3.Документальное оформление заказа

При ведении документации поставок целесообразно разработать стандартный бланк конкретной организации на оформление заказа.

В бланк рекомендуется включить следующие позиции:

1.Название документа: «Заказ» или «Заказ на поставку».

2.Порядковый номер: Заказ №1

3.Название и адрес компании. Эти сведения информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

4.Ответственный за исполнение заказа (контактное лицо). В бланке заказа укажите должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

5.Наименование и адрес поставщика.

6.Сроки поставки и количество поставляемых товаров.

7.Описание товаров. Товары должны быть четко определены в заказе на поставку с приложением соответствующих спецификаций.

8.Адрес поставки. Для случаев, когда адрес поставки отличается от основного адреса компании.

9.Цена. В бланке заказа должна быть проставлена цена товара во избежание конфликтных ситуаций при расчете за поставленные товары.

10.Расчетный счет. Чтобы не возникали различные финансовые недоразумения, необходимо указать свои банковские реквизиты.

4.Приемка и оформление полученной продукции

При приемке продукции необходимо удостовериться, что получен товар:

• нужного качества;

• в нужном количестве;

• от своего поставщика;

• в обусловленное время;

• за оговоренную цену.

При приеме поставки и ее документальном оформлении желательно иметь следующие документы:

• копия заказа должна быть направлена из бухгалтерии непосредственно в подразделение исполнителя для проверки фактически поступившего товара;

• при проверке количества товара необходимо использовать спецификации;

• для согласования сроков отгрузки и поставки поставщик обязан прислать уведомление, где указывается номер заказа и время поставки;

• поставляемую партию товаров должно сопровождать письмо, подтверждающее, что товары предназначены для данной фирмы;

• если поставщик пользуется услугами транспортной компании, то он должен при поставке приложить документ поставщика, подтверждающий, что он является собственником товара (в документе указываются, наименование и адрес поставщика, вид транспортировки, масса продукции, описание продукции или товарные накладные);

• после выполнения поставки покупатель должен дать уведомление поставщику о выполнении поставки в соответствии с заказом и результатами приемки;

• после выполнения поставки и приемки, покупатель заносит ее в книгу регистрации товаров, где указывается номер сопроводительного письма, дата поставки, поставщик и перевозчик, способ транспортировки и количество принятого товара;

• в случае наличия брака составляется акт, дл последующего предъявления претензии.

5.Проверка качества и количества полученной продукции

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять требованиям договора купли-продажи или договора поставки:

Отсутствие контроля качества закупок приводит к следующим издержкам:

• дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;

• остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;

• судебные иски;

• потеря доверия потребителей продукции фирмы из-за поставок недоброкачественных материалов (деталей, изделий).

На практике применяются следующие методы приемочного контроля:

• сплошной контроль (проверка всей продукции);

• выборочный контроль (проверка части продукции).

При осуществлении контроля необходимо учитывать соответствуют ли методы контроля требованиям ГОСТ (например, контроль влажности, измерении габаритов при поставках в вагонах, поставка габаритных упаковок для морского транспорта и т.п.)