Мастер таблиц
Мастер таблиц имеет две категории таблиц-образцов: для делового применения и для личного применения. Вы можете выбрать одну из категорий, нажав соответствующий переключатель в нижней части диалогового окна.
Каждый из образцов содержит большое количество самых разнообразных полей, некоторые из которых могут пригодиться для вашей таблицы.
Из списка имеющихся полей следует выбрать те, которые вы хотите использовать для своей таблицы, и добавить их в список Поля новой таблицы. Для этой цели предназначены четыре кнопки:
> выделенное в настоящий момент поле становится следующим полем в проектируемой таблице;
>> все поля выбранной за образец таблицы переносятся в проектируемую за один раз;
< убирает выделенное поле из правого списка полей проектируемой таблицы;
<< отменяет выбор всех полей.
Вы можете поместить в проектируемую таблицу поля из нескольких таблиц-образцов.
Закончив составление списка полей, нажмите кнопку Далее. Мастер таблиц запросит имя для новой таблицы. Задайте имя.
Определите имя первичного ключа, который должен присутствовать в каждой таблице и нажмите кнопку Далее. Мастер готов завершить формирование новой таблицы.
Теперь предстоит выбрать, что вы хотите делать дальше:
изменить структуру новой таблицы (добавить, удалить или переименовать поля, изменить их последовательность);
приступить к непосредственному вводу данных в готовую таблицу;
создать специальную форму для ввода, которая позволит осуществить удобный ввод данных. Если вы хотите при этом воспользоваться на следующих этапах подсказкой, установите соответствующий флажок в нижней части диалогового окна.
Нажмите на кнопку Готово. Мастер сформирует таблицу, и вы сможете приступить к вводу данных.
Самостоятельное формирование таблицы
В окне базы данных откройте панель Таблица и нажмите кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Создание таблицы. Нажмите кнопку Конструктор. На экране появится пустое окно конструирования таблицы. Структура этого окна приведена на рис.1.
Задание имени поля. В столбце Поле указываются имена соответствующих полей (не более 64 знаков). В имени поля допустимы все специальные знаки, кроме точки, восклицательного знака, угловых скобок.
Определение типа данных. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка столбца Тип данных.
Определение дополнительных свойств полей. Указание свойств производится в нижней части окна конструирования таблицы.
Вы можете определить следующие свойства полей:
размер поля: определяется максимальная длина текстового поля в знаках или тип данных числового поля;
формат: определяется формат отображения данных;
десятичные разряды: число разрядов справа от десятичного разделителя;
входной формат: определяется образец для всех данных, которые вводятся в это поле, позволяет контролировать правильность данных при вводе;
подпись поля: определяется обозначение для поля, которое должно быть распечатано в форме и отчете (по умолчанию за основу будет взято имя поля);
значение по умолчанию: определяется значение по умолчанию, которое автоматически вводится в поле при формировании новой записи;
условие на значение: определяется выражение, которое устанавливает ограничение значения при вводе данных, позволяет контролировать правильность данных при вводе;
сообщение об ошибке: определяется сообщение об ошибке, появляющееся при нарушении условия, определенного в условии на значение;
обязательное поле: определяется, обязательно ли вводить данные в соответствующее поле или оно может остаться пустым;
индексированное поле: определяется, надо ли индексировать поле для ускорения операции поиска и сортировки. Индекс ускоряет поиск и сортировку данных, однако обновление данных при внесении изменений замедляется.
Рис. 1. Окно конструктора таблиц