2.3 Разработка методики проведения внутреннего аудита ооо «Инкерманский завод марочных вин»

Целью данной методики является описание порядка проведения внутреннего аудита на ООО «Инкерманский завод марочных вин»

Внутренний аудит включает в себя следующие этапы:

- планирование аудита;

- подготовка аудита;

- проведение аудита;

- составление отчета по результатам аудита.

2.3.1 Планирование аудита

Аудиторская проверка – достаточно сложный процесс. Аудит может включать несколько десятков аудиторских процедур (фактических, аналитических, специальных, документальных), большая часть из которых, кроме того, может быть и сплошной, и выборочной. В свою очередь, выборочные процедуры тоже могут быть различными (статистические, содержательные и т.д.). От того, какие процедуры, в каком объеме и в какой последовательности применяет аудитор, зависит многое: будут ли результаты проверки достаточно объективными или нет, будет ли проверка более или менее трудоемкой, более или менее рискованной и т.д. Для приближения к оптимальному варианту проведения аудиторской проверки ее необходимо должным образом спланировать. Целью планирования является обеспечение проведения проверки наилучшим (оптимальным) образом.

Планирование аудита, таким образом, – это совокупность действий по выбору варианта, позволяющего эту цель достигнуть, т.е. выбору стратегии и тактики проведения проверки, по выбору видов, объемов и последовательности проведения аудиторских процедур.

Результаты процесса планирования оформляются в двух документах: плане аудита и программе аудита.

2.3.2 Подготовка проведения внутреннего аудита

В календарном плане отмечают объект аудита, организационную единицу, место проведения аудита, критерии аудита, фамилию главного аудитора и месяцы проведения аудита. После составления календарного плана, составляется план аудиторской проверки.

План устанавливает:

- наименование подразделения, где проводится данный аудит – цех по производству вин;

- месяц проведения данного аудита;

- фамилию главного аудитора данного аудита.

2.3.3 Проведение внутреннего аудита

Проведение внутреннего аудита включает :

а) проведение предварительного совещания на котором необходимо:

1) представление членов группы лицам, с которыми проводятся встречи;

2) утверждение времени бесед;

3) определение времени и даты собрания по подведению итогов аудита;

б) сбор и проверка информации для выяснения:

1) несоответствий (таковые должны повлечь за собой немедленное решение руководителем отдела);

2) замечаний (таковые должны повлечь за собой корректирующие действия до проведения следующего аудита);

в) обследование объекта аудита;

г) проведение заключительного совещания;

д) составляется отчет об аудите.

Аудит начинается с вводного совещания, которое проводит руководитель аудита в срок, указанный в программе аудита или в другое согласованное сторонами время.

На совещании присутствуют, как правило, представитель подразделения при проверке и все проверяющие.

При выполнении требований об уведомлении всех участников проверки по решению главного аудитора — аудит может начаться при отсутствии любого из указанных лиц, о чем делается запись в отчете.

Задачи вводного совещания:

- представление проверяющих руководству подразделения;

- обсуждение конкретной методики проверки;

- обсуждение (при наличии неясности или противоречий) вопросника и подготовленных ответов;

- согласование, при необходимости, требований к конфиденциальности рассматриваемых вопросов;

- формирование позитивного отношения к проверке;

- уточнение времени окончания проверки.

Во время аудита информация, относящаяся к целям аудита, области и критериям аудита, включая информацию, касающуюся взаимодействия между подразделениями, деятельности и процессов, должна быть, собрана путем необходимых выборок и обработана. Свидетельством аудита может быть только информация, которая может быть обработана. Свидетельства аудита должны быть зарегистрированы. Свидетельство аудита основано на выборках подходящих данных. Поэтому имеется элемент неопределенности при проведении аудита, и выводы аудита должны учитывать эту неопределенность.

Сбор и обработка информации целью, которого является подготовка заключения по результатам аудиторской поверки. В общем, случаи процесс сбора и обработки информации может осуществляться по этапам, представленные на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 – Этапы сбора информации

Источниками исходной информации для аудиторов ходе проверки являются: документы, регламентирующие деятельность подразделения и процессы, процедуры, методики, приказы, планы, регистрационные журналы, протоколы совещаний. Определение степени соответствия собирается в ходе проверки информации используется аудитором оценивания степени соответствия аудируемой деятельности требованиям действующей документации. Каждое подтверждение соответствия, как и факт отсутствия соответствия или возможность улучшения, должны быть аудитором документированы и идентифицированы. Некоторые из результатов оценивания собранных свидетельств, вызывающих сомнение подлежат обсуждению в аудиторской группе, и только после обсуждения может быть принято окончательное решение о соответствии, несоответствии или улучшении.

При сборе информации необходимо использовать следующие методы:

- опросы;

- наблюдения за деятельностью;

- анализ документов;

- оценивание.

Опрос - это метод получения первичной информации об объекте аудиторской проверки в виде ответов на вопросы. Опрос может проводиться в форме анкетирования с помощью опросного листа или в форме непосредственной беседы с сотрудниками аудируемого подразделения.

При беседе аудитора с сотрудниками по производства виноматериалов аудитор должен опираться на следующие факторы:

- выбор собеседника следует производить из числа тех, кто непосредственно осуществляет аудиторскую деятельность, желательно чтобы эти сотрудники были разных должностных уровней управления;

- беседа должна проводиться только с одним сотрудником;

- причины и темы беседы должны быть сообщены сотруднику до начала беседы;

- беседа должна проводиться только в рабочие время;

- беседа может быть начата с просьбы к собеседнику описать его повседневную работу;

- в ходе беседы аудитор может остановить собеседника. Но только в том случаи, если он явно отвлекся от темы;

- в ходе беседы аудитор должен помнить о том, что свидетельства собеседника могут рассматриваться как объективные только тогда, когда они подтверждаются соответствующими фактами;

- вопросы аудитора не должны носить предвзятый характер;

- аудитор не должен отвечать сам на поставленный им вопрос;

- в ходе беседы не следует применять терминологию, непонятную собеседнику;

- беседа проводимая на рабочем месте, не должна быть продолжительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника;

- выявления в ходе беседы несоответствия должны фиксироваться в журнале аудитора с непременной ссылкой на не соблюдаемый пункт нормативного документа;

- аудитор должен подытожить полученную в ходе беседы информацию, сформулировать главные впечатления и опорные моменты;

- по завершению беседы аудитор должен поблагодарить собеседника за содействия и сотрудничество;

- информация, полученная в ходе беседы, должна анализироваться путем ее сопоставления с информацией на данную тему, полученную из бесед с другими сотрудниками и личными наблюдениями аудитора;

- следует иметь в виду, что причины неудачного аудита могут быть в самом аудиторе: нечеткие вопросы, плохая настроенность на беседу, неправильная линия поведения.

Опросный лист - это анкета, содержащая перечень вопросов для аудируемого подразделения или должностного лица, ответы на которые используются для предварительного оценивания объекта.

Использование опросного листа позволяет:

- сделать руководителя подразделения участником аудиторской проверки;

- сократить время проверки.

Положительный ответ дается только тогда, когда он может быть подтвержден документально или визуально.

Для техники беседы большое значение имеет правильный выбор способа формулирования вопроса. Типы вопросов представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1 – Типы и варианты вопросов, используемые при проведении внутреннего аудита производства виноматериалов

Тип вопроса	Определение	Пример вопросов
Закрытый	Вопрос, ответ на который предполагает только “да” или “нет”	Знаете ли Вы какие бывают виды аудита?
Открытый	Вопрос, ответ на который предполагает не только “да” или “нет”	Проводится ли периодически на предприятии внутренний аудит и что является его целью?
Наводящий или закрытый	Вопрос, наводящий на ответ или содержащий готовый ответ	Можно ли использовать ДСТУ ISO 9000:2007 при проведении внутреннего аудита?
Альтернативный	Вопрос, ответ на который может быть один из двух противоположных вариантов	Критерии аудита установлены в ДСТУ ISO 9001:2009 или ДСТУ ISO 19011:2003?
Утверждающий	Вопрос, содержащий утверждение	Результаты внутреннего аудита должны быть доведены до высшего руководства?
Персонифицирующий	Вопрос, ответ который предполагает оценку деятельности личности	Заинтересовано ли Ваше высшее руководство в проведении внутреннего аудита и оценке результатов?
Разъясняющий	Вопрос, требующий разъяснения, подтверждение	Что включает в себя программа проведения внутреннего аудита?
Затрудняющий общение	Вопрос, создающий барьер в общении	Считаете ли Вы себя виноватым в том, что не используете программу внутреннего аудита?

Контрольный вопросник или чек-лист - это заранее составлений систематизированный перечень вопросов ответы, на которые позволяют аудитору непосредственно в ходе аудиторской проверке получать информацию о степени соответствия области проверки установленным требованиям.

Вопросы, включаемые в контрольный вопросник должны представлять возможность развернутых ответов. Вопросы должны строится таким образом, чтобы ответы на них давали аудитору исчерпывающие и верное представление о проверяемом объекте. В отличие от работы с опросным листом, работа с чек-листом дает аудитору возможность :

- запросить подтверждение положительных ответов;

- разъяснить собеседнику в случаи необходимости поставленные вопросы;

- уточнить ответы собеседника путем дополнительных вопросов;

- задать один и тот же вопрос нескольким собеседникам с целью повышения объективности полученной информации;

- использовать полученные ответы для последующего анализа.

Заполненный и подписанный аудитором и при необходимости его собеседником чек-лист, как и опросный лист, может рассматриваться в качестве официального документа аудиторской проверки.

Бланк чек- листа для проведения внутреннего аудита производства «Инкерманский завод марочных вмн»представлен в таблице 2.2.

Таблица 2.2 – Бланк чек-Листа

Объект проверки	Проверяемое подразделение	Критерии проверки	Должность и Ф.И.О. собеседника	Пометки аудитора
Контрольные вопросы

Наблюдение - это констатация факта, сделанная в ходе аудиторской проверки и основывается на объективном свидетельстве. Наблюдение строится на ознакомлении, осмотре и изучении объекта обследования. К наблюдению объективных обследований на кафедре можно отнести:

- обследование состояния документации;

- обследование поведения поведение сотрудников;

- обследование регистрации данных о качестве;

- обследование состояния рабочих мест.

Основным средством наблюдения для аудиторов является зрительное восприятие, то есть получение информации с помощью глаз.

Анализ - это метод деятельности изучения объекта аудиторской проверки, который представляет собой разбор, рассмотрение какого-либо вопроса. Анализ позволяет аудитору разделить проверяемую деятельность на более простые части и установить взаимоотношения этих частей. Анализ дает возможность отделить существенное от несущественного, свести сложное к простому, выстроить логическую цепь рассуждений. Для эффективного использования анализа аудитор должен развивать в себе такие личные качества и умения, как логическое мышление, аналитичность, способность отделять главное от второстепенного. В аналитической деятельности аудитора одной и важнейших составляющих является его умение идентифицировать и правильно определять степень значимости обнаруженных в ходе аудиторской проверки несоответствий.

Оценивание - это определение степени выполнения объектом аудиторской проверки требований, установленных областью проверки.

Результаты оценивания могут быть использованы аудитором для:

- утверждение в ходе аудиторской проверки;

- решение о способности объекта аудиторской проверки выполнять установленные требования;

- устранение характера последствий обнаруженного несоответствия;

- установление возможности улучшения;

- заключение по результатам аудиторской проверки.

При любом оценивании существует вероятность неправильной оценки и, как следствие, неверного заключения по результатам аудиторской проверки. Вероятность неправильной оценки аудитора уменьшается при использовании объективных данных, прежде всего основанных на измерениях.

При проведении внутреннего аудита аудитор пользуется рабочей документацией, к которой относится и журнал аудитора.

Журнал аудитора - это журнал или бланк, в котором аудитор фиксирует факты, результаты бесед и иную информацию, собранные в ходе конкретных проверок.

Журнал является наиболее удобной формой фиксации сбора информации. Записи в журнале являются основой для принятия аудитором соответствующих решений представленный в таблице 2.3.

Таблица 2.3 – Бланк журнала аудитора

Код проверки	Дата проверки	Объект проверки	Область проверки	Критерии проверки	Тема проверки	Перечень вопросов по объектам обследования	Пометки о фактическом состоянии объектов обследования	Комментарии и предложения	Примечание

В журнале аудитора должны указываться:

- код аудиторской проверки;

- даты начала и окончания аудиторской проверки;

- наименование вида деятельности или процессы, подлежащего аудиторской проверке;

- наименование аудируемого подразделения;

- приводится обозначение, и код документа или его отдельного раздела, на соответствие которому проводится аудиторская проверка;

- устанавливаются определенные части проверки, соответствующие разделам или пунктам документа;

- определяется перечень вопросов для наблюдений и бесед с сотрудниками аудируемого подразделения;

- фиксируются свидетельства собеседников, данные документов, факты наблюдений;

- даются комментарии аудитора о результатах опросов и наблюдений, а также предложения по устранению обнаруженных несоответствий и других отклонений в работе аудируемого подразделения;

- используется для дополнительной информации о ходе и результатах проверки.

Данные журнала аудитора могут использоваться:

- для подтверждения того, что необходимые вопросы заданы, а свидетельства рассмотрены;

- подготовки справок об обнаруженных несоответствиях;

- подготовки заключений о результатах аудиторских проверок;

- подготовка справки о состоянии проблем, выявленных в прошлых аудиторских проверках;

- подготовка предложений о распространении положительного опыта работы конкретного подразделения в других подразделениях.

По итогам проведения аудита проводится заключительное совещание, на котором устанавливается:

а) степень соответствия деятельности ООО «Инкерманский завод марочных вин» критериям аудита;

б) результативность деятельности ООО «Инкерманский завод марочных вин»;

в) возможности процесса анализа со стороны руководства.

Цель заключительного совещания, председателем которого является руководитель аудиторской группы, - представить выводы и заключения по аудиту таким образом, чтобы они были признаны проверяемой организацией, и, при необходимости, были согласованы сроки предоставления плана корректирующих и предупреждающих действий. Участники заключительного совещания должны представлять проверяемую организацию, заказчика аудита и другие стороны. Если это необходимо, руководитель аудиторской группы должен изложить свое мнение проверяемой кафедры относительно сложившихся во время аудита ситуаций, которые могут уменьшить доверие к заключениям по результатам аудита.

Руководитель аудиторской группы отвечает за подготовку и содержание отчета по аудиту. Отчет по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены аудиторской группы и все, кто получает отчет по аудиту, должны соблюдать требования конфиденциальности содержимого отчета (акта).

Информация, предоставляемая в отчете должна быть четкой, краткой и содержательной, не иметь фактических неточностей. Различные уровни значимости сведений должны быть четко выделены.

В отчете приводятся:

- задача проверки;

- даты начала и окончания проверки;

- Ф.И.О. главного аудитора, аудиторов и представителя подразделения;

- перечень НД, на соответствие которых проводился аудит;

- информация о высоком качестве в тех видах деятельности и направлениях работы подразделения, где это имеет место;

- перечень отмеченных несоответствий (причем указываются подразделения, которые ответственны за устранение несоответствия с точки зрения аудитора);

- вывод по аудиту;

- рекомендации по корректирующим действиям (если таковые сформулированы аудиторами);

- особое мнение участников аудита (при наличии такового);

- другая информация, касающаяся аудита (по усмотрению главного аудитора);

- перечень рассылки отчета;

- подписи главного аудитора, аудиторов и представителя подразделения;

- подпись руководителя проверяемого подразделения о том, что он ознакомлен с отчетом;

- согласующая подпись представителя руководства по качеству;

- утверждающая подпись руководителя.

В ходе проведения внутреннего аудита процесса производства вина и виноматериалов при выявлении несоответствия, должны быть разработаны и внедрены корректирующие и предупреждающие мероприятия.

Несоответствие - это невыполнение установленного требования. Аудитор должен идентифицировать каждое обнаруженное им несоответствие и классифицировать его по форме проявления и степени значимости. Устранения несоответствия или замечание может быть предпринято в форме коррекции, корректирующих или предупреждающих действий.

Коррекция - действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия. При коррекции устраняется само не соответствие, а не его причина. Чаще всего коррекция сводится к различным исправлениям, не требующим выявления причины несоответствия

Корректирующие действия – это действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.

Корректирующие действие предпринимается для предотвращения повторного возникновения несоответствия. Иногда необходимость корректирующего действия наступает после неудачной коррекции.

Для устранения установленной причины обнаруженного несоответствия разрабатывается несколько вариантов корректирующего действия. Ответственность за разработку и реализацию несет руководитель подразделения.

Предупреждающие действия – это действия, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации. В отличие от корректирующего действия, предпринимаемого для предотвращения повторного возникновения несоответствия, предупреждающие действия предпринимается для того, чтобы несоответствия не стало реальностью.

Заключения по результатам аудита могут указывать на необходимость корректирующих, предупреждающих действий или, при необходимости, действий по улучшению. Последующие действия не рассматривают как часть аудита, и вопрос об их проведении в согласованные сроки обычно решает проверяемая организация, которая должна информировать заказчика аудита о состоянии выполнения этих действий.

Завершение и результативность корректирующих действий должны быть верифицированы. Верификация может быть частью последующего аудита.

После проведения внутреннего аудита оформляется отчет об аудиторской проверке.

Таким образом, разработанная программа внутреннего аудита приведена в приложении А и может быть использована руководством предприятия ООО «Инкерманский завод марочных вин» для улучшения его деятельности.