществляться таким образом,

чтобы как можно больше людей, составляющих целевую аудиторию мероприятия, узнали необходимую информацию.

Здесь важен фактор специфики аудитории и бюджет проекта.

Если у вас ограничен бюджет и аудитория относительно небольшая, вам необходимо найти информационных партнеров. Таковыми могут быть как местные печатные СМИ: газеты и журналы, интересующие вас и вашу аудиторию, местные теле и радиостанции.

К примеру, для подготовки проекта показ-презентация

мы задействовали следующие каналы распространения

информации:

1.- Радио. За свой счет мы готовили аудио-ролик и запускали его в эфир на радио на партнерских условиях. Цена вопроса – 2000 рублей.

2.- Анонсы в глянцевых журналах. Те журналы. Которые лежат в кафе и ресторанах, магазинах и салонах красоты и были нашей целью. Мы размещали в них

29

анонсы мероприятий и приглашали издания в качестве

информационных спонсоров проекта.

3.- Распространение информации посредством SMS по базам данных постоянных высокодоходных клиентов магазинов-партнеров проекта. Каждый клиент получал сообщение с персональным приглашением на закрытый показ и информацией о том, где можно забрать или приобрести билет.

4.- Прямая почтовая рассылка. Каждый клиент получал приглашение прямо по почте, это сработало с теми, у

кого в базах были домашние адреса.

5.- Распространяли афиши и листовки по тем же целевым местам скопления нашей аудитории.

6.- В редких случаях использовали сити-форматы и билборды – наружную рекламу. Это не совсем оправдано в нашем случае с точки зрения затрат.

Главное правило при анонсировании проекта – начинать рекламную кампанию заранее, не менее чем за 2 месяца до проекта. Если проект большой минимум 3-4 месяца.

Почему это так важно?

30