УП_Г.Я.Горбовцов 2009

Практикум

•Щелкните на Настраиваемые, а затем на кнопке Выбрать. Появится диалоговое ок- но Настраиваемые отчеты, где перечислены все стандартные отчеты Project, а так- же отчеты, добавленные пользователем.

•В списке Отчеты щелкните на Задачи, а затем на кнопке Просмотр. В окне предва- рительного просмотра отобразится отчет Задачи.

•На панели инструментов предварительного просмотра щелкните на кнопке За-

крыть.

•В диалоговом окне Настраиваемые отчеты щелкните на кнопке Закрыть.

•Закройте диалоговое окно Отчеты.

Далее вы создадите наглядный отчет, чтобы оценить загрузку и доступность ре-

сурсов на протяжении всей жизнедеятельности проекта.

•В меню Отчет щелкните на команде Наглядные отчеты.

Для получения любого из отчетов Project экспортирует данные в Excel или Visio, а

затем генерирует графики, таблицы или диаграммы в одном из этих приложений.

141

Управление проектом

•Убедитесь, что в разделе Показать шаблоны отчетов, созданные в выделен флажок Microsoft Office Excel и что отображается вкладка Все.

•Щелкните на Отчете об оставшихся трудозатратах ресурсов, а затем щелкните на кнопке Просмотреть.

Данные о ресурсах будут экспортированы в Excel

На листе Диаграмма представлена столбчатая диаграмма, отображающая фактиче- ские и оставшиеся трудозатраты ресурсов. Можно также просмотреть сводную таблицу, на которой базируется диаграмма, представленную на листе Сводка по ресурсам.

•Закройте Excel без сохранения отчета.

•Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно Наглядные отчеты.

•Закройте план Новое предприятие.

Теперь, когда мы получили представление об основных элементах интерфейса

окна Project, можно приступить к созданию плана нового проекта.

142

Практикум

Подготовка к созданию нового проекта

Рассмотрим простой пример создания проекта, цель которого – выпуск рекламно- го буклета для выставки. Прежде всего необходимо четко представить себе, какие виды работ следует выполнить для достижения цели.

Создание рекламного буклета должно начинаться с разработки содержания и эс- кизов будущих иллюстраций. Затем пишется текст и создаются сами иллюстрации, после чего текст отправляется на литературное редактирование. Далее к работе подключается верстальщик, который готовит макет буклета; одновременно художник разрабатывает макет обложки. На следующем этапе макет и обложка подвергаются корректуре, после окончания которой выполняется цветоделение. Проект должен завершаться сдачей маке- та в типографию. Для упрощения в описание задач не включены работы, связанные с внесением редакторской правки и корректуры.

Для каждого вида перечисленных работ необходимо указать предполагаемую продолжительность. Описание видов работ и их предполагаемой длительности может выглядеть следующим образом.

Рис. 2

Далее следует определить, какие ресурсы и в каком количестве будут использо- ваться при выполнении различных работ, а также их стоимость.

Разработкой содержания должны заниматься менеджер и писатель, разработкой эскизов иллюстраций – менеджер и художник, созданием иллюстраций и макета облож- ки – художник, написанием текста буклета – писатель, литературным редактированием – редактор, корректурой – корректор, версткой и цветоделением – верстальщик, сдачей в типографию – менеджер.

Для выполнения указанных видов работ потребуются четыре персональных ком- пьютера: для писателя, художника, верстальщика и менеджера. Работа писателя оплачи- вается единовременно после ее выполнения. У остальных специалистов оплата труда по- временная.

Рис. 3

143

Управление проектом

Урок 2. Создание нового проекта

•Создайте новый проект – .

• Выберите команды меню Проект → Сведения о проекте. Появится диалоговое ок-

но Сведения о проекте. Например:

Рис. 4. Сведения о проекте

Как уже указывалось ранее, MS Project позволяет создавать проект от начальной или конечной даты. Одна из этих возможностей может быть выбрана в открывающемся списке Планирование от. По умолчанию здесь установлено даты начала проекта, а под этим списком в центре диалога выводится надпись Все задачи начинаются как можно раньше.

•Нажмите кнопку у правой границы поля открывающегося списка Дата начала.

Вокне диалога появится календарь текущего месяца.

•Выберите на календаре дату 3 октября 2008 года.

•В поле открывающегося списка Начальная дата отобразится выбранная дата.

•Сделайте такой же и текущую дату:

Воткрывающемся списке Календарь можно выбрать один из типов предлагаемых программой календарей: Стандартный (Календарь проекта), Суточный, Ночная смена.

•Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Сведения о проекте. Установки, сделан- ные в нем, будут использоваться для созданного проекта.

MS Project создает график выполнения работ на основе встроенного календаря. По умолчанию – это базовый календарь Стандартный (Календарь проекта), параметры кото- рого можно легко изменять. Кроме того, вы можете создать новые, индивидуальные ка- лендари для каждого работника (ресурса) или группы ресурсов. Например, одна бригада может работать без выходных дней на сдельной оплате труда, а другая – на повременной оплате со всеми выходными днями. Для каждой из них может быть создан индивидуаль-

144

Практикум

ный календарь, на основании которого будет планироваться выполнение работ. В сле- дующем уроке мы покажем, как изменить параметры действующего и создать новый ба- зовый календарь.

Урок 3. Настройка базового календаря

Прежде чем мы начнем вводить в проект исходную информацию, следует сделать некоторыеизмененияв базовомкалендаре, которыйMS Project используетпоумолчанию.

•Выберите команду меню Сервис • Параметры. На экранепоявится диалог Параметры.

•Щелкните мышью наярлычке Календарь, чтобы перейти нанужнуювкладку(Рис. 7). В нашем проекте рабочая неделя должна начинаться с понедельника. Финансовый год должен начинаться с января. Рабочий день должен начинаться в 9:00 и заканчиваться

в18:00. Убедитесь, что в поле со счетчиком Часов в дне установлено 8, а в поле Часов в неде- ле установлено 40.

•Нажмите кнопку По умолчанию. Это позволит использовать установленные пара- метры календаря в текущем и во всех вновь создаваемых проектах.

•Закройте диалог Параметры нажатием кнопки ОК.

Рис. 7. Вкладка Календарь диалога Параметры

Теперь мы должны указать программе нерабочие, праздничные и сокращенные предпраздничные дни, чтобы график выполнения работ автоматически создавался с уче- том таких дней.

• Выберите команду меню Сервис • Изменить рабочее время. На экране появится диа-

лог Изменение рабочего времени (Рис. 8).

145

Управление проектом

Рис. 8. Диалог Изменение рабочего времени

•Щелкните на стрелке в конце поля Для календаря

Появится список, содержащий три базовых календаря, включенных в Project.

•24 часа – круглосуточная работа (без нерабочих периодов)

•Ночная смена – охватывает ночные часыс11 вечерадо8 утра, с часовым перерывом.

•Стандартный – обычный рабочий график: с понедельника по пятницу, с часовым перерывом.

Для решения поставленной задачи можно было бы отредактировать указанный в открывающемся списке Для календаря стандартный календарь проекта. Но мы поступим несколько иначе, создав новый календарь.

•Нажмите кнопку Создать новый календарь в диалоге Изменение рабочего времени. На экране появится диалог Создание базового календаря (Рис. 9).

Рис. 9. Диалог Создание базового календаря

• Установите переключатель Создать новый базовый календарь. В поле ввода Название

появится название нового календаря Календарь 1.

146

Практикум

•Закройте диалог Создание базового календаря с помощью кнопки ОК. Произойдет возврат к диалогу Изменение рабочего времени, в поле открывающегося списка Для календаря которого отобразится название нового календаря: Календарь 1.

Вновом календаре отметим 4 ноября 2008 года как нерабочий день.

•На вкладке Исключения щелкните в первой строке столбца Название и введите День народного единства.

•Щелкните в поле Начало и введите 04.11.2008.

•Щелкните в поле Окончание, введите 04.11.2008 и нажмите клавишу Enter.

•Нажмите ОК.

•Нажмите кнопку ОК в диалоге Изменение рабочего времени. Диалог закроется. Уста- новленные параметры будут запомнены.

Рис. 10. Диалог Изменение рабочего времени с измененным календарем

Совет: Чтобы изменить рабочую неделю по умолчанию, откройте вкладку Рабо-

чие недели и нажмите кнопку Подробности. В диалоговом окне Подробности для вы-

берите дни недели, которые требуется изменить во всем календарном плане, а затем вы- берите один из следующих вариантов:

•Использовать для этих дней значения рабочего времени по умолчанию Выбе-

рите дни, для которых должно использоваться рабочее время по умолчанию.

•Задать нерабочие дни Выберите дни, на которые не может планироваться ника- кая работа. Это изменение будет отражено во всех месяцах календаря.

•Задать дни для использования этих рабочих часов Чтобы установить рабочее время для выбранных в календарном плане дней, введите время начала работы в поле От, а время ее окончания — в поле До.

Как вы помните, при создании нового проекта в диалоге Сведения о проекте для Проскт1 мы не изменяли установленный по умолчанию календарь Стандартный. Теперь

147

Управление проектом

же, когда у нас есть новый календарь, следует подключить его к нашему проекту для то- го, чтобы MS Project составлял график работ, основываясь на нем.

•Выберите команду меню Проект • Сведения о проекте. На экране появится уже зна-

комый вам диалог Сведения о проекте для Проскт1.

•В открывающемся списке Календарь выберите созданный нами Календарь 1.

•Закройте диалог нажав кнопку ОК. Созданный календарь будет подключен к про-

екту.

Теперь следует выделить на панели диаграммы выходной день 4 ноября, чтобы отображать его как нерабочий. Для этого выполните следующие шаги.

•Щелкните правой кнопкой мыши на панели диаграммы Ганта . На экране появит- ся контекстное меню.

•Выберите команду контекстного меню Нерабочее время. На экране появится диалог

Шкала времени с открытой вкладкой Нерабочее время.

•В открывающемся списке Календарь выберите Календарь1 (календарь проекта).

•Перейдите на вкладку Нижний уровень и в открывающемся списке Надписи выбери-

те

• Закройте диалог Шкала времени, нажав кнопку ОК. На панели диаграммы серой вертикальной полосой отобразится праздничный день 4 ноября.

Рис. 11.

Прежде чем продолжать создание проекта, его следует сохранить.

•Нажмите кнопку на панели инструментов Стандартная.

•В открывающемся списке Сохранить в выберите сначала диск, а затем папку, в ко- торой будет сохранен проект.

148

Практикум

•В поле ввода Имя файла введите Мой проект3 – такое имя мы дадим файлу нашего проекта.

•Закройте диалог Сохранение файла с помощью кнопки Сохранить.

Итак, мы выполнили все подготовительные операции по созданию нового проекта

инастройке базового календаря.

ВMS Project есть несколько настроек, определяющих поведение программы при ра- боте пользователя с календарным планом. Эти параметры можно изменить на вкладке Планирование в диалоговом окне Параметры меню Сервис. Установим следующие настройки:

Рис. 12. Вкладка Планирование диалогового окна Параметры

Замечание: Отключите Автоматическое связывание вставленных или перемещенных

задач

На вкладке Вид определите параметры валюты для нашего проекта:

На вкладке Общие определите формат стандартной и сверхурочной ставок

Чтобы при планировании MS Project подсказывал Вам о возможных ошибках и способах ускорить ввод данных, стоит включить режим подсказки (вкладка Общие), а на ней в разделе Мастер планирования нужно установить все флажки.

Закройте диалог.

149

Управление проектом

Урок 4. Ввод работ

Ввод работ лучше всего осуществлять в представлении Диаграмма Ганта.

•Щелкните мышью на ячейке первой строки поля Название задачи таблицы. Ячейка будет выделена рамкой.

•Введите с клавиатуры название первой работы – Разработка содержания.

Как только вы начнете ввод, будет активизирована строка ввода, в которой отобра- зится вводимая в ячейку информация. В левой части этой панели появятся две кнопки.

Левая используется для отказа от введенной информации, а правая для завершения ввода информации. Далее мы также будем использовать слово «зафиксировать» для обо- значения окончания ввода информации в ячейки таблицы.

• Нажмите клавишу [стрелка вправо] чтобы закончить ввод текста и переместить прямоугольник выделения в поле Длительность. В этом поле отобразится продолжитель- ность работы, равная 1 дню , устанавливаемая MS Project по умолчанию для каждого вида работ.

Как только любая ячейка в поле Длительность выделяется, в ней появляется счет- чик , с помощью которого можно изменить продолжительность работы.

•Используя кнопку счетчика, установите длительность введенной работы 5 дней Обратите внимание, что эта длительность отобразится в строке ввода.

•Нажмите кнопку в строке ввода, чтобы зафиксировать введенную длительность. Теперь увеличим ширину левой панели диаграммы Ганта, переместив ее правую

границу, чтобы видеть соседние поля.

•Установите указатель мыши на вертикальной полосе, разделяющей панели табли-

цы. Указатель примет форму .

•Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.

•Переместите указатель мыши вправо так, чтобы видимая часть таблицы увеличи- лась примерно вдвое.

•Отпустите левую кнопку мыши. Ширина таблицы увеличится.

Справа от поля Длительность вы теперь видите два поля – Начало и Окончание, в

которых отображаются даты начала и окончания указанного нами вида работ (Рис. 13). {Изменить формат даты можно с помощью Сервис, Параметры, Вид, Формат даты}.

Рис. 13. Таблица диаграммы Ганта с датами начала и окончания задачи

Как видите, на основании введенной продолжительности работы Разработка со- держания – 5 дней – MS Project может вычислить календарную дату окончания этого вида работ и при этом учел два выходных дня – 4 и 5 октября 2008 года.

На панели диаграммы в правой части рабочего окна появилась синяя горизон- тальная полоска диаграммы с общей длиной 7 календарных дней (5 рабочих + 2 вы- ходных).

150