WORD 2010

4. РАЗРАБОТКА ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ СРЕДСТВАМИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

4.1. Текстовый процессор Word. Общая характеристика. Экранный интерфейс

Word 2010 – самый популярный текстовый процессор. Это мощный, удобный и достаточно простой инструмент разработки профессионально оформленных документов любой структуры и степени сложности.

В Word 2010 (далее – просто Word) имеются самые разнообразные средства форматирования символов, абзацев, списков нумерованных и маркированных, страниц и др. Word предоставляет пользователю богатый набор средств разработки таблиц, рисунков, надписей. Word позволяет вставлять в документ объекты, разработанные в других программах (формулы, диаграммы, картинки и т.д.).

Подготовка документов самого разного назначения – существенная часть профессиональной деятельности юриста. Поэтому для него актуальной задачей является приобретение прочных навыков эффективной работы в среде интеллектуального текстового процессора Word.

Интерфейс – совокупность средств организации взаимодействия двух сторон: пользователя (человека) и Word (программного комплекса). Как правило, это взаимодействие протекает интерактивно, в форме диалога. Опишем те средства организации диалога, которыми обладает Word.

Запускается Word стандартным образом так:

Пуск→Все программы→Microsoft Office→Microsoft Word 2010 .

2 3 1

Рис. 1

На рис. 1 показано окно Word с некоторым документом. Перечислим основные элементы этого окна.

3

Под строкой заголовка и панелью быстрого доступа расположена лента. Она состоит из нескольких вкладок. Каждая вкладка имеет название: Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы и др. Щелчком по названию вкладки ее перемещают на передний план, поверх остальных. Обычно после запуска Word (см. рис. 1) на переднем плане находится вкладка Главная 3. Та или иная вкладка разделена на группы. В группу собраны кнопки (пиктограммы) команд, относящихся к набору тех действий, которые заданы названием группы. На вкладке Главная видны груп-

ровнять по ширине 5. Она задает способ выравнивания строк абзаца.

Под лентой находится область Word-документа. Сверху ее обрамляет гори-

область документа занимает белый лист 10 – страница текста с мигающей вертикальной чертой 11 – курсором.

ПРИМЕЧАНИЕ. При запуске Word открывается документ с пустой страницей. В строке заголовка пустого документа записывается его имя Документ1. Мы же на рис. 1 из методических соображений привели фрагмент непустого документа с

именем Информация в строке заголовка.

Самая нижняя граница окна Word – строка состояния 12, в которой отображается номер текущей страницы, общее количество страниц в документе и др. Среди прочего укажем на шкалу плавной регулировки масштаба изображения стра-

ницы на правом краю строки состояния. Щелчок по кнопке или по кнопке изменяет масштаб на 10%.

Разработчики настроили программный комплекс Word так, что при первом запуске можно работать с элементами интерфейса и параметрами документа, которые заданы по умолчанию.

Мы полагаем, что требуется создать текстовый документ с несложными объектами (рисунками, таблицами и др.), объемом в несколько страниц с выдачей его на печать. Заданные по умолчанию элементы интерфейса и параметры документа не в полной мере отвечают этой задаче.

Word предоставляет пользователю возможности и средства настроить его «под себя». Поэтому изучение Word начнем с освоения некоторых настроек интерфейса и средств задания основных параметров документа.

4.2. Настройка интерфейса Word

Настройка панели быстрого доступа

Добавим на эту панель некоторые кнопки, которыми придется часто пользоваться.

Щелчком по кнопке Настройка панели быстрого доступа на правом краю панели открыть одноименное меню. Здесь установить флажок в строке

Создать.

На панели быстрого доступа появится кнопка Создать.

Точно так установить на панель быстрого доступа кнопки Открыть,

Просмотр и Печать.

Щелчком по кнопке Настройка панели быстрого доступа на правом

краю панели открыть одноименное меню и кликнуть в строке Другие команды… .

4

Открывается окно Параметры Word с выделенной строкой Панель быстрого доступа в его левой части. А в правой части имеется два раздела: Выбрать команды из: и Настройка панели быстрого доступа: .

Вразделе Выбрать команды из:

щелчком по кнопке открыть список команд и щелкнуть в строке

Щелчком по кнопке Настройка панели быстрого доступа на правом

краю панели открыть одноименное меню и кликнуть в строке Другие команды… . Открывается окно Параметры Word с выделенной строкой Панель быстрого доступа в его левой части.

В окне со списком кнопок и команд раздела Настройка панели быстрого доступа:

выделить команду Создать и щелчками по кнопке Вверх переместить эту команду на первое место в списке,

действуя аналогично, переместить команду Открыть на второе ме-

сто, команду Просмотр и печать – на четвертое, команду Закрыть – на пятое,

нажать кнопку окна Параметры Word.

Результат наших действий показан на рис. 2. При необходимости на панель быстрого доступа можно легко добавить и другие нужные кнопки.

Рис. 2

Настройка ленты

Удаление и вставка вкладок

Для начала удалим некоторые из вкладок, которые не понадобятся нам при создании наших Word-документов.

Щелчком правой кнопкой мыши на свободном месте ленты открыть

контекстное меню и кликнуть в строке Настройка ленты… .

В разделе Настройка ленты: открывшегося окна Параметры Word в списке Основные вкладки:

снять флажки в строках Рассылки, Рецензирование и Надстройки,

нажать кнопку окна Параметры Word.

ПРИМЕЧАНИЕ. При необходимости любую вкладку легко поместить на ленту. Для этого достаточно установить флажок в нужной строке списка Основные вкладки и нажать кнопку окна Параметры Word.

Настройка вкладки Главная

На этой вкладке неоправданно много места занимает группа Стили. Непонятно, какие документы можно разрабатывать с теми параметрами, которые задаются командами этой группы. Поэтому целесообразно ее удалить.

Щелчком правой кнопкой мыши на свободном месте ленты открыть

контекстное меню и кликнуть в строке Настройка ленты… .

В разделе Настройка ленты: открывшегося окна Параметры Word в списке Основные вкладки:

5

выделить строку Главная и, кликнув по значку в ее начале, открыть список групп на этой вкладке (при этом значок преобразуется в , и если щелкнуть по значку , то список групп свернется, а превратится в ),

в этом списке выделить строку Стили и щелкнуть по кнопке

,

нажать кнопку окна Параметры Word.

Добавим на вкладку Главная новую группу с командами для вставки в документ таких объектов, как надписи, символы и др. Именем этой новой группы будет Вставим!, то есть оно будет отличаться от имени вкладки Вставка.

Щелчком правой кнопкой мыши на свободном месте ленты открыть

контекстное меню и кликнуть в строке Настройка ленты… .

В разделе Настройка ленты: открывшегося окна Параметры Word в списке Основные вкладки:

выделить строку Главная и, кликнув по значку в ее начале, открыть список групп на этой вкладке,

нажать кнопку ,

в списке групп на вкладке Главная выделить появившуюся здесь

строку Новая группа (настраиваемая) и нажать кнопку ,

в окне Переименование в поле Отображаемое имя записать имя

Вставим! ,

нажать кнопку окна Параметры Word.

В списке групп на вкладке Главная появилась новая группа Вставим! (настраиваемая), пока без команд (кнопок). Заполним ее необходимыми командами. Для этого:

Вразделе Выбрать команды из:

щелчком по кнопке открыть список команд и щелкнуть в строке

Все команды,

нажать кнопку окна Параметры Word.

Щелчком правой кнопкой мыши на свободном месте ленты открыть

контекстное меню и кликнуть в строке Настройка ленты… .

В разделе Настройка ленты: открывшегося окна Параметры Word в списке

щелчком по кнопке с подсказкой Вверх переместить группу Вставим! на одну позицию вверх,

кликнув по значку в начале строки с названием группы Вставим!, откроем список команд этой группы,

6

выделить строку и щелчками по кнопке с подсказкой Вниз установить ее на предпоследнее место перед строкой ,

выделить строку и щелчком по

кнопке с подсказкой Вниз установить ее на второе место после строки ,

нажать кнопку окна Парамет-

ПРИМЕЧАНИЕ. Щелчком по кнопке Свернуть ленту ее убирают с экрана. При этом остаются доступными имена вкладок. Щелчком по имени нужной вкладки ее выводят на экран. После выполнения той или иной команды на вкладке лента снова исчезает.

Щелчком по кнопке Развернуть ленту ее возвращают на экран.

Экраны современных мониторов имеют диагональ не менее 17 дюймов, и сворачивать ленту нет нужды.

4.3. Создание первого Word-документа

Как мы уже отмечали, уже при первом запуске Word можно создать документ с параметрами, которые заданы по умолчанию. Сделаем это с тем, чтобы изучить основные приемы ввода текста, выполнения точечных исправлений, сохранения, закрытия документа, открытия существующего документа для продолжения работы над ним.

Упражнение 1. Набрать текст между пунктирными линиями.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Само базовое понятие «информация» многозначно, а закономерности получения и преобразования информации ещё мало изучены. Отсутствует универсальный формально-логический аппарат для их описания. Поэтому смысл понятия «информация» формулируют для каждой предметной области через другие известные здесь понятия. Можно выделить, следующие подходы к определению понятия «информация».

Вфилософии слово «информация» связано с понятиями взаимодействие, отражение, познание.

Вкибернетике (науке об управлении) слово «информация» используется для характеристики управляющего сигнала, передаваемого по линии связи, как мера уменьшения неопределенности в системе управления.

Вповседневной практике слово «информация» применяется как синоним слов сведения, знания, сообщения.

Юридическая деятельность осуществляется в сфере социальных систем и явлений, то есть в сфере отношений между людьми. Поэтому в этой сфере естественно использовать тот смысл термина «информация», который отвечает двум последним подходам и определен ст. 2 Федерального Закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

7

Ввод текста

На экране монитора – пустая страница с курсором в левом верхнем углу. Текст набирают с клавиатуры. Текущая раскладка клавиатуры отображается

на индикаторе в правой части панели задач Windows. Путем <Alt<Shift>> изменить раскладку клавиатуры так, чтобы индикатор изменился с такого (с подсказкой ) на такой (с подсказкой ). Так получим русскую раскладку клавиатуры.

Простым нажатием символьной клавиши вводят символ нижнего регистра, например, строчную букву. Нажатием символьной клавиши при нажатой клавише Shift вводят символ верхнего регистра, например, прописную букву. Вводимый символ появляется в той позиции, на которой находится курсор.

При этом соблюдают следующие основные правила набора текста:

между словами в предложении ставят один и только один пробел,

знак препинания (точку, запятую и др.) вводят после предыдущего слова вплотную, без пробела,

конец строки не отслеживают. При достижении конца строки Word сам переведет курсор на следующую строку,

абзац заканчивают путем <Enter>,

разделять абзацы пустыми строками нельзя.

Описанным способом с соблюдением указанных правил набрать первый абзац текста.

Сохранение документа

Набрав первый абзац текста, сохранить документ в своей папке под именем ПРОБА ПЕРА. Для этого:

кликнуть по кнопке Сохранить на панели быстрого доступа,

воткрывшемся окне Сохранение документа:

в строке Имя файла: записать имя файла создаваемого документа ПРОБА ПЕРА, (см. рис. 4),

Рис. 4

перемещаясь по файловой системе ПК, добраться до папки, с названием ФАМИЛИЯ студента (см. рис. 5).

Рис. 5

в папке ФАМИЛИЯ создать папку под именем WORD, в которой будем хранить все свои Word-документы, первым из которых и будет ПРОБА ПЕРА,

нажать кнопку .

Обратим внимание на то, что теперь в строке заголовка Word вместо безликого имени Документ1 появилось название ПРОБА ПЕРА.

Набрать второй и третий абзацы. Снова сохранить документ, кликнув по

кнопке Сохранить на панели быстрого доступа.

Как видим, при втором сохранении документа (и при всех последующих) окно Сохранение документа уже не открывается. Содержимое документа сразу отправляется в папку, которая была указана при первом сохранении.

ПРИМЕЧАНИЕ. Следует взять за правило: сразу сохранять документ, точно указав его местоположение в файловой системе – свою папку. А потом периодиче-

8

ски повторять операцию сохранения. В случае форс-мажорных обстоятельств потеряем не все, а лишь то, что было сделано после последнего сохранения.

Точечные исправления

При наборе текста ошибки неизбежны. Их приходится исправлять. Сейчас остановимся только на исправлении отдельных символов.

Типовая процедура исправления символа состоит в следующем:

удалить неверно введенный символ,

ввести верный символ.

Обнаружив неверно введенный символ, следует щелчком мыши установить курсор около этого символа. При этом курсор может оказаться либо после удаляемо-

Нужный символ вводится в позицию курсора, а сам курсор перемещается на одну позицию вправо со сдвигом всех стоящих за ним символов строки.

Закрытие и открытие документа

Закрыть созданный Word-документ. Для этого

кликнуть по кнопке Закрыть на панели быстрого доступа.

Если появляется окно с предложением сохранить изменения в документе, то следует согласиться с ним и нажать кнопку .

Снова открыть документ ПРОБА ПЕРА. Для этого:

кликнуть по кнопке Открыть на панели быстрого доступа,

в окне Открытие документа:

перемещаясь по файловой системе ПК, добраться до своей папки и

открыть ее,

выделить файл ПРОБА ПЕРА,

нажать кнопку .

Набрать оставшиеся три абзаца.

Установить курсор между словами «последним подходам» в третьей строке предпоследнего абзаца (он начинается со слова «Юридическая») и

путем нескольких <Delete> удалить все символы до слова «опре-

делен»,

путем нескольких <Backspace> удалить все символы до слова

«который».

Результаты работы предъявить преподавателю.

Сохранить документ.

Закрыть Word. Для этого

щелкнуть по кнопке Закрыть в строке заголовка Word.

Проверить содержимое своей папки.

4.4.Редактирование документа

Редактирование документа – внесение в заранее набранный текст таких изменений и дополнений, которые делают его содержимое логически более строгим, более понятным и пр. В процессе редактирования приходится выполнять такие действия:

•перемещение текста в окне Word,

9

•перемещение курсора по документу,

•внесение точечных исправлений (нами уже изучены),

•выделение фрагментов текста,

•действия с выделенным фрагментом текста,

•операции с фрагментами документа через Буфер обмена,

•поиск сочетания символов и их замена.

Указание

0.Под руководством преподавателя добраться до папки с файлом ПЯТЬ

КОЛЕЦ.

1.Скопировать этот файл в свою папку WORD.

2. Переименовать этот файл так: ПЯТЬ КОЛЕЦ РЕД .

3.Запустить Word (если он не был запущен).

4.Нажать кнопку Открыть на панели быстрого доступа. В окне Открытие документа добраться до своей папки, выделить файл ПЯТЬ КОЛЕЦ РЕД и кликнуть по кнопке .

ПРИМЕЧАНИЕ. Если изучение приемов редактирования происходит вне академии, то вместо документа ПЯТЬ КОЛЕЦ вывести на экран любой другой Word-документ объемом в 8−12 страниц.

На экране – текст документа. В этом документе и будем выполнять все изучаемые приемы и действия по редактированию.

Перемещение текста в окне Word

Перемещение текста в окне Word по горизонтали приходится выполнять тогда, когда содержимое текущей страницы документа по ширине не умещается в Word-окне. В этом случае под нижней границей окна появляется горизонтальная полоса прокрутки (на рис. 1 она отмечена номером 9). Тогда:

щелчками по кнопке (или по кнопке ) перемещаем содержимое документа влево (или вправо),

потянув за ползунок вправо (или влево), перемещаем содержимое документа влево (или вправо),

щелчком по светлой полосе на линейке перемещаем содержимое документа влево (или вправо) до упора.

На экране современных мониторов (с диагональю более 17 дюймов) в Word- окне целиком умещается содержимое одной, а то и двух страниц. Перемещать его по горизонтали не нужно, и под нижней границей окна горизонтальная полоса прокрутки отсутствует.

Перемещение текста в окне Word по вертикали. Многостраничный документ в масштабе 1:1 (100%) заведомо не умещается на экране монитора, и вертикальная полоса прокрутки (на рис. 1 она отмечена номером 8) всегда находится на правой границе Word-окна.

Перемещение содержимого документа с помощью вертикальной полосы прокрутки выполняют так:

щелчком по кнопке (или по кнопке ) перемещаем содержимое документа на одну строку вниз (или вверх),

если нажать и не отпускать кнопку (или кнопку ), то содержимое документа перемещается вниз (или вверх) до тех пор, пока нажатая кнопка не будет отпущена,

если установить указатель мыши в светлой зоне на вертикальной полосе прокрутки под (или над) ползунком, нажать и не отпускать левую кнопку мыши, то

10