Сортировка и группировка данных в отчете

Для определения группировки или сортировки данных войдите в меню Вид в режиме конструирования отчета и выберите команду Сортировка и Группировка.

В столбце Поле/Выражение появившегося окна задайте имя поля или введите выражение. Поле или выражение в первой строке задает первый уровень группировки или сортировки. Вторая строка задает второй уровень и т.д. Для изменения последовательности сортировки нужно перетащить строку в соответствующее место.

Создание почтовых наклеек

Создание отчета почтовых наклеек полезно, когда следует отправлять по почте извещения клиентам. Такой отчет легко создать с помощью Мастера наклеек:

1. Нажмите кнопку Создатьв окнеОтчетыи выберите пунктПочтовые Наклейки.

2. Выберите таблицу Клиенты и заказыв качестве основы для данного отчета. В следующих диалоговых окнах мастер предложит вам размер наклейки, шрифт и цвет надписей.

3. Нажимайте кнопку Далеедо тех пор, пока не появится окно со списком доступных полей и панельюПрототип наклейки, в котором будет создана наклейка.

4. Выбирайте по очереди поля из списка и нажимайте кнопку со стрелкой вправо. Не забывайте о пробелах и новых строках по мере необходимости.

5. В следующем диалоговом окне мастер предложит вам выбрать тип сортировки путем указания одного из полей. Выберите индекс и нажмите кнопку далее.

6. В последнем диалоговом окне введите имя отчета : «Наклейки – клиенты» и нажмите кнопку Готово.

Задание к лабораторной работе 6

Прежде чем приступить к формированию отчета, необходимо пополнить таблицу Клиенты и заказы достаточным количеством записей данных. Для каждой модели придумайте еще двух-трех клиентов с новыми номерами заказа, полным и уникальным адресом и правильной датой заказа.

1. Разработайте отчет, отражающий текущее положение дел с заказами. Для этого:

• Откройте вкладку Отчет и выполните команду Создать.

• Из списка всех доступных таблиц выберите таблицу Клиенты и заказы.

• Выберите форму отчета с группировкой данных.

• Для отчета выберите поля:

Код модели;

Фамилия;

Дата заказа

• Укажите, что группировка должна производиться по Коду модели, Фамилии.

• Определите стиль оформления данных и ориентацию страницы отчета.

• В качестве имени отчета введите “Обзор заказов”.

• Просмотрите готовый отчет.

• Сохраните отчет на диске.

2. Создайте отчет, содержащий сведения о всех купленных на данный момент времени моделях автомобилей. В отчете должны участвовать данные из таблиц Модели автомобилей и Клиенты: Код модели, Заводская цена, Транспортные издержки, Предпродажная подготовка, Номер заказа, Город. В отчете должны содержаться итоговые данные: Общая стоимость продаж по каждой модели автомобиля и Общая стоимость всех продаж. Чтобы получить эти результаты, воспользуйтесь функцией SUM (Заводская цена + Транспортные издержки + Предпродажная подготовка).

• Отчет можно сформировать с помощью мастера отчетов и затем отредактировать в режиме конструктора или сразу воспользоваться режимом конструктора.

• Чтобы получить Общую стоимость продаж по каждой модели автомобиля, расположите формулу в заголовке группы Код модели.

• Чтобы получить Общую стоимость всех продаж, расположите формулу в заголовке отчета.

3. Создайте отчет по продажам, содержащий общую стоимость продаж с группировкой по городам.

4. Создайте отчет по продажам, содержащий количество заказов по каждому виду моделей с группировкой по городам.

5. Создайте отчет по продажам, содержащий среднюю стоимость автомобиля по всем продажам.

6. Создайте отчет, отличный от перечисленных выше, на свое усмотрение.

7. Убедитесь в том, что вы освоили навыки формирования отчетов с использованием группировки и различных функций в режиме конструктора. Если нет, повторите упражнения по теме.

8. Для пользователей может быть полезен отчет почтовых наклеек, который печатает только наклейки для клиентов, которых требуется уведомить о поступлении в продажу конкретной модели автомобиля. Такой отчет следует создать так:

• Сформируйте запрос, который извлекает записи с интересующей моделью автомобиля и содержит информацию о клиентах.

• Создайте отчет почтовых наклеек, взяв в качестве источника данных запрос, полученный на предыдущем шаге.