Блок завдань і питань для самоконтролю

1. Назвіть реквізити резюме.

2. Назвіть реквізити характеристики та її відмінності від рекомендаційного листа.

3. Які види заяв ви знаєте?

4. Укажіть реквізити заяви.

5. Перерахуйте реквізити автобіографії.

Література

1. Загнітко А.П. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування / А.П. Загнітко, І.Г. Данилюк– Донецьк : ТОВ ВКФ «БАО», 2006. – 480 с.

2. Мацюк З. Українська мова професійного спілкування: Навч. посіб. / З. Мацюк, Н. Станкевич. – К. : Каравела, 2005. – 352 с.

3. Шевчук С. В. Ділове мовлення для державних службовців: Навч. посіб. / С. В. Шевчук. – К. : Арій, 2008. – 424 с.

4. Шевчук С. В. Ділове мовлення: Модульний курс: Підручник / С. В. Шевчук. – К. : Арій, 2009. – 448 с.

Практичне заняття 7-8

Довідково-інформаційні документи

План

1. Прес-реліз.

2. Повідомлення про захід.

3. Звіт.

4. Службова записка.

5. Рапорт.

6. Довідка.

7. Протокол, витяг з протоколу.

Блок завдань

Доповідна записка – це письмове повідомлення певної вповноваженої особи на ім’я керівника організації чи структурного підрозділу (внутрішні) чи на адресу посадової особи вищої організації (зовнішні), у якому описується певний факт, подія або ситуація (інформаційні), подаються звіти про виконання окремих завдань, службових доручень (звітні), а інколи також висновки й пропозиції (ініціативні). Складається цей документ за вказівкою керівника структурного підрозділу, організації чи вищої організації або з ініціативи автора. Внутрішні доповідні записки створюють на звичайному аркуші паперу, вихідні – на бланкові організації (структурного підрозділу чи посадової особи).

Формуляр-зразок доповідної записки містить такі реквізити: 1) назва структурного підрозділу або організації; 2) адресат (посада, прізвище та ініціали керівника (у давальному відмінку); 3) назва виду документа; 4) дата; 5) заголовок; 6) місце створення (за потреби); 7) реєстраційний індекс документа (для зовнішньої та, за потреби, для внутрішньої); 8) текст; 9) підпис (посада, ініціали, прізвище особи, яка подає записку).

Зразок доповідної записки

Дільниця № 5 Виконавчому директорові ЗАТ «Сокіл» Пономаренку В.А. ДОПОВІДНА ЗАПИСКА 27.01.2008 № 23 Про грубе порушення виробничої дисципліни 25 січня 2008 року о 22 годині я здійснював перевірку охорони дільниці № 5. Під час перевірки було виявлено, що охоронець Синько Андрій Семенович перебував на вахті разом зі сторонньою особою, обидва були напідпитку. На зроблені мною зауваження щодо невиконання службових обов’язків П.С. Синько відповів брутальною лайкою. Уважаю, що охоронець П.С. Синько грубо порушив вимоги інструкції з охорони об’єкта й має понести відповідне покарання. Начальник дільниці № 5 Підпис В.Ю. Переяслав

Пояснювальна записка – це письмове пояснення або певного стану речей (зазвичай негативного характеру) у дійсності, або певного стану речей, відображеного в певних документах. У зв’язку з цим розмежовують два типи пояснювальних записок. Перший тип – це записки, які подаються на вимогу керівника структурного підрозділу, організації чи вищої організації й містять пояснення якихось, зазвичай негативних, фактів, подій, ситуацій, що мали місце в організації, з указівкою на їх причини, наслідки й можливі шляхи подолання. Другий тип – це пояснювальні записки, які подаються або на вимогу керівництва, або за ініціативною автора й містять пояснення окремих положень інших (основних) документів (плану, звіту, наказу, проекту тощо).

Пояснювальні записки обох типів бувають внутрішні (пишуться на звичайному аркуші паперу) й зовнішні (пишуться на бланкові). Інколи пояснювальні записки другого типу є елементом основного документа, виступаючи його першою частиною.

Формуляр-зразок пояснювальної записки включає ті самі реквізити, що й доповідна записка.

Призначення пояснювальної записки першого типу – поінформувати про певні (негативні) факти, явища, щоб керівництво могло вжити відповідних заходів. З огляду на це текст зазвичай містить лише два структурних компоненти – основну частину й висновки. В основній частині викладаються певні фактичні дані. У висновковій – пропонується кваліфікація цих фактів (явищ, учинків), робляться пропозиції щодо їх подолання або уникнення в майбутньому тощо. Висновкова частина зазвичай відсутня в разі, якщо пояснювальну записку створює особа, яка й зробила певний негативний учинок.

Зразок пояснювальної записки

Дільниця № 5 Начальнику дільниці № 5 ЗАТ «Сокіл» Переяслав В.Ю.  ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА 27.01.2008 Про порушення виробничої дисципліни Я, Синько Андрій Семенович, охоронець дільниці № 5, 25 січня 2008 року о 22 годині перебував на вахті разом зі сторонньою особою – моєю дружиною Синько Іриною Степанівною, яка принесла мені вечерю й запропонувала випити горілки. Я погодився, оскільки гадав, що спиртне допоможе побороти нежить, з якою я з’явився на роботі. Обіцяю, що подібна ситуація більше не повториться. Охоронець ІІ зміни дільниці № 5 Підпис А.С. Синько

Службова записка – це різновид записок, який близький до доповідної та пояснювальної, однак відрізняється від них тим, що призначений для вирішення поточних питань, які виникають у процесі внутрішньої діяльності організації та її структурних підрозділів. За допомогою службової записки автор – зазвичай підлеглий керівник середньої ланки або відповідальний за виконання певної роботи працівник – звертається до вищої за рангом посадової особи чи особи, яка є відповідальною за виконання певного фронту робіт. За окресленою специфікою службові записки близькі до таких видів документів, як рапорт (зазвичай використовується у силових відомствах і організаціях збройних сил) та подання (використовується як форма звернення з якихось питань до вищого керівництва або до вищої організації).

Формуляр-зразок і структура тексту службової записки збігаються із тими, що притаманні доповідній записці.

Зразок службової записки

Першому заступникові директора з навчальної роботи ХарРІ НАДУ при Президентові України Амосову О.Ю. завідувача кафедри української мови Редіна П.О. СЛУЖБОВА ЗАПИСКА 01.10.2007 Про перерозподіл навчального навантаження У зв’язку з відпусткою для санаторного лікування проф. Мироненко Т.І. та заочною сесією у Феодосії доц. Мікулки Л.С. прошу внести правку в перерозподіл навчального навантаження згідно з витягом із протоколу №3 засідання кафедри української мови від 01 жовтня 2007 року (витяг додається). Підпис

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час і хід засідань, нарад, зборів, конференцій тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань. Протокол ведеться під час засідання секретарем колегіального органу або спеціально уповноваженою на це особою.

За способом і повнотою запису протоколи поділяються на такі групи: 1) стислі, у яких у тексті фіксують кількість присутніх, порядок денний, у рубриці «СЛУХАЛИ» лише назву питання, у рубриці «УХВАЛИЛИ» – повну ухвалу або рішення (резолюцію); 2) повні, у яких у тексті фіксують конспективні виступи доповідачів, питання до доповідачів і відповіді на них, ухвали (рішення); 3) стенографічні, у яких у тексті фіксують усі виступи дослівно.

Формуляр-зразок протоколу містить такі реквізити: 1) назва виду документа; 2) реєстраційний номер документа; 3) заголовок; 4) дата; 5) місце проведення зібрання; 6) текст; 7) додатки (за наявності); 8) підписи; 9) печатка (за потреби).

Реєстраційним номером протоколу є номер відповідного засідання за порядком, який визначається в організації (наприклад, у навчальних закладах відлік засідань починається з першого, яке проводиться перед або на початку навчального року). Цей номер звичайно проставляється біля назви виду документа.

Заголовок, що містить назву зібрання із зазначенням його характеру (засідання, загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо), назву організації, яка проводить засідання, розташовують під назвою виду документа по центру сторінки, зазвичай пишуть з малої літери в такий спосіб:

ПРОТОКОЛ № 1 засідання кафедри української мови ХарРІ НАДУ при Президентові України

Датою протоколу є час проведення відповідного засідання. Цей реквізит проставляють на новому рядку або в заголовку в такому оформленні «від 01 вересня 2008 року», або окремо з лівого боку аркуша без абзацного відступу.

Місце проведення засідання фіксують у разі відсутності вказівки на нього в назві організації або в разі проведення засідання в іншому місці. Реквізит розташовують навпроти реквізиту «дата» з правого боку в такий спосіб:

17.12.2008 м. Харків

Текст протоколу складається зі вступу й основної частини.

У вступі подають указівку на склад учасників засідання й порядок денний.

Склад учасників містить указівку на голову засідання (або головуючого на засіданні), секретаря засідання, присутніх. Кожен пункт уводиться без абзацного відступу з двокрапками після слів: Голова, Секретар, Присутні. Інформація про голову та секретаря містить указівку на прізвище та ініціали відповідних осіб.

Присутні, якщо їх 10 – 12 чоловік, перераховуються поіменно з указівкою на посаду, звання тощо. Якщо їх більше, то вказується лише кількість, а до протоколу додається реєстраційний лист або список у вигляді додатка.

Порядок денний містить перелік питань, що розглядатимуться на засіданні, і вказівки на доповідачів. Ця частина вводиться словами «Порядок денний», розташованими посередині сторінки з двокрапкою в кінці. Перелік питань нумерується, адже відповідно до цієї нумерації здійснюватиметься структурування основної частини тексту. Питання оформлюються в називному відмінку за такими зразками:

Порядок денний: 1. Підготовка школи до опалювального сезону. Доповідає завгосп Ситник С.Т. або 1. Звіт про підготовку школи до опалювального сезону (завгосп Ситник С.Т.).

Основна частина протоколу ділиться на розділи відповідно до номерів порядку денного. Кожен розділ містить пункти «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ», які розташовуються без абзацного відступу з двокрапками після вказаних слів. Після пункту «СЛУХАЛИ» з наступного рядка з абзацу подають указівку на посаду, ініціали та прізвище того, хто виступає, і тему його доповіді або саму доповідь. Після пункту «ВИСТУПИЛИ» подають виступи учасників обговорення, які вводяться указівкою на посаду, прізвище, ініціали того, хто виступав. Після пункту «УХВАЛИЛИ» нотують рішення стосовно заслуханих питань. Рішення можуть складатися з одного або кількох пунктів.

Текст протоколу, який фіксує виступи, має бути точним, стислим, зрозумілим. Зафіксований у протоколі зміст виступів може містити деякі скорочення, пропуски. Оформлення виступів у протоколі здійснюється як у вигляді прямої мови, так і непрямої. Відтворюючи слова промовців, секретар повинен неупереджено передати основний зміст виступу. Якщо засідання стенографувалося чи записувалося на магнітну плівку, то тексти виступів можуть бути передані дослівно. Якщо наявний текст доповіді (особливо великий за обсягом), то це позначається виноскою «текст доповіді додається».

Додатки до протоколу оформлюються відповідно до вимог ДСТУ.

Підписують протокол голова й секретар або голова та члени комісії.

Зразок протоколу

ПРОТОКОЛ № 3 розширеного засідання правління АТЗТ «Укрпромзв’язок» 19.03.2002 м. Харків Голова: Бабенко Б.С. Секретар: Волощук Г.Л. Присутні: члени правління – Зубков В.В., Клименко Д.І., Михайленко З.П., Поплавський К.К., Христараднов І.П.; члени спостережної ради – Бережков О.О., Крук В.В., Лисенко П.І., Тарасенко З.В., Ярошенко О.О.; керівники структурних підрозділів – Пійка О.О., Кривоніс М.П., Толочко Ф.Г., Ткаченко Д.С., Шульга Д.Г., Ященко Б.В. Порядок денний: 1. Стан фінансової дисципліни в АТЗТ «Укрпромзв’язок». Доповідач – голова ревізійної комісії Поплавський К. К.) 2. Пропозиції спостережної ради про делегування спостережній раді повноважень загальних зборів, передбачених п. 8 Статуту АТЗТ «Укрпромзв’язок» щодо обрання і відкликання членів правління. Доповідач – голова спостережної ради Крук В. В.) 1. СЛУХАЛИ: Поплавського К.К. – Текст доповіді додається. ВИСТУПИЛИ: Климаш Д.І. – Рівень фінансової дисципліни не завжди відповідає вимогам Статуту нашого товариства через недостатній контроль з боку правління. Не можна залишати без принципової оцінки жодне порушення. Треба суворіше питати з керівників структурних підрозділів за несвоєчасне подання й неналежне оформлення фінансових звітів, перекручення окремих показників. Христараднов І.П. – Як засіб посилення контролю з боку правління вважаю за доцільне щоквартально заслуховувати звіт кожного з керівників структурних підрозділів про стан фінансової дисципліни й заходи, спрямовані на її зміцнення у відповідному підрозділі. Михайленко З.П. – Аналіз фінансової документації, схваленої окремими керівниками (Копійка О.О., Ткаченко Д.С.), виявив їх необізнаність із сучасними нормативами в цій галузі. Пропоную організувати курси для ознайомлення зазначених осіб і безпосередніх виконавців із відповідними стандартами. УХВАЛИЛИ: 1.1. Запровадити щоквартальне звітування керівників структурних підрозділів щодо стану фінансової дисципліни й заходів, спрямованих на її зміцнення в підрозділах товариства. Контроль за організацією щоквартального звітування покласти на голову ревізійної комісії Поплавського К.К. 1.2. Провести термінові курси підвищення фінансової грамотності для керівників структурних підрозділів і безпосередніх виконавців, які припустилися порушень у галузі оформлення фінансової документації, у період з 25 по 29 березня 2006 року (відповідальний – головний бухгалтер Ященко Б.В.). 2. СЛУХАЛИ: Крука В. В. – Текст доповіді додається. ВИСТУПИЛИ: Буряк Б.С. – Висловлені доповідачем думки про делегування спостережній раді повноважень загальних зборів, які (повноваження) стосуються обрання і відкликання членів правління, є слушними. Реалізація цих пропозицій не суперечить Статутові АТЗТ „Укрпромзв’язок” і допоможе, не обмежуючи прав акціонерів, ефективно впливати на роботу правління, зокрема в галузі добору й розставлення керівних кадрів. Лисенко П. І. – Пропоную висновки доповіді покласти в основу ухвали. Зубков В. В. – Підтримую пропозицію Лисенка П.І. УХВАЛИЛИ: 1.1. Подати пропозиції спостережної ради про делегування спостережній раді повноважень загальних зборів, передбачених п. 8 Статуту АТЗТ «Укрпромзв’язок» щодо обрання і відкликання членів правління, на розгляд позачергових зборів акціонерів АТЗТ «Укрпромзв’язок». 1.2. Скликати позачергові збори акціонерів АТЗТ „Укрпромзв’язок” 19 квітня 2006 року. Додатки: текст доповіді Поплавського К. К. на дев’яти (9) арк.; текст доповіді Крука В.В. на семи (7) арк. Голова зборів Підпис Б.С. Бабенко Секретар Підпис Г.Л. Волощук

Витяг із протоколу – це копія частини протоколу. Як правило, у витягу відображається одне з розглянутих на засідання (зборах) питань і відповідне рішення до нього.

Формуляр-зразок витягу з протоколу містить такі реквізити: 1) назва виду документа (ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ); 2) реєстраційний номер документа; 3) заголовок (указівка на вид засідання та назву організації); 4) дата (переноситься з оригіналу протоколу); 5) місце; 6) текст; 7) підписи (переносять реквізит з оригіналу, але голова і секретар не підписуються); 8) засвідчення; 9) печатка.

Текст витягу складається зі вступу (відомості про голову, секретаря, присутніх (переноситься з протоколу); указівка «Порядок денний:», номер і назва того питання, яке потрібне для витягу) та основної частини (містить номер питання, пункти «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» з відповідними текстами виступів і рішенням, які відповідають оригінальним).

Зразок витягу з протоколу

Місце для відбитка кутового штампа організації ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ № 3 зборів колективу санітарно-технічної дільниці Відкритого акціонерного товариства «Будівельник» від 10 березня 2006 року Голова: Петренко І.А. Секретар: Ворона В.П. Присутні: 22 працівники дільниці, заступник голови профкому підприємства. Порядок денний: 2. Про надання 2 квартир у будинку по вул. Стеценка, 5 працівникам дільниці. 2. СЛУХАЛИ: Заступника голови профкому підприємства Клочка С.С. – про виділення для працівників дільниці двох квартир (двокімнатної і трикімнатної) у будинку по вул. Стеценка, 5. УХВАЛИЛИ: Надати в будинку по вул. Стеценка, 5 двокімнатну квартиру Петриківському Володимирові Миколайовичу, трикімнатну квартиру – Лисенкові Роману Григоровичу. Голова зборів Підпис І. А. Шевченко Секретар Підпис В. П. Калина З оригіналом згідно: Зав. канцелярії Підпис Н.В. Громова Дата Печатка

Звіт – це документ, у якому подаються відомості про результати діяльності виконавця (особи (осіб), органу чи організації) за певний період, здійснення якої регламентувалося вказівками керівництва (керівника установи, вищих організацій чи відомств) або планом роботи. Звіт подається керівникові органу (організації, вищої організації) для перевірки рівня виконання завдань, поставлених перед виконавцем, його затвердження й ужиття відповідних заходів для покращення роботи тощо.

За характером інформації (відомостей), викладених у документі, розрізняють звіти текстові та цифрові (або статистичні).

Цифрові звіти – це документи, у яких подається інформація фінансових установ, економічних відділів, бухгалтерії, а також статистичних відділів та ін. Зазвичай цифрова звітність виконується на бланках установленого зразка, що уніфікує ці види документів для пришвидшення їх створення й обробки.

Текстові звіти – менш уніфіковані та регламентовані документи, специфіка (форма та зміст) яких визначається конкретними завданнями керівництва, на підставі виконання яких вони створені.

Формуляр-зразок звіту містить такі реквізити: 1) гриф затвердження; 2) штамп установи (якщо звіт не на бланку) або постійні реквізити, що притаманні бланку організації; 3) назва виду документа (ЗВІТ); 4) заголовок (який містить таку інформацію: а) про що; б) за який період; в) статус, посада й місце роботи (навчання), прізвище, ім’я, ім’я по батькові автора звіту); 5) текст (який містить такі компоненти: а) вступ (зазначається підстава, яка регламентувала виконання певних робіт; стисло викладається обсяг завдань, які ставилися перед виконавцем); б) основна частина (перелік виконаних завдань, аналіз проведених робіт для виконання завдань, рівень їх виконання); в) висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм, умов, методів роботи, окреслення перспектив на майбутнє); 6) додаток (за потреби); 7) підпис(и) укладача(ів); 8) дата; 9) печатка.

Зразок звіту

ЗАВТЕРДЖУЮ Директор СЗОШ № 99 м. Харкова _______________ Лісовий Г.П. «___» ___________ 200__ року Печатка ЗВІТ про результати проведення учнівських шкільних олімпіад Відповідно до наказу № 56 від 11.09.2007 по СЗОШ № 99 та графіку проведення предметних олімпіад, погодженого методичними об’єднаннями вчителів-предметників, із 17.02.2008 до 25.02.2008 проведено олімпіади в 5 – 11 класах із таких предметів: українська мова і література – 17.02.; англійська мова – 19.02.; математика – 20.02.; інформатика – 22.02.; біологія – 23.02. В олімпіаді взяли участь усього 155 учнів із 5 до 11 класу, відібрані на попередніх (класних предметних) турах. Загальні результати проведених змагань засвідчують достатньо високий рівень оволодіння учнями навчальним матеріалом із відповідних предметів. Зокрема варто відзначити потужну підготовку учнів із курсу української мови та літератури (учитель – Хоменко Т.О.), англійської мови (учитель – Зосимова Г.І.) та математики (учитель – Кривенко З.К.). На підставі перевірки робіт були визначені переможці за кожним предметом відповідно до класу (список додається). За значні успіхи в оволодінні шкільною програмою із різних предметів доцільно відзначити грамотами таких учнів: Гриценко В., Марат Л., Симонова А., Онищенко П., Кутько Р., Жарикова О. До участі в районних міських змагання рекомендовано таких учнів-переможців: українська мова і література – Варфоломєєва Г., англійська мова – Мала Т., математика – Салій П., біологія – Жарикова О. На підставі аналізу цьогорічних результатів можна зробити такі висновки: 1) загальний рівень оволодіння учнями шкільної програми добрий – із біології та інформатики; високий – із української мови та літератури, англійської мови; 2) потребує активізації робота учнів із вивчення основ комп’ютерної техніки та програмного забезпечення; 3) необхідно вдосконалювати методику моніторингу рівня якості освіти, зокрема в аспекті проведення щомісячних зрізів знань із навчальних предметів. У цілому олімпіада засвідчила, що рівень усвідомленості учнями своєї навчальної діяльності як життєво важливого чинника характеризується як достатньо сформований, що передбачає посилення профорієнтаційної роботи з ними. Додаток: список переможців за предметами й класами у 2 прим. на 2 арк. Завуч Підпис А.П. Ольгіна Координатор методист навчально-методичного об’єднання учителів-словесників Підпис Р.В. Гоц 27.02.2008

Варто пам᾿ятати! Текстові звіти про виконання одноразових завдань не затверджуються, а адресуються керівникам (зазначається посада й прізвище керівника). Текст таких звітів розпочинається словами на зразок: «Відповідно до Вашого доручення...», «На підставі наказу №... від...», «Згідно з Вашим розпорядженням №__ від «__»_____ 200__ року...

Вправа 1. Укладіть доповідну записку про завершення вами роботи над темою, проектом, рефератом, завданням тощо.

Вправа 2. Укладіть запрошення на фахову наукову конференцію.

Вправа 3. Відредагуйте документ (виправте орфографічні, пунктуаційні, мовні та стилістичні помилки). Назвіть реквізити звіту.

ЗВІТ

Про пед практику студентки