31. Перечень документов по подготовке торговой сделки.

При подготовке торговой сделки, когда инициатива исходит от продавца, пакет основных документов включает в себя:

1. оферта

2. договор / контракт / соглашение

3. инструкция по поставке товара – документ, выдаваемый поставщиком в отношении условий поставки заказанных товаров.

4. счет-проформа – предварительный счет, который содержит все реквизиты для прохождения платежа

Когда инициатива исходит от покупателя, пакет основных документов включает в себя:

1. запрос – документ, выдаваемый стороной, заинтересованной в покупке товаров, уточняющий некоторые желательные условия, касающиеся направлений условий поставки и адресуемый будущему продавцу с целью получения предложения

2. письмо о намерениях – документ, в котором покупатель информирует продавца о принятии в принципе предложения о намерении начать переговоры о заключении контракта

3. заказ

4. подтверждение заказа

5. счет-проформа

32. Правила проведения предварительных переговоров при заключении коммерческой сделки

Установлению договорных отношений предшествует преддоговорной период, в течение которого ведутся предварительные переговоры о предстоящей сделке и согласование ее условий. Это называется трастация сделки.

Виды предварительных переговоров:

1. коммерческая переписка

2. личные переговоры или встречи

3. переговоры по телефону

обычно эти 3 способа комбинируются.

В течение этого преддоговорного периода стороны стремятся согласовать как можно больше уточняющих условий и придать условиям договора точный, конкретный смысл.

Наибольшее количество коммерческих сделок заключено на основе коммерческой переписки.

Необходимость ведения личных переговоров возникает, когда условия оферты, изложенные продавцом, или условия запроса, присланные покупателем, не удовлетворяют требования адресата.

Кроме того, личные переговоры широко используются для устранения конфликта с предполагаемыми партнерами на выставках и ярмарках, при заключении контракта на крупные партии и при кооперировании поставки.

Личные переговоры необходимо лавировать, т.е. требуется тщательная подготовка и следует придерживаться следующих правил:

1. назначать переговоры нужно с учетом времени, необходимым на подготовку

2. согласовать возможные пути решения претензий, разногласий в своей фирме

3. если переговоры сложные, определить тактику их ведения, т.е. изучить данные на фирму и на представителей, кто будет участвовать в переговорах.

4. установить пределы ваших возможностей, выше или ниже которых переговоры для вас не имеют смысла

5. следует придерживаться правила – уступки на уступки

6. создание группы для переговоров, т.е. состав ее участников. Если участников много, то плохо, один – тоже плохо

7. переговоры ведутся на языке принимающей стороны, следовательно, нужен переводчик

Переговоры по телефону

Согласование коммерческих переговоров по телефону указывает на высшую степень доверия между партнерами. Необходимо установить четкий контроль за исполнением всех договоренностей по телефону. Если достигнута договоренность по телефону, то следует попросить партнера подтвердить ее письменно или по факсу.

Телефонные переговоры тоже следует планировать. Переговоры по телефону широко используются при заключении сделок на массовые стандартизированные товары, но затем сделка принимает письменную форму.

В преддоговорный период обычно составляется договор-соглашение. Составляется одной стороной и тщательно заверяется другой, и согласование этих условий ведется до тех пор, пока не будет достигнута договоренность по всем разногласиям.