Модуль 2. Организация работы с документами и их хранение

Раздел 3. Правила работы с документами и их хранение

Тема 10. Организация работы с документами

Вопросы на семинар:

1. Что такое документооборот? Как определить объем документооборота в организации.

2. Перечислите и охарактеризуйте этапы работы с входящими документами.

3. Перечислите и охарактеризуйте этапы работы с исходящими документами.

4. Перечислите и охарактеризуйте этапы работы с внутренними документами.

5. Перечислите правила регистрации документов.

6. Что такое регистрационный индекс?

7. В чем преимущества и недостатки журнальной и карточной формы регистрации документов.

8. Что такое текущий контроль?

9. Что такое итоговый контроль?

Тема 11. Организация работы с обращениями граждан

Вопросы на семинар:

1. Какие виды обращений выделяют?

2. Перечислите и охарактеризуйте этапы работы с обращениями граждан.

3. В чем особенности регистрации обращений граждан?

4. Какие установлены сроки исполнения обращений?

5. В чем особенность информационно-справочной работы по обращениям граждан?

6. Какие установлены сроки хранения обращений граждан?

7. Сформулируйте основные правила организации приема граждан.

Тема 12. Информационные технологии в делопроизводстве

Вопросы на семинар:

1. Что такое информационная технология?

2. Какие типы информационных технологий выделяют?

3. Каковы цели использования информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности?

4. Перечислите информационные технологии подготовки документов.

5. Перечислите информационные технологии хранения документов.

6. Что такое база данных, чем база данных отличается от банка данных.

7. Перечислите сетевые информационные технологии, используемые в документационном обеспечении управления

Задания на семинар:

1. Заполните представленную таблицу.

Делопроизводственные функции	Информационные технологии, ориентированные на выполнение делопроизводственных функций
Создание документа: подготовка содержания, составление, оформление; подготовка бланка; коллективная работа по созданию документа	?
Прием и передача информации	?
Регистрация документов и контроль их исполнения	?
Хранение информации и организация доступа к ней; справочно-информационная деятельность	?
Информационное обеспечение процедур принятия решений	?
Подготовка и организация презентаций	?
Организация рабочего дня	?
Организация совещаний	?
Подготовка совещаний, деловых встреч	?

2. Прочитайте и проанализируйте различные подходы к понятию «информационная технология». Выберите наиболее подходящее понятие, раскрывающее сущность информационной технологии.

Информационная технология – система методов и средств реализации информационных процессов, а также способов использования этих средств¹.

Информационная технология – автоматизированное рабочее место социолога социальной сферы².

Информационная технология – представленное в проектной форме концентрированное выражение научных знаний и практического опыта, позволяющее рациональным образом организовать тот или иной достаточно часто повторяющийся информационный процесс³.

Информационная технология – современные виды информационного обслуживания, организованные на базе средств вычислительной техники и средств связи. Это система методов и средств реализации информационных процессов, а также способов использования этих средств⁴.

Информационная технология – совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распределение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, а также повышения их надежности и оперативности⁵.

Информационная технология – это совокупность средств и методов обработки данных, обеспечивающих целенаправленное создание, передачу хранение и отображение информационного продукта (данных, идей, знаний) с наименьшими затратами в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология.

Информационная технология – сочетание процедур, реализующих функции сбора, получения, накопления, хранения, обработки, анализа и передачи информации в организационной структуре с использованием средств вычислительной техники или совокупность процессов циркуляции и переработки информации и описание этих процессов.