Практикум 2009

установленное в поле Тип, не может быть изменено даже для договоров в состоянии оформляемый.

Внутренний №, от - внутренний номер договора и дата ого заключения. Вводится с клавиатуры. Поддерживается системой. Используется для ведения внутренней нумерации договоров предприятия. При установлении значения да для параметра настройки Контроль уникальности номеров договоров, номер до-

говора контролируется системой на неповторяемость.

На период с, по - период действия договора, который можно установить по кнопке , обозначающей календарь.

на сумму - общая сумма по договору (может рассчитываться по спецификации) и валюта, в которой она указана. Денежная единица выбирается по F3, если тип договора отличен от НДЕ.

налоги — данное поле предназначено для указания налогов, предусмотренных для данного договора.

Поле Предмет договора является информационным, необязательно для заполнения, необходимые данные формируются вручную.

В поле Ответственный можно установить ФИО лица, ответственного за ведение данного договора. Поле может быть использовано при формировании договоров вида НИОКР. Это же касается и следующего за ним поля Курирующее подразделе-

ние.

Влевой части окна расположены кнопки [Контрагент 1] и [Контрагент 2], предназначенные для просмотра и редактирования реквизитов контрагентов. Окно с реквизитами контрагента состоит из четырех панелей.

Вверхней панели окна =Просмотр реквизитов контрагента

=отображаются банковские реквизиты, почтовый адрес и иные информационно-справочные данные о контрагенте по данному договору.

Впанели «Исполнитель/получатель» указываются поля, которые предназначены для ввода информации об исполнителе/получателе.

30

В панели «Плательщик (получатель платежей) за контрагента» данные об организации-плательщике или получателе платежей за указанного выше контрагента (по умолчанию указывается сам контрагент). При необходимости организацияплательщик или получатель выбирается из каталога Организа-

ции и банки по F3.

В нижней панели окна вводится должность и Ф.И.О. лица, подписавшего договор; лица, ответственного за исполнение договора; иные контактные лица и их телефоны. При необходимости указывается документ, дающий право на заключение до-

говора. Поле Ответственный за договор центр ответственно-

сти формируется только для контрагента, который является

Собственной организацией.

Таким образом, в окне =Просмотр реквизитов контраген-

та =предоставляется возможность ввести атрибуты контрагентов, в зависимости от его роли в договоре. Эти данные переносятся затем в подчиненные документы.

В окне просмотра реквизитов контрагента в полях Подписал,

Ответственный, Контактное лицо, Контакт (номер телефона)

можно внести дополнительную уточняющую информацию по

оформляемому договору.

В окне редактирования договора, после того как у договора создана спецификация, рядом с кнопкой [Спецификация] появляется поле присутствует. В поле справа от кнопки по F3 выби-

рается вид спецификации: обязательная или рекомендатель-

ная. Значение обязательная означает, что спецификация созданных по договору документов по качественному составу не должна противоречить спецификации договора. За этим ограничением следит система.

2.2. Спецификация договора

Прилагаемый к тексту договора документ, в который включаются данные, характеризующие предмет сделки, называется

спецификацией договора.

31

Для создания и просмотра спецификации договора служит кнопка [Спецификация]. Окно ввода спецификации имеет трехпанельную структуру, каждая позиция верхней панели характеризуется своим составом полей в средней панели и вклад-

ками Условия отгрузки, Объем разовой отгрузки, Периодич-

ность и Налоги (нижняя панель).

Вверхней панели окна отображается список товаров или услуг. Услуга может быть отнесена к определенной товарной позиции спецификации. Создание новой позиции спецификации производится по F7. Заполнение полей осуществляется непосредственно в таблице, где п/н порядковый номер позиции, который формируется автоматически. При необходимости, порядковый номер можно редактировать, наследования порядкового номера в последующие сопроводительные документы не производится. В поле Отношения указывается характер отношений, сложившихся между контрагентами в результате заключения данного договора (соглашения).

Вследующем поле из выпадающего списка осуществляется выбор вида позиции: товарная (Т) или услуга (У).

Для договоров (соглашений), как и для ПКП, тип позиций спецификации зависит от установленных настроек: Тип специ-

фикации в ДО и накладных на продажу по умолчанию и Тип спе-

цификации в документах на закупку по умолчанию. Первый из указанных параметров используется, если направление спецификации в договоре (соглашении) 1 = >2, второй - 2 = >1.

Пример заполнения товарной спецификации, содержащей товары и услуги, приведен на рис. 11.

При закрытии созданной спецификации производится контроль соответствия стоимости внесенных позиций спецификации общей сумме данного договора (соглашения), если для па-

раметра настройки Запрет расхождения стоимости спецификации с суммой договора/соглашения установлено значение да (по запросу).

Если проверяемые суммы не совпадают, выдается предупреждающее сообщение. Данный контроль осуществляется и в

32

момент изменения статуса договора (соглашения) с оформляемого на какой-либо другой, при этом проверяется соответствие стоимости позиций спецификации договора (соглашения) сумме, указанной в договоре (соглашении), с учетом скидки/надбавки.

При установленном значении нет, контроль не производит-

ся.

Рис. 11. Общий вид спецификации договора

Поля Группа и Наименование позиции спецификации запол-

няются по F3 или кнопке выбора . Если спецификация создается для договора, значение для поля выбирается из каталога или прайс-листа. По умолчанию, в документах на закупку выбор осуществляется из каталога МЦ, в документах на продажу из прайс-листа, но по комбинации клавиш Ctrl+F3 можно произвести выбор в документах на продажу из каталога, а для закупок из прайс-листа.

Если прайс-лист не задан, предлагается выбрать необходимый прайс-лист из их перечня.

33

В поле Налоги по каждой позиции отображаются налоги, если это предусмотрено условиями формирования, заданными для договора.

Можно остановиться еще на одной важной настройке: Пере-

считывать сумму договора при изменении спецификации, условий взаиморасчетов. При изменении спецификации договора, контрагента, условий договора спецификация договора пересчитывается автоматически, и при установленном значении да (по запросу) для указанной настройки используется режим пересчета суммы по договору. Если спецификация в договоре не задана, значение, установленное в данной настройке, не анализируется.

При формировании спецификации договора можно воспользоваться функцией взаимозаменяемости МЦ.

Всредней панели окна для текущей в верхней панели товарной позиции отображаются поля:

Относится к позиции - данное поле формируется в случаях необходимости установления соответствия позиции спецификации с видом услуги товарной позиции спецификации. Поле открыто только для формирования позиций спецификации, содержащих услуги. Каждая услуга может быть отнесена только к одной товарной позиции.

Цена по прайс-листу - название прайс-листа, из которого осуществлялся выбор данного товара (услуги).

Налоговая группа - отображается группа налогов, распространяющихся на данную позицию (может быть изменена выбором по F3).

Вполя Центр ответственности и Отнести на центр от-

ветственности помещаются ссылки на ответственное подразделение и центр ответственности, на бюджет которого относятся затраты. Выбор необходимого значения производится по клавише выбора или по F3 из классификатора Центров ответственности. В указанных полях предусмотрен режим «быстрого поиска». Эти же ссылки добавляются впоследствии в финансовые и товарные ПКП.

34

Поле Норма предназначено для ввода и редактирования значений для договоров с видом Переработка давальческого сырья. Выбор значений производится из классификатора производственных спецификаций при наличии модуля Спецификация продуктов с соответствующими настройками в папке Нормирование). Поле открыто для ввода и редактирования, если в верхней панели окна для вида позиции (перед полем Группа) будет установлено одно из следующих значений: УП, ДС или ГП.

Набор полей нижней панели окна спецификации варьируется в зависимости от выбранной вкладки. Во вкладке Условия отгрузки сосредоточена информация, характеризующая специ-

фикацию с точки зрения Способа отгрузки, Базиса и Транспор-

та.

Способ отгрузки выбирается из справочника, вызываемого по F3. Поля Базис и Транспорт заполняются при этом автоматически, но их значения можно выбрать и из соответствующих справочников, вызываемых по F3. дополнительные условия вводятся с клавиатуры в поле дополнительно. Если данные параметры вводились в расширенной информации по договору, то они автоматически будут взяты оттуда.

В поле Дополнительно можно ввести с клавиатуры правила для продавца (покупателя) или любую другую полезную ин-

формацию. В поле Рекомендуемая дата поставки выбирается требуемая дата.

Во вкладке Объем разовой отгрузки сосредоточена информация, характеризующая спецификацию с точки зрения минимального и максимального объема разовой отгрузки в натуральном и стоимостном выражении с проставлением соответствующих флажков в одноименных полях. Значения задаются с клавиатуры в полях Минимум и Максимум. Единицы измерения выбираются в соответствующих полях по клавише выбора или по F3 из справочника Единиц измерения или из каталога Курсы валют соответственно.

35

Вкладка Периодичность характеризуется набором следующих полей:

Период - возможные значения, которые принимает указанное поле:

нет/расчетный/год/квартал/месяц/неделя/день. При значе-

нии расчетный открываются поля, характеризующие начальную и конечную дату периода отгрузки, Число периодов.

Поле Количество за период - при расчете общее количество по позиции равно произведению количества, отгружаемого за один период, умноженное на число периодов отгрузки. По умолчанию, в данном поле отображается отпускная единица измерения, указанная для товарной позиции, которую можно перевыбрать из списка в окне =Выбор отпускной единицы =.

Вкладка Налоги характеризуется полями:

Налог (вид налога), Процент, Контрагент, Сумма налога (в

валюте и НДЕ). В спецификации налоги рассчитываются с учетом указанных процентов и сумм.

2.3. Акты сверки

Акт сверки - документ, который создается для просмотра взаиморасчетов между контрагентами, производимых при выполнении пунктов условий договора или соглашения.

Акт сверки взаиморасчетов констатирует объемы отгруженных товаров, оказанных услуг и расходы на транспортировку в стоимостном выражении; сумму платежей за отгруженные товары и оказанные услуги, а также наличие задолженности у контрагентов.

Для создания/редактирования актов сверки взаиморасчетов по договору или соглашению предназначена кнопка [Акт сверки], расположенная в окне в режиме редактирования договора, соглашения (рис. 12).

36

ДО). Если установлено значение параметра все, то по платежу будет сформирован СФ типа платеж; если установлено значе-

ние проведенные - то СФ типа аванс.

При выборе акта сверки в нижней панели отображаются реквизиты договора или соглашения, с которым связан выбранный акт сварки.

При формировании нового акта сварки производится заполнение следующих полей:

Входящий № - регистрационный номер акта сверки; Дата ввода - дата ввода акта сверки в базу данных (по

умолчанию устанавливается текущая дата). данное поле не редактируется, если Акт сверки имеет статус исполняется;

Статус - по умолчанию устанавливается значение оформляемый. Процедура изменения статуса документа вызывается по F3. При изменении статуса в истории изменений формируется запись, аналогично тому, как это происходит в договорах; За период с, по - период времени, за который производится сверка взаиморасчетов. В качестве начальной даты периода по

умолчанию указывается текущая дата.

Поля Контрагент 1 и Контрагент 2 заполняются автоматически на основании выбранного вами договора.

По каждому контрагенту за заданный период рассчитывается сумма запланированных поставок/платежей по выбранным документам-основаниям, сумма поставок в соответствии с выбранными сопроводительными документами и сумма платежей по выбранным платежным документам.

Для формирования акта сверки необходимо указать хозяйственные и финансовые документы, которые необходимо учитывать при сверке. Эти документы выбираются следующим образом.

Установите курсор в соответствующее поле из группы выбрано документов, и нажмите клавишу F3. В результате проведенного действия раскрывается окно =Выбранные документы

38

=. В этом окне содержится список связанных с актом документов.

По каждому документу отображается сумма в валюте документа и соответствующая ей сумма в валюте, принятой для взаиморасчетов.

Наименование валюты взаиморасчетов отображается в нижней панели окна. Пересчет сумм производится по курсам валют на дату документа. Включение в список нового документа производится по F7.

По умолчанию в окне отображаются только те документы, связанные с договором, по которому формируется акт сверки. для того чтобы в список попали не только эти документы, нажмите Alt + В и выберите параметр По всем договорам.

Выбор производится отдельно для счетов, сопроводительных и платежных документов по обоим контрагентам.

Если в процессе работы над созданием акта сверки был выбран только один документ, то в поле выбрано документов отображается его номер и дата. При выборе нескольких документов отображается их общее количество.

В группе полей, расположенных под наименованием контрагента, отображаются суммы по платежным, товарносопроводительным документам, являющимся исходящими для данного контрагента. Соответственно данные документы будут входящими для второго контрагента.

Сальдо на начало периода заносится с клавиатуры или берется программой из предыдущего акта сверки (по F3).

Сальдо на конец периода рассчитывается на основе анализа выбранных хозяйственных документов. Служит в качестве суммы входящего сальдо для следующего акта сверки.

При выключенной настройке Разрешать закрытие договоров без наличия актов сверки для закрытия договора (соглашения) необходимо наличие акта сверки. Если настройка включена, то акт сверки не требуется.

39