Согласование

Должностной регламент согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации. В случае если он разрабатывается кадровой службой, его необходимо также согласовать с соответствующим структурным подразделением или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

Личная подпись Т.Ф. Макаров

18.10.99

Приведенная форма – это унифицированная форма данного документа, содержащаяся в инструкции по делопроизводству. Эти разделы должны быть обязательно. А дальше можно написать еще сколько угодно пунктов. Это тот костяк, тот минимум, без которого нет этого документа.

Для единообразного порядка разработки, согласования и утверждения должностных регламентов в организации целесообразно разработать схему по нижеприведенному образцу:

Требования должностного регламента являются обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка об ознакомлении в самой должностной инструкции. Согласованный и утвержденный регламент нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства.

Для текущей работы с подлинника должностного регламента снимают заверенную копию, которую выдают сотруднику и начальнику соответствующего структурного подразделения организации. По решению руководителя заверенная копия должностного регламента может направляться при необходимости в другие подразделения организации.

Должностные регламенты составляются в соответствии со специальным ГОСТом, который существует на все кадровые документы – 6.38.90 ("Требования к оформлению документов").

Разработка предложений и рекомендаций по совершенствованию и разработке должностных регламентов

Первый опыт широкого внедрения должностных регламентов показывает, что основными их недостатками являются:

- неполное определение обязанностей, прав и ответственности гражданских служащих, а также их взаимосвязей, что ведет к их несбалансированности и несогласованности;

- недостаточно четкое отражение государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям;

- как правило, слишком общее отражение квалификационных требований к уровню и характеру знаний, умений и навыков;

- неотработанность показателей эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности.

Эти и некоторые другие встречающиеся недостатки указывают на формальный подход к столь ответственному делу, каким является разработка нормативно-правовых документов, регламентирующих профессиональную служебную деятельность гражданских служащих.

Несовершенные должностные регламенты не выполняют в должной мере своей регламентирующей и регулирующей роли. В силу чего уместны следующие рекомендации:

во-первых, важно точно разграничивать и юридически закреплять, какого типа действия выполняются гражданскими служащими каждой конкретной категории - руководителями разных уровней, помощниками (советниками), функциональными специалистами и обеспечивающими специалистами;

во-вторых, большое значение имеет научно обоснованное или эмпирически взвешенное распределение прав по уровням управленческой иерархии, обеспечивающее возможность должностным лицам выполнять возлагаемые на них обязанности максимально эффективно, оперативно и самостоятельно, без боязни "переступить черту недозволенности и быть наказанным за инициативное право";

в-третьих, столь же необходима четкая и в правовом отношении квалифицированная формулировка подраздела регламента об ответственности конкретного должностного лица; основной акцент здесь должен быть сделан на максимально адекватную разработку фактических оснований ответственности гражданского служащего, то есть на характеристике служебных упущений и нарушений, за которые тот может понести реальную ответственность (административную, дисциплинарную, уголовную и др.);

в-четвертых, ясная и понятная система отработанных общих показателей и конкретных критериев качества и эффективности выполнения служебных обязанностей позволяет как самому должностному лицу, так и тем, кто оценивает его деятельность, сопоставлять полученные итоги с запрограммированными результатами;

в-пятых, полезность действия должностного регламента только повышается, если в нем дополнительно к обязательным разделам предусматривать отражение таких вопросов, как обязанности по соблюдению этико-психологических правил поведения служащего и др.

Недостаток времени, предусмотренный на реализацию Указа Президента Российской Федерации № 159, не позволил провести полноценный анализ должностных обязанностей в тех органах, где функциональный анализ не был осуществлён прежде, и разработать объективные требования к должности. В связи с этим регламенты зачастую были написаны под конкретного человека, занимающего должность в данный момент, т.к. иначе это привело бы к массовым увольнениям.

Кроме того необходимость внесения изменений в должностные регламенты обусловлена написанием административных регламентов, которые дадут реальную возможность разработать разделы должностного регламента, посвящённые срокам и процедурам, порядку служебного взаимодействия. Таким образом, возможности для дальнейшего усовершенствования должностных регламентов это:

• Приведение в соответствие таких разделов как квалификационные требования и требования к личностным качествам, права, ответственность, перечень вопросов для самостоятельного решения с перечнем должностных обязанностей, их конкретизация.

• Ранжирование квалификационных требований и требований к личностным качествам, разработка таблиц по ранжированию основных и личностных компетенций.

• «Подгонка» должностных обязанностей под конкретного человека – на уровень описаний, составляемых в соответствии с требованиями к должности.

Таблица «Ранжирование требований к профессиональным знаниям»

Уровень владения знаниями	Требования к профессиональным знаниям
Очень высокий уровень специальных знаний.	Знание различных областей Законодательства Российской Федерации. Знание на экспертном уровне законодательных нормативных актов, относящихся непосредственно к задаче и смежным областям деятельности. Навыки применения.
Высокий уровень специальных знаний.	Общая ориентировка в законодательстве Российской Федерации. Знание отраслей законодательства, регламентирующего деятельность подразделения. Знание законодательства, регламентирующего собственную деятельность.
Достаточный уровень специальных знаний.	Общая ориентировка в законодательстве. Знание конкретных нормативных правовых актов, регламентирующих собственную деятельность и деятельность подразделения.
Начальный уровень знаний	Знание нормативных документов, регламентирующих деятельность сотрудника

Таблица «Ранжирование требований к навыкам работы с информацией»

Уровень владения навыками	Требования к профессиональным навыкам
Очень высокий уровень	Умение ставить задачи подчинённым в области сбора и первичного анализа информации. Навык перерабатывать большой объём информации. Понимание последствий принимаемых решений и происходящих событий
Высокий уровень	Навыки сбора, обобщения и анализа информации, Возможность при необходимости увеличить темп работы расширять объём используемой информации.
Достаточный уровень	Умение работать с разнотипной информацией. Умение систематизировать и выделять главное и второстепенное
Начальный уровень	Умение работать по стандарту с однотипной информацией.

Таблица3. «Ранжирование требований к личностным качествам».

Личностное качество	Уровень владения для руководителя	Уровень владения для специалиста
Работоспособность в условиях неблагоприятной внешней ситуации	Умение принимать и взвешенные решения в данных условиях	Умение работать в данных условиях
Навыки деловой коммуникации	Умение устанавливать и поддерживать деловые контакты, вести переговоры, выступать публично	Умение выбрать адекватный и корректный стиль общения, быть коммуникабельным, уметь связно и последовательно изложить информацию.