Редактирование структуры таблицы

Добавление и удаление полей

Для добавления поля в таблицу выделите ту строку, перед которой должна быть вставлена новая строка, щелкнув мышью по маркеру строки (у левого края). Войдите в меню Правка, выберите команду Вставить строку или нажмите клавишу Insert. Над выделенной строкой появится пустая строка.

Для удаления поля или нескольких из таблицы выделите соответствующую строку или несколько строк (удерживая клавишу Shift можно выделить несколько строк, а удерживая нажатой клавишу Ctrl - и не соседние строки). Затем войдите в меню Правка и выберите команду Удалить строку или нажмите Del. Выделенные поля будут удалены из таблицы.

При удалении поля происходит автоматическое удаление находящихся в нем данных. ACCESS предупреждает вас об этом. Вы можете отменить операцию удаления.

Если вы удалили строку по ошибке, ее можно восстановить следующим образом:

• войдите в меню Правка и выберите команду Отменить удаление (сразу после соответствующего удаления);

• закройте окно конструирования таблицы. При появлении запроса о сохранении ответьте НЕТ. В этом случае будут проигнорированы все другие изменения.

Определение ключа

Первичный ключ может быть определен только при работе над структурой таблицы. Выделите поле, которое должно стать первичным ключом. Войдите в меню Правка и выберите команду Ключевое поле или щелкните по соответствующему инструменту на панели инструментов (кнопка с изображением ключа).

Маркер соответствующего поля будет помечен изображением ключа, и таблица будет соответственно проиндексирована.

Для определения ключа можно выделить несколько полей одновременно.

Добавление записей данных в новую таблицу

Находясь в окне базы данных, выделите нужную таблицу и нажмите кнопку Открыть. На экране появится выбранная таблица в виде листа данных. Она состоит из пустых столбцов. Имена полей образуют заголовки столбцов. В эти столбцы введите данные.

Вы можете перейти от листа данных к окну конструирования таблиц и обратно. Выбрав команду Конструктор таблицы, вы попадете в окно конструирования, а выбрав команду Таблица - к представлению таблицы в виде листа данных.

Альтернативный вариант для перехода - использование инструментов панели Конструктор и Режим таблицы.

Поиск и замена записей

Поиск данных

Войдите в меню Правка и выберите команду Найти или нажмите кнопку с изображением бинокля. На экране появится диалоговое окно.

В поле Образец укажите последовательность знаков для поиска. Для расширения возможностей поиска можно использовать символ шаблона (* или ?).

В раскрывшемся списке Совпадение выберите метод:

0. С любой частью поля : программа ищет любое вхождение указанной последовательности знаков в поле данных. Если вы ищете “стол”, то найдете как “столб”, так и “престол”. “Остолбенеть”.

1. Поля целиком: программа сообщает о вхождении указанной последовательности знаков только в том случае, когда она совпадает с содержимым всего поля.

2. С начала поля: программа сообщает о вхождении указанной последовательности знаков только в том случае, когда она находится в начале поля.

В диалоговом окне Просмотр можно выбрать :

0. Все поля: исследуется вся таблица (все поля всех записей). Поиск может быть продолжительным.

В группе Направление поиска выберите нужный переключатель:

0. Вверх: поиск происходит от текущей записи до первой.

1. Вниз: поиск происходит от текущей записи до последней.

2. Все: исследуется вся таблица (все поля всех записей). Поиск может быть продолжительным.

Можно использовать флажок С учетом регистра символов. В этом случае программа будет различать строчные и прописные буквы.

Нажмите кнопку Первое вхождение. После того как будет найдена нужная запись, для продолжения поиска нажмите кнопку Поиск далее. Чтобы прекратить поиск, нажмите кнопку Закрыть.

Замена данных

Для замены данных войдите в меню Правка и выберите команду Заменить. На экране появится диалоговое окно.

В области Образец укажите образец заменяемого текста. Для расширения возможностей поиска можно использовать символы шаблона (* или ?). В поле Заменить на укажите текст замены. Если вы хотите сравнивать образец с содержимым всего поля, установите соответствующий флажок. Прочие параметры совпадают с параметрами окна Поиск.

Кнопка Поиск далее задает поиск следующего вхождения без замены найденного вхождения. Кнопка Заменить производит замену и ищет следующее появление соответствующей последовательности знаков.

Кнопка Заменить все производит автоматическую замену во всех случаях, не требуя предварительного подтверждения. Нажмите на кнопку Закрыть для завершения замены.