WORD 2010

текущее значение масштаба, и увидим подсказку: Выбор масштаба. Щелкните,

чтобы открыть диалоговое окно «Масштаб».

4.6.Форматирование

Вобщем случае термином форматирование обозначают процедуру изменения внешнего вида документа. Объектами форматирования являются текст, таблицы, рисунки и др. Сейчас мы опишем те возможности Word, которые связаны с форматированием текста. Форматирование других объектов будем описывать при их изучении.

Подвергнуть форматированию можно фрагменты набранного текста. А можно для пустого документа задать основные параметры форматирования и с ними набирать новый текст. В процессе набора можно задавать свои атрибуты форматирования тем или иным фрагментам текста.

Втексте форматированию подлежат:

•символы,

•абзацы,

•страницы.

Каждый из этих объектов имеет свой набор атрибутов, которые задают внешний вид объекта.

Форматирование символов

Текст набирают такими символами как буквы, цифры, знаки препинания, разделительные знаки. Внешний вид этих символов задает выбранный шрифт (Font). Шрифт имеет свое название и обладает набором атрибутов форматирования, основными из которых являются размер, начертание, цвет.

Размер шрифта (рис. 12) задает максимальную высоту символов в строке.

Размер шрифта Рис. 12

Выражают размер шрифта в пт (в пунктах, от немецкого Punkt – точка). Эта единица

– производная от дюйма (табл. 1).

Различают такие начертания шрифта: обычный, курсив, полужирный, полужирный курсив.

Цвет символов может быть любым, но достаточно наряду с черным цветом (по умолчанию) использовать еще три: красный, зеленый, синий.

В Word встроено более двух сотен шрифтов. Все они хранятся они в папке C:\WINDOWS\FONT.

Приведем некоторые соображения по выбору шрифта.

Разработка документов на компьютере, внедрение электронного документооборота уменьшают количество печатных материалов, с которыми имеют дело специалисты, в частности, юристы. Все большая часть материалов для них представляется на экране мониторов.

21

В ранних версиях Word (до Word 2003 включительно) по умолчанию устанавливался шрифт с засечками Times New Roman размером в 12 пт. Этот шрифт слишком мелок. На практике для него задавался размер в 14 пт, а масштаб документа устанавливали в 90%. Тем самым получали как бы приемлемое представление текста на экране монитора. И этот суррогат многими навязывался в качестве стандарта. Ученые из Лаборатории зрительной эргономики в США показали, что длительная работа со шрифтом с засечками приводит к развитию так называемого «синдрома компьютерного зрения». Его симптомы: временная близорукость, дисфункция глазных мышц, снижение чувствительности зрения, жжение в глазах и т.п. Согласно статистике, синдром компьютерного зрения имеют 60-90% постоянных пользователей компьютеров. Таким образом, шрифты с засечками неприемлемы для представления текстов на экране монитора. Неслучайно такие шрифты практически не встречаются в оформлении деталей интерфейса Word (и других программных комплексов), в современных электронных документах, в сети Интернет.

По умолчанию в Word 2010 задан шрифт Calibri, размером в 11 пт. Этот шрифт, хотя и без засечек, мелкий и тоже непригоден для разработки официальных документов на компьютере.

Шрифт без засечек размером в 12 пт оптимален при наборе текста для отображения на стандартном офисном мониторе и для распечатки его на лазерном принтере. Поэтому мы выбираем для работы с документами шрифт Aral размером в 12 пт.

В табл. 2 для сравнения показана одна и та же цепочка символов, набранная в каждом из указанных шрифтов. А в нижней строке таблицы приведены объем файла (с начертанием символов Обычный) для каждого из данных шрифтов. Объем такого файла определяет и объем файла всего документа. Как видим, документ, исполненный в шрифте Arial размером в 12 пт с начертанием Обычный, занимает меньший объем памяти.

Многие шрифты представлены семейством файлов (скажем, для каждого начертания отводится свой файл). В семействах для Times New Roman и для Calibri насчитывается по четыре файла. А семейство Aral состоит из девяти (!) файлов.

В текстах документов учебного и научного назначения используют не только буквенно-цифровые символы, но и специальные символы, которых нет на клавиатуре. Для этого мы и создали на вкладке Главная группу Вставим!. Щелчок по кнопке

Вставить символ открывает меню, в основном поле которого находятся два-

дцать из последних вставлявшихся символов. Щелчком в строке

открывается окно Символ. Здесь в строке Ранее использовавшиеся символы

находятся последние шестнадцать вставлявшихся символов, а выпадающий список Шрифт: содержит набор всех шрифтов Word. В нем нас интересует, в первую очередь шрифт Symbol. Именно из коллекции этого шрифта мы рекомендуем использовать знаки математических операций +, −, = и др., знаки математических отношений =, ≠ и др. Богатый набор полезных символов можно найти в шрифтах Webdings, Wingdings, Wingdings2, Wingdings3.

22

Основные инструменты форматирования символов располагаются на

вкладке Главная в группе Шрифт.

Опишем инструменты для форматирования символов в группе Шрифт.

Щелчком по кнопке в окне Шрифт открывают список шрифтов, который разделен на три части:

шрифты темы, то есть шрифты, установленные по умолчанию,

недавно использовавшиеся шрифты,

все шрифты.

Впоследней части имена шрифтов расположены по алфавиту, а каждая строка списка набрана тем шрифтом, который задан его именем в этой строке.

Если переводить указатель мыши с одной строки на другую, то шрифт выделенного фрагмента текста меняется. Так реализована функция предварительного просмотра шрифтов. Эта функция предварительного просмотра распространяется и на другие инструменты форматирования.

Щелчком в той или иной строке списка устанавливают выбранный шрифт для

выделенного фрагмента текста, а имя этого шрифта появляется в окне Шрифт.

Щелчком по кнопке в окне Размер шрифта открывают список значений размеров выбранного шрифта.

Щелчком в той или иной строке списка устанавливают выбранный размер шрифта для выделенного фрагмента текста или для текста, вводимого с позиции курсора. А значение этого размера появляется в окне Размер шрифта.

Если в списке нет требуемого значения для размера шрифта, то это значение можно записать прямо в окне Размер шрифта. Точность задания размера шрифта равна 0,5 пт.

Щелчком по кнопке Увеличить размер текущий размер шрифта увеличивается. Полученное значение отображается в окне Размер шрифта.

Щелчком по кнопке Уменьшить размер текущий размер шрифта уменьшается. Полученное значение отображается в окне Размер шрифта.

Щелчок по кнопке Регистр открывает список из пяти команд. Команду в первой строке пропустим, применять ее нам не придется. Назначение трех следующих команд пояснений не требует.

Последняя команда позволяет исправить текст, введенный обычным образом, но перед этим была случайно нажата клавиша Caps Lock (например, получилось щЕЛЧКОМ В ТОЙ ИЛИ ИНОЙ). Нужно выделить этот текст и щелкнуть в последней строке иЗМЕНИТЬ РЕГИСТР. Все приводится в нужный вид без того, чтобы перепечатывать текст.

Щелчком по кнопке Очистить формат все результаты форматирования символов выделенного фрагмента текста заменяются значениями по умолчанию.

Щелчок по кнопке Полужирный задает это начертание шрифта для выделенного или вводимого текста. Сама кнопка Полужирный подсвечивается.

Щелчок по кнопке Курсив задает это начертание шрифта для выделенного или вводимого текста. Сама кнопка Курсив подсвечивается.

23

Щелчок по кнопке рядом с кнопкой Подчеркнутый открывает варианты подчеркивания для выделенного или вводимого текста. Самый первый вариант получим щелчком по кнопке Подчеркнутый. В любом случае кнопки Подчеркнутый подсвечиваются.

Щелчком по кнопке Подстрочный знак выделенный или вводимый текст преобразуется в нижний индекс, например, Vср. Сама кнопка Подстрочный знак подсвечивается.

Щелчком по кнопке Надстрочный знак выделенный или вводимый текст преобразуется в верхний индекс, например, м2. Сама кнопка Надстрочный

знак подсвечивается.

ПРИМЕЧАНИЕ. Щелчком по подсвеченной кнопке гасят эту кнопку и убирают заданный этой кнопкой эффект для выделенного фрагмента текста.

Щелчок по кнопке рядом с кнопкой Цвет выделения текста открывает палитру цветов. А кнопки Цвет выделения текста подсвечиваются.

Подведем указатель мыши к тому или иному прямоугольнику и получим подсказку о его цвете.

Щелчком по выбранному прямоугольнику окрасим его цветом выделенный

перевести указатель мыши в текст. Он превращается во фломастер . Протяжкой этого фломастера окрашивают нужный фрагмент текста.

Последний использованный цвет выделения текста показывает цвет, в кото-

Щелчок по кнопке рядом с кнопкой Цвет текста открывает палитру

цветов для выделенного или вводимого текста. А кнопки Цвет текста подсвечиваются. По преимуществу используется установленный по умолчанию цвет текста . Кому-то может быть понадобится тот или иной цвет текста из набора Стандартные цвета.

Подведем указатель мыши к тому или иному прямоугольнику из набора Стандартные цвета и получим подсказку о цвете этого прямоугольника. Одновременно работает функция просмотра цвета выделенного текста в реальном времени.

Щелчком по выбранному прямоугольнику получим выделенный текст соответствующего цвета или зададим цвет вводимого текста.

Кнопки Зачеркнутый и Параметры анимации использовать не будем. Поэтому эти инструменты форматирования символов не описываем.

Полный перечень инструментов форматирования символов находится в окне Шрифт.

Открыть окно Шрифт щелчком по кнопке в правом нижнем углу группы Шрифт на вкладке Главная. Отметим, что открыть это окно можно и так: щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и кликнуть в строке .

Окно Шрифт имеет две вкладки: Шрифт и Дополнительно. Форматирование символов с помощью инструментов окна Шрифт имеет ряд преимуществ. Парамет-

24

ры форматирования на той или иной вкладке выбираются, но в работу не включаются. Результат выбранных установок схематически показывается в окне раздела Образец. Когда заданы все параметры форматирования символов, они включаются в работу одновременно нажатием кнопки окна Шрифт.

Опишем инструменты форматирования символов на вкладке Шрифт.

В верхней половине этой вкладки видим три списка: список шрифтов, список вариантов начертания символов, список размеров шрифта. Выбор того или иного значения в каждом из списков выполняют щелчком в выбранной строке.

Под названными списками находятся выпадающие списки: Цвет текста:

спалитрой цветов, Подчеркивание (с числом вариантов подчеркивания большим,

чем под кнопкой Подчеркнутый), список Цвет подчеркивания:, который становится доступным тогда, когда выбран вариант подчеркивания.

В разделе Видоизменение имеем две группы флажков. Укажем только на два из этих флажков:

Остальные инструменты форматирования на вкладке Шрифт использовать не будем.

На вкладке Дополнительно опишем только инструменты форматирования символов в разделе Межзнаковый интервал.

Выпадающий список Масштаб: позволяет установить масштаб представления документа в окне монитора. В какой-то мере этот список дублирует кнопку

Масштаб на вкладке Вид.

Выпадающий список Интервал: и окно на: со счетчиком позволяют задавать межсимвольный интервал.

В списке Интервал: три элемента: Обычный (задан по умолчанию), Разреженный и Уплотненный. Измеряют интервал в пт.

Разрежение используют для задания акцентов в тексте. Например, имеем фрагмент: Разреженный текст на 3 пт. Установим для него указанное разрежение:

выделить этот фрагмент и кликнуть правой кнопкой мыши,

в окне Шрифт перейти на вкладку Дополнительно,

кликнуть в окне на: справа от выпадающего списка Интервал: и записать сюда число 3,

нажать кнопку окна Шрифт.

Получим: Р а з р е ж е н н ы й т е к с т н а 3 п т .

ПРИМЕЧАНИЯ. Н е д о п у с т и м о использовать пробелы для того, чтобы получить разрежение между символами в словах!

Уплотнение текста применяют в такой ситуации. Бывает так, что абзац заканчивается двумя-пятью символами в его последней строке. Эти несколько символов назовем хвост абзаца. Хвост можно уместить на предыдущей строке (и сделать ее последней), если уплотнить текст абзаца. Уплотненный фрагмент не сильно отличается от обычного текста, если величина уплотнения не превышает 0,4 пт. Итак, действуем:

выделить этот фрагмент и кликнуть правой кнопкой мыши,

в окне Шрифт перейти на вкладку Дополнительно,

25

в окне на: справа от выпадающего списка Интервал: щелкнуть один раз по стрелке счетчика вниз ,

нажать кнопку окна Шрифт.

Получим уплотнение текста абзаца на 0,1 пт.

Если же хвост остался, то следует повторять описанные действия до тех пор, пока хвост не будет удален и/или уплотнение не превысит 0,4 пт. Если при уплотнении в 0,4 пт удалить хвост не получилось, нужно изменить саму фразу так, чтобы в ней не было хвоста.

Иногда нужно три-пять символов передвинуть на следующую строку (например, для того чтобы убрать перенос слова и поместить это слово на следующей строке целиком). Для этого к такому фрагменту текста необходимо применить разрежение на 0,1−0,4 пт.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для того чтобы задать параметры форматирования символам о д н о г о с л о в а выделять (окрашивать) это слово не нужно, достаточно просто установить курсор внутри этого слова.

Остальные инструменты форматирования на вкладке Дополнительно использовать не будем.

Применим изученные инструменты форматирования символов для набранного текста.

0.Под руководством преподавателя добраться до папки с файлом СТРАТЕГИЯ ИО.

1.Скопировать этот файл в свою папку.

2.Переименовать этот файл так: СТРАТЕГИЯ ИО ФОРМАТ.

3.Запустить Word (если он не был запущен).

4.Нажать кнопку Открыть на панели быстрого доступа. В окне Открытие

документа добраться до своей папки, выделить файл СТРАТЕГИЯ ИО ФОРМАТ и кликнуть по кнопке .

Упражнение 6

0.Выделить указанный абзац (первые три строки – тоже абзацы) и задать для него указанный шрифт указанного размера:

пятый абзац – Times New Roman размером в 14 пт,

шестой абзац – Tahoma размером в 9 пт,

седьмой абзац – Verdana размером 8 пт,

восьмой абзац – Arial размером в 15 пт.

1.Для каждого из абзацев с пятого по девятый кнопками Увеличить размер

или Уменьшить размер установить размер шрифта в 12 пт. Оценить комфортность восприятия текста каждого абзаца.

2.Выделить весь текст и задать для него шрифт Arial размером в 12 пт.

3.Выделить все заголовки и задать для них начертание Полужирный.

4.Последовательно найти каждое вхождение слов: Стратегия, Стратегии и др.

изадать для каждого из них начертание Полужирный курсив.

5.Последовательно найти каждое вхождение слов: Информационное общество, информационного общества и др. и задать для каждого из них разрежение в 3 пт.

26

Сохранить и закрыть документ СТРАТЕГИЯ ИО ФОРМАТ.

Форматирование абзацев

Абзац в обычном понимании – одно или несколько предложений, составляющих одну смысловую единицу, которая выражает отдельную мысль, идею и т.п.

Абзац в текстовом процессоре Word – это фрагмент текста до <Enter>.

Каждая точка в документе, где имело место <Enter>, отмечается символом абзаца. При настройках по умолчанию символы абзаца не видны. Мы же при задании типовых параметров Word-документа установили флажок в строке Показывать все знаки форматирования в окне Настройка отображения и печати содержимого документов, которое открывается щелчком в строке Экран на вкладке Файл. Теперь символы абзаца видны. Отметим, что видны и другие символы форматирования, например, символы пробела , которые появляются там, где была нажата клавиша пробела. Одновременно подсвечивается кнопка Отобразить все знаки в группе Абзац на вкладке Главная. Если щелкнуть по подсвеченной кнопке

Отобразить все знаки, то она погаснет, флажок в строке Показывать все знаки форматирования снимается , а все символы форматирования становятся невидимыми. Щелчок по погашенной кнопке Отобразить все знаки делает все знаки форматирования видимыми.

С каждым <Enter> символ абзаца клонируется, один остается в конце абзаца, второй перемещается вместе с курсором на следующую строку, начиная новый абзац, пустой до начала набора текста в нем.

Путем <Enter> все параметры форматирования предыдущего абзаца символом передаются следующему абзацу. Значит, и пустой абзац несет большой объем служебной информации. Поэтому абзацы с текстом н е л ь з я разделять пустыми абзацами.

Настоятельно рекомендуем все действия по разработке Word- документа выполнять в режиме Показывать все знаки форматирования

(то есть при нажатой кнопке Отобразить все знаки). Именно так мы можем постоянно контролировать, что именно у нас получается.

Перечислим типовые параметры форматирования абзаца:

•выравнивание текста в строках,

•отступы текста от левой и правой границ, отступ первой строки,

•междустрочный интервал,

•интервал между абзацами,

•обрамление и заливка абзацев.

27

ПРИМЕЧАНИЕ. Для того чтобы задать параметры форматирования абзаца, выделять (окрашивать) этот абзац не нужно, достаточно просто установить курсор внутри этого абзаца.

Полный перечень инструментов форматирования абзацев находится в окне Абзац.

Открывают окно Абзац щелчком по кнопке в правом нижнем углу группы Абзац на вкладке Главная. Отметим, что открыть это окно можно и так: щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и кликнуть в строке .

В окне Абзац две вкладки: Отступы и интервалы, Положение на странице. На каждой из вкладок имеется окно раздела Образец, в котором схематически отображается результат применения выбранных параметров форматирования абзаца.

Опишем инструменты форматирования абзацев на вкладке Отступы и интервалы.

Вразделе Общие – два выпадающих списка.

В списке Выравнивание: перечислены варианты выравнивания текста в строках абзаца. Выбор варианта производится щелчком в соответствующей строке списка.

Выравнивание По левому краю задано по умолчанию (наверное, для лодырей) и в серьезных документах редко используется. При таком выравнивании левый край текста будет ровным, а правый – нет.

Выравнивание По центру применяется к абзацам-заголовкам. При таком выравнивании все строки абзаца имеют центр симметрии, например, на средней линии между границами текста.

Выравнивание По правому краю применяют редко. В этом случае правый край текста – ровный, а левый – нет.

Выравнивание По ширине будем применять во всех наших документах (!) как типовой параметр форматирования абзацев. Теперь и левый, и правый края текста выровнены. Достигается это тем, что между словами добавляются невидимые пробелы, а слово, которое не помещается в текущей строке, целиком переносится в следующую. Иногда это приводит к тому, что между словами появляются огромные промежутки, что ухудшает эстетику документа, и многие отказываются от использования выравнивания По ширине. А между тем, Word позволяет исключить такую ситуацию за счет автоматической расстановки переносов. Делается это так:

открыть вкладку Разметка страницы,

Теперь слово, не помещающееся в текущей строке, разрывается по правилам переноса, и только часть его перемещается в следующую строку. Так установленные переносы называются м я г к и м и . При редактировании и форматировании документа такие переносы переустанавливаются должным образом автоматически.

В списке Уровень: оставим вариант Основной текст. Раздел Отступ.

Число в окне Слева: со счетчиком задает расстояние от левой границы текста до правого края абзаца. По умолчанию задан нулевой отступ, когда правый край абзаца находится на левой границе текста.

28

Число в окне Справа: со счетчиком задает расстояние от правой границы текста до левого края абзаца. По умолчанию задан нулевой отступ, когда левый край абзаца находится на правой границе текста.

Выпадающий список первая строка: содержит варианты начала первой (красной) строки абзаца относительно заданного отступа Слева: .

По умолчанию задан вариант (нет).

Щелчком в строке Отступ красная строка начинается (по умолчанию) на рас-

стоянии в 12,5 мм от левого края абзаца. Счетчиком в окне на: задают любой другой отступ красной строки абзаца. Во всех наших документах (!) этот отступ будет равен 15 мм.

У нас запрещается задавать абзацный отступ пробелами или путем <Tab>.

Вариант Выступ задает положение левого края абзаца относительно начала красной строки абзаца, которое находится на позиции отступа Слева:. Этот вариант в серьезных документах не используется.

Флажок Зеркальные отступы оставим снятым .

Раздел Интервал.

Число в окне Перед: со счетчиком задает расстояние от текущего абзаца до предыдущего. По умолчанию задан нулевой интервал.

Каждым щелчком по стрелке счетчика вверх увеличивают этот интервал на 6 пт, оставляя его кратным 6 пт. А щелчками по стрелке счетчика вниз умень-

шают этот интервал на 6 пт.

Число в окне После: со счетчиком задает расстояние от текущего абзаца до следующего. По умолчанию задан интервал в 10 пт (непонятно, почему).

Каждым щелчком по стрелке счетчика вверх увеличивают этот интервал на 6 пт, оставляя его кратным 6 пт. А щелчками по стрелке счетчика вниз уменьшают этот интервал на 6 пт.

ПРИМЕЧАНИЯ.

Каждому из интервалов Перед: или После: можно задать любое значение, записав это значение с клавиатуры в соответствующее окно.

Уменьшать каждый из интервалов нужно до нуля. Значение Авто не используем, оно задает интервал примерно в 15 пт.

Типовым значением каждого из интервалов Перед: или После: в наших документах будет 0 пт.

Заголовки в наших документах (как правило) выравниваются по центру при нулевом (!) отступе первой строки.

Выпадающий список междустрочный: содержит варианты для интервалов между строками абзаца.

По умолчанию выбран вариант Множитель. Величина этого множителя указана в окне значение: со счетчиком и равна 1,15 (тоже непонятно, почему).

Для всех наших документов (!) выбираем вариант Одинарный.

Флажок Не добавлять интервал между абзацами одного стиля оставим снятым .

29

Параметры форматирования абзацев на вкладке Положение на странице оставим неизменными.

Когда заданы все параметры форматирования абзацев, они включаются в работу одновременно нажатием кнопки окна Абзац.

Инструменты форматирования абзацев на ленте.

На вкладке Разметка страницы тоже есть группа Абзац, на которой счетчиками можно задать отступы для текста абзаца и интервалы между абзацами.

На вкладке Главная некоторые инструменты форматирования абзацев представлены кнопками в группе Абзац.

Назначение кнопки Отобразить все знаки описано выше.

Каждая из четырех кнопок отвечает своему варианту выравнивания текста в строках абзаца. Если подвести указатель мыши к той или иной кнопке, то получим подсказку о том варианте выравнивания, которому отвечает эта кнопка. И кнопка для выбранного варианта подсвечена.

Щелчок по кнопке рядом с кнопкой Границы и заливка открывает

выпадающее меню, в котором нас интересует пока строка .

Щелчком в этой строке открывают окно Границы и заливка с тремя

вкладками.

Опишем инструменты форматирования абзацев на вкладке Граница.

В левой части вкладки Граница имеем колонку кнопок Тип:, каждая из которых задает свой вариант обрамления выделенного абзаца. По умолчанию синей рамкой выделена кнопка нет .

В центре вкладки Граница расположен список Тип:, в котором около трех десятков типов линий для обрамления абзаца. Выбор типа линии выполняют щелчком по соответствующей строке списка.

Щелчок по кнопке списка Цвет: открывает стандартную палитру цветов для линий, обрамляющих абзац.

Щелчок по кнопке списка Ширина: открывает набор значений для толщины линий, обрамляющих абзац.

В разделе Образец находится окно, в котором схематически отображает-

ся тип обрамления, цвет и толщина линий. Здесь же расположены четыре кнопки , , и для задания границы по одной из сторон абзаца. Если обрамление на

образце не показано, то щелчок по той или иной кнопке устанавливает выбранную линию на той стороне абзаца, которая отвечает этой кнопке, а сама кнопка подсвечивается. Если же обрамление на образце показано, то щелчок по той или иной кнопке убирает ту линию, которая отвечает этой кнопке, а сама кнопка гасится.

Вкладка Заливка.

Щелчок по кнопке в разделе Заливка открывает стандартную палитру цветов для заливки абзаца.

Щелчок по кнопке выпадающего списка тип: в разделе Узор открывает большой набор вариантов заливки выделенного абзаца.

Трудно дать какие-то рекомендации по использованию инструментов на

вкладке Заливка. Выбранные параметры заливки отображаются в разделе Образец. Желаемый результат достигается путем пробных заливок.

30