2.1. Оценка организации системного планирования учета и анализа логистических издержек в аптеке “Бальзам”
Общество с ограниченной ответственностью ООО "Бальзам" учреждено в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, ФЗ РФ от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», на основании решения учредителей.
ООО "Бальзам" является коммерческой организацией, имеет организационно-правовую форму в виде Общества с ограниченной ответственностью.
Основной деятельностью предприятия является торговля фармацевтической продукцией – аптечная деятельность.
ООО "Бальзам"самостоятельно устанавливает цены на товары, организует обеспечение необходимыми товарами и реализует их, согласно заключенным договорам с предприятиями, торгующими алкогольной продукцией.
В подчинении руководителя находится весь персонал. Заместитель руководителя осуществляет контроль за всей торговой деятельностью ООО "Бальзам" (рисунок 2.1).
Кладовщики,
водители, уборщица,
грузчики. Заведующий аптечным
складом
Директор
ООО Зам.
директора по торговой деятельности Бухгалтерия
Рис. 2.1. Структура управления персоналом ООО "Бальзам"
Штатное расписание предприятия: Директор, Зам. Директора по основной деятельности, бухгалтер, заведующий складом, заведующий аптекой, четыре кладовщика, два розничных продавца-провизора, два грузчика, два водителя, уборщица.
Функциональные обязанности главного товароведа исполняет заведующий складом.
В данной аптечной организации есть четкое распределение служебных обязанностей между работниками, утвержденное руководителем, необходимое для правильной работы предприятия и повышения ответственности работников за выполнением своих обязанностей.
Организационная структура ООО "Бальзам" представляет собой пример функциональной организационной структуры. Для неё характерно создание структурных подразделений, каждое из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности.
Конкретные характеристики и черты деятельности того или иного подразделения соответствуют наиболее важным направлениям деятельности всей организации.
К преимуществам функциональной структуры организации обычно относят: стимулирование деловой и профессиональной специализации, уменьшение дублирования усилий и потребления материальных ресурсов в функциональных областях, улучшение координации в функциональных областях.
Особенности организации логистических процессов на предприятии является полная завершенность логических операции.
В ООО "Бальзам" выполняется множество логистических функции, но подробнее стоит рассмотреть наиболее интересную, с точки зрения проблематики, функцию планирования закупок и прогнозирования на основе данных о спросе товаров за конкретный период времени.
Для эффективного функционирования закупочной логистики необходимо иметь информацию о том, какие именно материальные ресурсы необходимы для наиболее эффективного функционирования системы.
Наиболее наглядно эффективность функционирования компании и ее логистической деятельности показывают логистические затраты, в которые входят такие показатели, как размещением заказов на закупку продукции, складирование поступающей продукции, промежуточное хранение, а также затраты на персонал, оборудование, помещение, складские запасы, на передачу данных о заказах, запасах и поставках. Существует много всевозможных видов классификации логистических затрат на предприятии. Многое зависит от вида деятельности и отрасли, в которой функционирует компания. Наиболее подробная и подходящая классификация логистических затрат для данного предприятия приведена на рисунке 2.2.
Рис. 2.2. Обобщенная классификация логистических издержек ООО "Бальзам"
Типичный процесс в системе управления запасов при переменном сбыте приведен на рисунке 2.3, где увеличение объема запаса продукции происходит за счет его поставки, а снижение - за счет сбыта.
Рис. 2.3. Изменение объема запаса товара в ООО "Бальзам" во времени
Можно отметить большой размах объема, а также случайный характер его изменения. В организации такого типа случайный характер изменения спроса довольно распространен и создает трудности во всей логистической системе ООО "Бальзам" и уменьшает уровень надежности цепи поставок в целом. Данный фактор негативно сказывается на точности прогнозирования из-за случайных колебаний спроса, но если рассматривать данные за продолжительный отрезок времени и с учетом сезонности, то вероятность точности и надежности прогнозирования продаж возрастает в несколько раз.
Рисунок 2.3 показывает неэффективное функционирование логистической системы ООО "Бальзам", о чем свидетельствуют резкие перепады в зависимости времени и объема запаса и для более оптимального функционирования необходимо сглаживание и поддержание запаса на допустимом уровне до возникновения дефицита продукции и, как следствие, упущенной выгоды.
Одной из важнейших проблем, возникающих при управлении запасами и закупками в ООО "Бальзам", является необходимость формирования соответствующего ассортимента при ограниченном бюджете, прежде всего обеспечивающего ООО "Бальзам" максимальное получение прибыли. Данная проблема актуальна особенно сейчас, когда активность ООО "Бальзам" идет на спад из-за нестабильной экономической обстановки. Важнейшим фактором для решения данной проблемы является наличие информации о спросе на ту или иную продукцию. Однако заранее точный объем спроса практически всегда неизвестен. Поэтому экономические результаты торговой деятельности имеют стохастический, случайный характер, негативным образом влияющий на текущую и перспективную деятельность компании.
Таким образом, основная сложность оптимального управления запасами и закупками ООО "Бальзам" заключается в том, что априорно неизвестным фактором является объем спроса в будущем периоде времени для подавляющего большинства продукции. Неоднозначность объема заказа, случайность процесса сбыта во времени приводят к дополнительным нагрузкам на систему управления запасами, а также к возникновению дополнительных издержек. При возникновении дополнительных нагрузок на систему управления запасами существует большая вероятность дефицита продукции из-за того что система перестает справляться с колебаниями спроса. Зависимость между вероятностью дефицита и объемом запасов представлена на рисунке 2.4.
Издержки дефицита необходимых товаров в момент поступления запроса от потребителя точно оценить весьма затруднительно. Эти потери возникают из-за вероятного «ухода» покупателя к другому продавцу и иногда называются потерей потребительских предпочтений. Таким образом, издержки потерей потребительского предпочтения, в основном, определяются потерей интереса и предпочтений потребителей, которые обусловливают потерю доходов не только от продажи отсутствующей в момент заказа продукции, но и от продажи в будущем других товаров. В этом случае потребитель временно или постоянно будет вести дела с другой компанией, или он разочарует других возможных потребителей, сообщив им о неудовлетворительном обслуживании.
Рис. 2.4. Зависимость между вероятностью дефицита и объемом запасов
Суммарные издержки в системе управления запасами ООО "Бальзам" зависят от множества факторов, но всегда существует некоторый объем хранимых запасов, при котором эти суммарные издержки минимальны. Поиск такого оптимального значения запасов является основной задачей управления запасами в ООО "Бальзам". Зависимость суммарных издержек от объема запасов приведена на рисунке 2.5.
Данная зависимость показывает необходимость непрерывного отслеживания объема запасов для достижения наиболее приемлемых суммарных издержек.
Так же в ООО "Бальзам" существует проблема организационного характера. Проблема заключается в том, что заявку на заказ составляет руководитель, а аптека лишь обрабатывает эту заявку и отправляет на склад. То есть все функции по расчету оптимальной партии заказа ложатся на плечи руководителя, несмотря на то, что на него возлагается множество других важных функции и в итоге получается перегрузка функции и, как правило, руководитель не анализируют спрос, страховой запас и другие необходимые факторы для эффективного товародвижения.
Рис. 2.5. Зависимость суммарных издержек от объема запасов
Еще одна немаловажная проблема кроется в колебании спроса и быстроте реагирования на изменения этих колебаний.
Колебания спроса могут быть значительны, что является очень опасным явлением для всей системы ООО "Бальзам" в целом, так как такие значительные колебания запускают цепную реакцию в системе, а именно, не обеспечился сбыт нужного количества продукции, следовательно, появились лишние затраты на хранение, снижение товарооборота что, в свою очередь, приводит к снижению общего уровня эффективности системы логистики ООО "Бальзам".
Кроме всего вышесказанного нужно отметить, что в ООО "Бальзам" нормативно-правовового регулирования планирования логистической деятельности, в правильном его понимании, как такового нет. Организацией планирования товарооборотом занимается бухгалтер предприятия.
Долгосрочное планирование в организации в настоящее время не ведется. Контроль за текущей деятельностью предприятия ведет непосредственно руководитель.
Плановые бизнес-процессы в ООО "Бальзам" являются вспомогательными или обслуживающими. Их задача - помочь функциям продаж, логистики, снабжения, генерировать максимум прибыли, рационально используя оборотные и основные средства предприятия, то есть облегчить процесс зарабатывания денег. Помощь заключается в оценке влияния на прибыль тех или иных управленческих решений, обеспечении оптимального объема финансирования операционной деятельности по приемлемой стоимости, контроле величины затрат и оборотных средств.
Эффективность процесса логистической деятельности определяется эффективностью работы предприятия в целом. Поэтому, в первую очередь, предприятию нужно проработать организационные вопросы построения системы логистического планирования на предприятии.
Отсутствие должной документации по системе показателей планирования создает определенные проблемы:
- излишний документооборот различных распорядительных документов, запросов информации;
- размытость ответственности за своевременное выполнение плановых процедур;
- сложные взаимодействия и многочисленные итерации по согласованию, стыковке планов между собой;
- в процесс финансового планирования, который, по сути, представляет собой в идеале процесс регулярный, трудно оперативно вникнуть новому специалисту без затраты соответствующего времени по его обучению.
Приоритетность того или иного направления планирования во многом зависит от фазы развития организации. Поэтому представляется необходимым определить основные из них при оценке эффективности в зависимости от той фазы развития, в которой в данный момент времени находится компания (таблица 2.1).
Таблица 2.1.