Проф.Гриненко Т.Г.

РЕГЛАМЕНТ

Правовые и организационно нормативные документы и их роль в системе государственной гражданской службы.

В последнее время службам кадров рекомендуется разрабатывать нормативные или методические документы (инструкции, рекомендации и т.д.), в которых отражалась бы технология процесса деятельности, в том числе вопросы работы с документами (по аналогии с инструкцией по общему делопроизводству в организации).

На основе типовых документов с учётом особенностей организации сотрудники отдела кадров разрабатывают документы для внутреннего пользования.

Документы, используемые в управлении персоналом, классифицируются по следующим видам:

1. Организационно-кадровая документация – административный регламент или положение государственного органа, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и должностные регламенты;

2. Организационно-распорядительная документация, которую условно можно подразделить на два вида:

• распорядительная документация – приказы, постановления, распоряжения, указания, решения;

• информационно-справочная документация – письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки.

Распорядительные документы носят административный характер. Они адресованы нижестоящим или подчиненным государственным органам, или отдельным чиновникам, руководителям.

1. Приказ – это основной распорядительный документ.

Приказами оформляют порядок деятельности государственного органа, решения и поручения по организации работы, мероприятия, итоги работы и т.д.

1. Распоряжение – это правовой акт государственной структуры, имеющий обязательную силу для государственных служащих и государственных органов, которым он адресован. Распоряжения обычно издают правительства, министерства, администрации городов, районов, а также руководители государственных органов (по отдельным вопросам).

Распоряжения могут быть длительного срока действия и кратковременные, направленные на быстрое решение конкретного вопроса.

Исполнителями распоряжений могут быть государственные учреждения, чиновники, их структурные подразделения, руководители, отдельные сотрудники.

Документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основные функции по документационному обеспечению:

1. Своевременная обработка поступающей и передаваемой документации.

2. Доведение документации до соответствующих работников службы для исполнения.

3. Оформление в соответствии с требованиями.

4. Регистрация, учет и хранение документов.

5. Формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации.

6. Копирование и размножение документов.

7. Контроль за исполнением документов.

8. Передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

В настоящее время организация работы с документами переживает новый подъем интереса к проблеме со стороны государственных структур, включая регулирующие и контролирующие органы. Признали важность этой работы и фирмы, специализирующиеся на разработке и внедрении систем электронного документооборота и ведении электронных архивов документной информации, сами государственные, муниципальные и коммерческие организации.

Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий.

Система управления документами позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.

Роль документационного обеспечения состоит в том, что документы позволяют организациям:

• осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно;

• предоставлять услуги последовательно и беспристрастно;

• обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений;

• обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;

• повышать эффективность деятельности всей организации;

• обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;

• соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;

• обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;

• защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;

• обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования;

• представлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности;

• обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие;

• сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

Ответственность в области управления документами в соответствии со стандартом должна распределяться следующим образом:

• ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации;

• специалисты ответственны за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность единой документной системы и ее эксплуатационных характеристик, а также за обучение сотрудников применению документов в их практической деятельности;

• все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

В следующей главе я хотел бы подробно раскрыть место и роль должностного регламента в государственной гражданской службе и описать особенности его разработки, и.к. по моему мнению, именно должностной регламент является ключевым документом для обеспечения слаженной и чёткой работы сотрудников государственного аппарата.

Должностной регламент как основной организационно - нормативный документ государственного гражданского служащего.

Место и роль должностного регламента в системе организационно распорядительных документов.

Одним из основных путей совершенствования государственного управления согласно Концепции реформирования государственной службы Российской Федерации (15 августа 2001г.) Является разработка регламентирующих документов разного уровня: административных регламентов, регулирующих деятельность органов государственной власти и их подразделений, а также служебных контрактов и должностных регламентов, регулирующих деятельность государственных служащих. Их применение будет способствовать повышению эффективности и результативности деятельности государственных служащих, обеспечению их прав, определению сферы ответственности, увеличению прозрачности и обоснованности принимаемых решений и, соответственно, предотвращению коррупционных рисков. В Концепции также отмечается, что недостаточная регламентация деятельности государственных органов и государственных служащих ведёт к бюрократизации и закрытости государственного управления.

Существующая регламентирующая документация (положения о государственном органе, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции) имеет существенные недостатки.

Во-первых, регламентирующие документы в настоящее время не достаточно согласованы друг с другом. Так, положения об органе не состыкованы с положениями о структурных подразделениях в части задач и функций, задачи не подкреплены функциями, которые необходимы для их выполнения, многие функции не вытекают из задач. Функции, которые были записаны за гражданскими служащими в должностных инструкциях, не вытекали из функций должностных подразделений.

Во-вторых, формы всех этих документов не являются унифицированными – их структура в каждом конкретном органе исполнительной власти не похожа на структуру аналогичных документов в других органах.

В-третьих положения и должностные инструкции плохо описывают функции, которые часто бывают сформулированы расплывчато, нечётко, так, что невозможно понять, что скрывается за формулировками; список функций, представленный в положении и должностной инструкции, в целом далеко не полностью соответствует реальной деятельности гражданского служащего, структурного подразделения и органа в целом.

В-четвёртых, данные документы не содержат описания деловых процессов, в т.ч. процессов взаимодействия, сроков исполнения, т.е. информации о способе их выполнения.

Что касается должностных инструкций, то они содержали минимальную и неполную информацию о необходимых компетенциях лица, замещающего данную должность, не содержали информации о правах и сфере ответственности.

Задачами регламентации деятельности являются:

• Улучшить поддержку принятия решений и их оперативность за счёт формализации способов управления, которая приведёт к улучшению институционной памяти (переход от неформальных, завязанных на личных контактах, опыте и навыках взаимодействий и процедур к формализованным, прописанным правилам и процедурам) и послужит основой для усовершенствования деловых процессов.

• Увеличить прозрачность государственного управления за счёт определения полномочий и ответственности, как государственных органов, так и каждого государственного служащего.

• Гарантировать право граждан на услуги должного качества.

Ещё одной задачей в рамках регламентации деятельности государственных органов является создание чёткой и стройной системы должностей гражданской службы в разных государственных органах, из которой было бы понятно, какому уровню соответствует каждая должность, независимо от своего конкретного наименования. Подобная система могла бы стать основой для определения уровня требований к должностям и компетенциям для их замещения, а также уровней оплаты; облегчила бы ротацию гражданских служащих между государственными органами без потери в уровне должности.

Ожидания создания системы должностей гражданской службы были связаны с подготовкой Указа Президента Российской Федерации о реестре должностей федеральной государственной службы. Однако Указ Президента Российской Федерации о реестре должностей федеральной государственной службы № 1574, вышедший 31 декабря 2005 года не решил данную задачу.

Согласно Указу был утверждён перечень должностей по вcем категориям (руководители, советники, специалисты, обеспечивающие) и группам (высшая, главная, ведущая старшая, младшая).

Таким образом, в настоящее время мы имеем дело не с системой должностей, а с их механическим перечнем по видам государственных органов без взаимного соотнесения. В таком виде реестр не создаёт основы для регламентации деятельности на разных должностях гражданской службы.

Служебный контракт и должностной регламент.

Служебный контракт является механизмом регламентации отношений между государственным служащим и государственным органом, определяющим права, гарантии и обязанности сторон. Служебный контракт пришёл на смену трудовому договору, который заключался государственным служащим с работодателем на основе Кодекса Законов о труде Российской Федерации (с 1 февраля 2001 г. – Трудового кодекса Российской Федерации).

Со вступлением в действие 1 февраля 2005 г. Федерального закона № 79-ФЗ « О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее – Федеральный Закон) – начался переход к заключению служебных контрактов о прохождении государственной гражданской службы и замещении должностей государственной гражданской службы.

16 февраля 2005 г. Был принят Указ Президента Российской Федерации № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении гражданской службы Российской Федерации и замещении должностей государственной гражданской службы Российской Федерации», в соответствии с которым служебные контракты государственных гражданских служащих должны были быть написаны (а также должностные регламенты составлены) к 1 мая 2005

Взаимосвязь контракта, должностного и административного регламентов.

Должностной регламент (согласно статье 47 ФЗ) включает в себя: квалификационные требования, должностные обязанности и показатели результативности, права, ответственность, перечень вопросов для самостоятельного решения, сроки и процедуры, порядок служебных взаимосвязей, перечень оказываемых услуг, показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Служебный контракт (согласно ст. 23, 24 ФЗ) включает в себя права и обязанности гражданского служащего и представителя нанимателя, виды и условия медицинского страхования гражданского служащего и инее виды его страхования; режим служебного времени и времени отдыха, испытательный срок, условия оплаты труда, показатели результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего и связанные с ним условия оплаты труда.

Должностной регламент является приложением к служебному контракту, его неотъемлемой частью. В статье 23 ФЗ говорится: « Гражданин, поступающий на гражданскую службу, при заключении служебного контракта о прохождении гражданской службы и замещении должности гражданской службы и гражданский служащий, при заключении служебного контракта о замещении должности гражданской службы обязуется исполнять должностные обязанности в соответствии с должностным регламентом и соблюдать служебный распорядок государственного органа».

С другой стороны – должностной регламент – неотъемлемая часть административного (согласно ст. 47 ФЗ). Должностной регламент - это административный регламент, доведённый до каждого конкретного исполнителя.

Однако, в ходе реформирования произошёл временной разрыв между подготовкой и принятием должностных регламентов и административных, которые в настоящее время в большинстве государственных органов находятся в стадии разработки.

Практика же работы над составлением как административных, так и должностных регламентов показывает, что более целесообразно было бы начать с разработки административных регламентов, описания деловых процессов выработки решений и т.п. Имея эти описания, можно разрабатывать, должностные регламенты, выделяя из описания, деловых процессов государственного органа конкретно те процессы и процедуры, в которых задействован каждый гражданский служащий и составляя вытекающий из этого список должностных обязанностей.