VI. Делопроизводство и документационное обеспечение суп

Документационное обеспечение (ДО) - организация работы с документами, обращающимися в СУП. Основой ДО СУП является делопроизводство (ДП) - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в др. подразделения.

Основные функции по ДО:

1. Своевременная обработка поступающей и передаваемой документации.

2. Доведение документации до соответствующих работников СУП для исполнения.

3. Печатание документов по кадровым вопросам.

4. Регистрация, учет и хранение документов по персоналу.

5. Формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной О.

6. Копирование и размножение документов по кадр. вопросам.

7. Контроль за исполнением документов.

8. передача документации по вертикальным и горизонт. связям.

ДП по форме организации работ м.б.:

1. Централизованное - если оно осущ-ся в одном подразделении (канцелярия, общий отдел, секретариат).

2. Децентрализованное - если оно рассредоточено по различн. подразделениям.

3. Смешанное - если часть наиб. важных, общих для всей О работ осущ-ся в одном подразделении, а ост. часть - в др. подразделениях. В этом случае ответственность за ДП м.б. возложена на секретаря (секретаря-референта), референта руководителя кадр. службы, либо назначается ответств. лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов основываются на гос. стандартах унифицированных систем документации.

Осн. госстандарты в области ДП:

1. ГОСТ 16487-83 “ДП и архивное дело. Термины и определения”.

2. ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система орг.-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

В подсистеме УП, как и во всей СУО, ведутся следующие унифицированные системы документации:

1. Плановая документация (план. задания по кадр. вопросам, заявки на молод. специалистов, наряды, плановые расчеты по числ-ти П, по оплате труда)

2. Первичная учетная (по учету труда и заработной платы).

3. Отчетно-статистическая (по численности, по балансу раб. времени, по з/п, по пр-ти труда, по высвобождению работников).

4. По социальн. обеспечению (по пенсиям, пособиям, соц. страхованию, льготам).

5. Орг.-распорядительная документация (акты, письма, докладн. записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав).

Каждое подразделение службы УП самостоятельно разрабатывает, оформляет, исполняет документацию, к-рая соответствует его функциональному назначению.

Напр., ОК ведет:

- личные дела работников О (личный листок по учету кадров, анкета, автобиография, копии документов об образовании)

- личные карточки Т-2

- трудовые книжки

- трудовые договора (контракты)

- пенсионные дела.

Кроме того:

- проекты приказов по кадровым вопросам (личному составу)

- сведения о текучести кадров

- графики отпусков

- план по численности с разбивкой по подразделениям

- штатное расписание

- табель учета раб. времени работников

- предложения по формированию кадр. резерва

- планы и графики прохождения курсов переподготовки, аттестации

- заявки на молодых специалистов.

Не относятся к комм. тайне:

- численность работников

- состав их

- заработная плата

- условия труда

- наличие вакансий.

КАДРОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

Кадровое планирование (КП) - предоставление людям рабочих мест в нужный момент времени в необходимом кол-ве в соответствии с их способностями, склонностями и требованиями пр-ва. Рабочие места должны обеспечивать работающим оптимальное развитие своих способностей, повышение эффективности труда, создание достойных условий труда и его оплаты и обеспечения занятости.

КП осущ-ся как в интересах Организации (О), так и в интересах персонала. Для О - необходимо иметь персонал в нужном кол-ве, нужного профессионального и квалификационного состава, который бы обеспечивал решение производственных задач и достижение основн. целей О. Для персонала - важно иметь те раб. места, к-рые обеспечивают ему высокий заработок, возможности проф. и личностного развития. А одна из задач КП - учет интересов всех работников О.

КП призвано ответить на вопросы:

1. Ск. работников, какой квалификации, когда и где будут необходимы?

2. Как можно привлечь нужный и сократить излишний П без ущерба для О и для работников?

3. Как целесообразнее использовать имеющийся П в соответствии с его возможностями и способностями?

4. Как лучше обеспечить развитие П для выполнения работ, требующих более высокой квалификации?

5. Какие затраты потребуются для запланир. мероприятий по П?

Цели и задачи КП:

1. Формирование кадровой стратегии:

а) создание возможности должностного и профессионального продвижения работников

б) обеспечение развития кадров для выполнения работ новой квалификации и адаптации их знаний к изменяющимся условиям пр-ва

2. Определение кадровых целей:

а) определение конкретных целей О и каждого работника, вытекающих из кадровой стратегии

б) обеспечение максимального сближения целей О и целей работника

3. Постановка кадровых задач - обеспечение организации в нужное время, в конкретном месте, в нужном кол-ве и нужной квалификации персоналом, к-рый необходим для достижения целей О.

4. Выработка кадровых мероприятий:

а) разработка плана кадровых мероприятий для реализации конкретных целей и задач О и каждого отдельного работника

в) определение затрат за реализацию плана кадровых мероприятий.

Этапы кадрового планирования:

а) поиск целей;

б) анализ целей и определение уровня их первостепенности;

в) анализ и оценка возможности их реализации;

г) выбор конкретных целей;

д) реализация целей.

Оперативный план работы с персоналом (ОПРП)

ОПРП - комплекс взаимосвязанных кадровых мероприятий, направленных на реализацию конкретных целей организации и каждого работника и охватывающих планирование всех видов работ с персоналом в организации.

Для разработки ОПРП необходимо собрать сведения:

а) о постоянном составе персонала (ФИО, адрес, дата приема на работу, возраст)

б) о структуре персонала (квалификационная, половозрастная, профессиональная, национальная)

в) о текучести кадров

г) о всех потерях раб. времени

д) о продолжительности раб. дня

е) о ЗП работников (структура, размер etc)

ж) социальное обслуживание работников

* * *