МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЛЕСОТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра информационных технологий и моделирования

О.А. Карасева

Базы данных

Методические указания

по выполнению вводного лабораторно-практического цикла в СУБД Access

для студентов очного отделения

специальности 351400 -Прикладная информатика

ЕКАТЕРИНБУРГ

2003

Введение

Данные методические указания предназначены для приобретения основных навыков работы с системой управления базами данных (СУБД) Microsoft ACCESS.

Основные понятия

Microsoft ACCESS является реляционной системой управления базами данных.

Запросы и выборки. Работа с базой данных предполагает сортировку данных и их выбор по определенному критерию. Эти операции выполняются по запросу. Результат запроса называется выборкой. Данные в выборке являются динамическими: они всегда соответствуют текущему состоянию таблицы.

Отчеты и элементы управления. При запросе отобранные данные представляются в виде таблицы. Для более наглядной формы представления информации существуют отчеты. Отчет может содержать простую информацию и сложные вычисления, а также данные могут отображаться в виде диаграмм и графиков. В качестве элементов управления можно использовать поля данных, результаты вычислений, поясняющий текст, диаграммы или графики.

Формы данных. В ACCESS имеется две возможности ввода и редактирования информации: непосредственно в таблицах данных или с помощью специально разработанных форм. Наглядность представления форм облегчает работу с данными.

Макросы, модули и объекты. При помощи макросов можно автоматизировать отдельные действия, не погружаясь в программирование. Запись макросов происходит по принципу магнитофона: отдельные действия, необходимые для определенной операции, записываются в нужной последовательности, а затем воспроизводятся любое количество раз простым нажатием кнопки. Например, для перехода к форме при открытии базы данных можно использовать специальный макрос. Тогда при открытии соответствующей базы данных на экране будет появляться форма. Макросы могут не вполне удовлетворять вашим требованиям. В этом случае можно воспользоваться языком программирования VBA. Процедуры, написанные на VBA, записываются в модули. Все элементы, которые вы формируете, являются объектами для ACCESS.

Мастера. Мастера выполняют нужные действия. Работа с ними проста, надежна и эффективна.

Конструкторы. Это инструмент, который облегчает выполнение некоторого задания. Крайне полезным является Конструктор выражений - он позволяет быстро сформировать нужное выражение. С помощью конструктора запросов легко формируются запросы.

Вся работа с базами данных основывается на работе с таблицами. На основе данных, хранящихся в таблицах, строятся формы, запросы и отчеты.

Создание базы данных

После запуска ACCESS на экране появится окно приложения, предоставляющее возможность создания новой базы данных или открытие уже существующей. Можно изменить папку и диск, в которые будет записана новая база данных, воспользовавшись списком папок и дисков. Закончив определение пути и имени базы данных, щелкните по кнопке ОК.

Работа с таблицами

Для создания таблицы нажмите на кнопку Создать в окне базы данных или раскройте меню Файл и выберите команду Новый объект, а в раскрывшемся подменю выберите команду Таблица.

На экране появится диалоговое окно Создание таблицы. Теперь необходимо определить, как создавать таблицу: с помощью мастера форм или самостоятельно. Если вы не знакомы с ACCESS, рекомендуем воспользоваться Мастером таблиц. Если вы хотите создать совершенно особенную, не похожую на имеющиеся образцы таблицу, и хорошо знаете, что вам нужно для этого сделать, лучше взяться за дело самостоятельно.