Блок завдань і питань для самоконтролю
Назвіть вимоги до укладання прес-релізу.
Укажіть реквізити повідомлення про захід.
Які особливості укладання звіту ви знаєте?
У чому полягає відмінність різних типів службових записок?
Схарактеризуйте вимоги до укладання рапорту.
Назвіть реквізити довідки.
Які реквізити мають протокол і витяг з протоколу?
Література
1. Загнітко А.П. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування / А.П. Загнітко, І.Г. Данилюк– Донецьк : ТОВ ВКФ «БАО», 2006. – 480 с.
2. Мацюк З. Українська мова професійного спілкування: Навч. посіб. / З. Мацюк, Н. Станкевич. – К. : Каравела, 2005. – 352 с.
3. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С. П. Бибик, І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт, Г. М. Сюта. – К. : Довіра ; УНВЦ «Рідна мова», 1997. – 240 с.
4. Шевчук С. В. Ділове мовлення для державних службовців: Навч. посіб. / С. В. Шевчук. – К. : Арій, 2008. – 424 с.
5. Шевчук С. В. Ділове мовлення: Модульний курс: Підручник / С. В. Шевчук. – К. : Арій, 2009. – 448 с.
Практичне заняття 9
Етикет службового листування
План
Класифікація листів.
Реквізити листа та їх оформлювання.
Різні типи листів.
Блок завдань
У класифікації документів лист як діловий папір належить до інформаційно-довідкових документів.
Службові листи – це документи, за допомогою яких відбувається письмове спілкування між організаціями, особами, спрямоване на встановлення, підтримання контактів між тими, хто листується.
За характером інформації, що становить основний зміст тексту, і за тим, чи потребує лист відповіді, прийнято виділяти такі різновиди та групи ділових листів:
|
№ з/п |
Різновиди листів |
Потребують відповіді |
Не потребують відповіді |
|
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. |
Запит Вимога Прохання Пропозиція Звертання Нагадування Попередження Відмова Підтвердження Рекламація Претензія Розпорядження Гарантія Супровідний Інформаційний Заохочення Рекомендація Запрошення Вітання Відкритий Інструктивний Рекламний |
+ + + + +
+ + +
+ + + |
+ + + +
+ + + + + + + + + + |
Уже сам аналіз назв листів уможливлює їх розподіл за «духом». Одні різновиди листів характеризуються «м’якістю», інші – «жорсткістю», «сердитістю», одні містять «суху ділову» інформацію, інші – «компліментарні».
За кількістю адресатів розрізняють: звичайні, які надсилаються певній організації чи особі; циркулярні, що направляються кільком організаціям; колективні, які створюють кількома особами чи організаціями й надсилаються одній чи кільком організаціям або особам.
Залежно від форми виділяють бланкові, створювані на бланку організації чи посадової особи, і небланкові, створювані на звичайному аркуші паперу з унесенням необхідних реквізитів.
Загалом формуляр-зразок листів містить такі реквізити: 1) зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим; 2) зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); 3) зображення нагород; 4) код організації за ЄДРПОУ; 5) назва організації вищого рівня; 6) назва організації; 7) назва структурного підрозділу організації; 9) довідкові дані про організацію; 10) дата документа. 11) реєстраційний індекс; 12) посилання на реєстраційний індекс і дату документа (вхідного); 13) адресат; 14) заголовок до тексту документа; 15) відмітка про контроль; 16) текст; 17) підпис; 18) печатка; 19; відмітка про наявність додатка.
Вправа 1. Напишіть вступну частину до листа-подяки, листа-запиту, листа-відповіді. Поясніть відмінності в доборі мовних засобів.
Вправа 2. Запишіть найпоширеніші заключні речення листів. Визначте відмінності в ситуаціях їхнього вживання.
Вправа 3. Напишіть лист-запит про участь у студентській науковій конференції за межами вашої області.
Вправа 4. Розгляньте зразки ділових листів. Визначте особливості складання й оформлення цього виду документа.
Зразок 1
|
Видавництво «Довіра» Вул. Кіквідзе, 2-34, Київ-103, 01103 Тел.: (044) 294-31-16 Факс: (044) 294-53-12 Р/р № 38006682002739 у Печерській філії Промінвестбанку України МФО 303506, код 14275732 |
Редакція газети «Вечірній Київ» Вул. Маршала Гречка, буд. 13, Київ-136, 04136 |
|
10.09.2002 № 07-13/331
Про вихід у світ «Українського орфографічного словника»
Шановна редакціє! Інформуємо Вас про вихід у світ видання: Український орфографічний словник української мови: Близько 143000 слів / Укл.: М.М. Пещак та ін. – 3-є вид., переробл. і доповн. – К.: Довіра, 2002. – 1006 с. Словник можна придбати у видавництві «Довіра» (вул. Кіквідзе, 2-34) або замовити за адресою відділу реалізації видавництва «Довіра»: вул. Довженка, 3, Київ-57, 03057. Купівельна ціна одного примірника словника з урахуванням ПДВ становить тридцять одну (31) гривню 50 копійок. Обсяг продажу оптовому покупцеві – від ста (100) примірників словника – передбачає 10-відсоткову знижку. Телефон для довідок: 294-65-39. Чекаємо на Ваше замовлення. З повагою
Заступник директора видавництва (підпис) Л.В. Черкасенко
Бабійчук О.П., 294-44-52 |
Зразок 2
|
ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ
вул. Хрещатик, 24, м. Київ, 01001. Тел. 278-72-56, 278-62-24, 278-86-58
29.01.1998 № 686/5/22-2216 На № 001727 від 24/01/1998 Послу Італії в Україні Джан Лука Бертінетто
Вельмишановний пане Бертенетто!
Користуючись нагодою висловити Вам запевнення в моїй високій повазі повідомляю, що в Державній податковій адміністрації України розглянуто Вашого листа від 24.12.1998 № 001727, надісланого на адресу голови Національного агентства України з питань розвитку і європейської інтеграції. Доводимо до Вашого відома, що згідно з пп. 7.3.3 п. 3 ст. 7 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» в редакції від 22.05.1997 № 293/97-ВР будь-яка заборгованість платника податку або перед платником податку, основна сума якої виражена в іноземній валюті, відображається в податковому обліку дебітора або кредитора шляхом перерахунку суми такої заборгованості в гривні за офіційним валютним (обмінним) курсом Національного банку України, що діяв на дату її виникнення. З огляду на податковий облік, валовий дохід підприємства не включає кошти або вартість майна, що надходять підприємству у вигляді прямих інвестицій у корпоративні права, емітовані їм (пп. 4.2.5 ст. 4 цього Закону). З урахуванням також того, що інвестування не належить до операцій продажу товарів (робіт, послуг), а передбачає саме придбання корпоративних прав в обмін на кошти або майно, дія пп. 7.3.6 ст. 7 зазначеного Закону не поширюється на заборгованість іноземного інвестора за його внеском до статутного фонду підприємства з іноземною інвестицією. Ще раз користуюся нагодою висловити Вам запевнення у моїй високій повазі.
Голова ДПА України (підпис) О. Савченко
|
Вправа 5. Продовжіть речення.
Лист – це...
За функціональними ознаками службові листи поділяються на...
За кількістю адресатів розрізняють листи...
Службові листи пишуться або друкуються на...
Основні реквізити листа за державним стандартом такі:...
Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого...
На бланках дату листа ставлять...
Вимоги до оформлення реквізиту «адресат» у листах такі:
Реквізити адресата друкують...
Текст листа складається з...
Додаток у службових листах оформлюють...
Підписує службовий лист...
Якщо лист написано на бланку установи, то в реквізиті «підпис» зазначають...
Якщо лист написано не на бланку, то...
Вправа 6. Назвіть найпоширеніші звертання, якими варто скористатися, починаючи текст службового листа. Поміркуйте, чи прийнято надсилати службовий лист без звертання. Якщо ні, то чому?
Вправа 7. Запишіть початкові фрази, якими варто скористатися: а) у листах-запитах; б) у листах-подяках; в) у листах-відповідях на запрошення. Поміркуйте, яке значення має початкова фраза в службовому листі.
Вправа 8. Прочитайте початкові фрази службових листів. Визначте, які листи можуть починатися такими фразами.
Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...
Цей лист – вияв вдячності за...
Офіційно підтверджуємо свою згоду на...
Відповідаючи на Ваш лист від...
Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам...
Будь ласка, повідомте нам про...
Просимо Вас терміново оплатити рахунок...
Уважаємо за свій обов’язок нагадати Вам про...
Усі наші намагання змусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.
На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...
Дозвольте Вам нагадати про...
На жаль, змушені знову нагадати Вам, що...
Попереджаємо Вас про свій намір...
Дозвольте порекомендувати Вам...
Зарекомендував себе як здібний...
Вправа 9. Прочитайте текст. Визначте особливості ділового листування відповідно до національно-культурної специфіки адресанта.
|
НАЦІОНАЛЬНО-КУЛЬТУРНА СПЕЦИФІКА МАКСИМ СПІЛКУВАННЯ Етнічно й культурно обумовленими є не лише засоби мовного коду, а й елементи комунікативного кодексу, передусім дискурсивні максими, а також стратегії й тактики ведення міжособистісного спілкування. Конверсійні максими спілкування як обов’язкові складові комунікативного кодексу, на перший погляд, є універсальними, такими, що характеризують будь-яке мовлення. Йдеться про максими кількості (повідомлення достатньо інформативне), якості (правдиве), модальності (чітке й однозначне), ревалентності (повинно нести важливу для адресата інформацію), етикетності (повинно не зачіпати особистісної сфери адресата), а також підтримувати позитивний імідж адресанта) та ін. Однак деякі з цих максим порушуються залежно від національно-культурних чинників. Чи не найбільшою мірою це стосується максими кількості. Наприклад, підприємець із Таїланду пише своєму західному партнерові ділового листа з проханням надіслати каталог його фірми і починає листа з повідомлення про свою освіту і статус. З точки зору західного партнера він повідомляє зайву інформацію; з точки зору тайської культури ця інформація вкрай необхідна для успішного ділового спілкування. Чи, наприклад, данський партнер вважає за необхідне детально проінформувати німецького партнера про історію розвитку своєї фірми, перш ніж сформулювати конкретну мету звернення, наприклад, запропонувати товар, причому зробить це з позиції продавця. Німецький же бізнесмен іде безпосередньо до своєї мети, характеризуючи переваги свого товару і послуг мовою потенційного споживача і виходячи з того, що його інтереси найважливіші. Отже, максима кількості є культурно обумовленою, не втрачаючи при цьому своєї актуальності для самого процесу комунікації. Річ лише у тім, як у певній культурі розуміють максиму «кількість необхідної інформації». У ділових листах голландських бізнесменів значна частина інформації подається імпліцитно. Це часто витлумачується німецькими колегами як нещирість, нечесність. У міжкультурній комунікації часто стикаються різні принципи організації писемного дискурсу, оскільки використовуються різні мовленнєві стратегії для подання нової інформації. З позиції китайських культурних традицій саме їхній стиль ділового дискурсу (поетапне введення нової інформації та уникання прямих формулювань) допомагає запобігати зіткнення під час переговорів і дає змогу партнерам «зберегти лице» (Ф. Бацевич). |
Вправа 10. Перепишіть. Уведіть до складу власних речень слова, які пом’якшать тон відмови.
Змушені повідомити, що не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання.
Удячний за цікаву пропозицію, проте змушений відхилити її з особистих причин.
Ми розглянули Ваше прохання, та у нас зараз немає вакансії.
Змушені відмовити Вам.
Ми не можемо погодитися з вашою редакцією деяких пунктів проекту угоди.
Зараз ми не можемо змінити умови договору.
Повідомляємо, що ми не зовсім задоволені результатами Вашої роботи.
Цього року ми не маємо змоги матеріально підтримати Вас.