Конспект лекций_080500 БМ_ИСУ_2011

4.Методы моделирования временной последовательности событий используют для определения временной последовательности событий и представления их

в виде графиков или диаграмм: диаграмма Гантта (модель временной последо-

вательности в основе которой могут лежать коллективные экспертные методы,

PERT-диаграммы (с англ. техника оценки и пересмотра программ. позволяет выделить важные элементы и критические вид работ) и CPM-диаграмма (ме-

тод критической траектории)

Количественные методы: основаны на использовании метода сценариев в для получения количественных данных используемых для проведения статических расчетов по выбранным критериям и в линейном программировании

Вопрос 2 Методы исследования информационных потоков.

Проведение исследования потоков информации в СУ предусмотрено методи-

ческими материалами по разработке организационных систем управления и ана-

лизе действующих СУ.

Значение исследования информационного потока Проведение тщательного исследования информационного потока на макро- и

микроуровнях:

1.позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений;

2.позволяет символически выразить информационные взаимосвязи между со-

трудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внеш-

ней средой; 3. характеризует существующие потоки документированной информации, от-

ражающие процессы управленческой деятельности; 4. характеризуют также последовательность управленческих работ в СУ

Исследования проводятся по заранее разработанной программе. Например,

программа для анализа документопотока в подсистеме СУ.

Объектами исследования являются, в данном случае, документированные и недокументированные сообщения, отражающие процесс производственно-

хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также маршруты движе-

ния этих сообщений.

52

Начиная исследование необходимо исполнение двух параллельных процессов: 1. Для изучения форм документации, техники их заполнения и обработки выделя-

ется примерный перечень вопросов, на которые необходимо ответить:

назначение документа;

количество одновременно выписываемых экземпляров;

наименование обязательных реквизитов и показателей документов;

кем заполняются реквизиты и их показатели;

правила формирования показателей;

значимость каждого показателя;

периодичность составления документа;

частота разработки показателей.

2. Целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осущест-

вляются каждым подразделением органов управления, в которых работают опре-

деленные документы и для выполнения которых предназначены сведения из этих документов.

При исследовании процесса обработки данных в СУ и его подразделениях раз-

личаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов.

Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самых данных и последовательности записи в форму документа.

Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил - проце-

дур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям СУ,

начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пре-

делы СУ. Возможно построение специальной органиграммы.

Маршруты исследуются отдельно для входящих, отдельно для исходящих до-

кументов.

Методы исследования информационных потоков.

1. Методы анализа состава и содержания сообщений. В этих исследованиях используются:

53

a)Метод инвентаризации. Собираются все доступные сведения о всех доку-

ментах. Этот метод позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако, в силу большой трудоемкости применяется очень редко.

b)Метод типических групп. Основан на разделение документов и выделение регулярно повторяющихся, сходных по содержанию и авторству, или одно-

родных групп документов. Регистрируются не отдельные документы, а их однородные группы. На документе обозначают символ принадлежности к определенной группе и порядковый номер в ней.

2. Наиболее распространенным методом исследования потоков информации

(главным образом документопотоков) является графический метод. Он удобен для анализа потока небольшой размерности (например в объеме одной типиче-

ской группы документов), для выявления общей структуры и функций СУ, а так-

же для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока - документы. Отношение между ними изобража-

ются в виде графической схемы-сетки. Система координат двумерная: в заголов-

ках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкрет-

ной организации, в заголовках строк - наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной.

Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием но-

мера документа. Под документом даются краткие пояснения:

какие процедуры осуществляются при обработке документа;

какая информация из документа используется в данный момент в данном мес-

те;

как используется эта информация;

какая информация записывается или изменяется в документе и почему;

где можно найти подобные пояснения.

Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движе-

ния информации. Процедуры преобразования моментов потока (обработки доку-

ментов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором до-

54

кументы объединяются или расчленяются. В результате анализа потока можно выявить:

объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации;

излишний контроль за работой или полное отсутствие контроля;

применение различных документов вместо одного, составленного в несколь-

ких экземплярах;

излишне длительное хранение документов;

неоправданные задержки в обработке документов,

излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязан-

ностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и эконо-

мичным методом описания потоков информации на макро уровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, поте-

ряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в де-

талях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа орга-

низации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макро уровне по основным типам документов.

2.Самым современным методом является метод, основанный на анализе ин-

формационной модели СУ.

Вопрос 3 Выбор метода исследования для ИСУ.

Существует порядок процедур, необходимых для выбора метода исследова-

ния, наиболее подходящего вашему исследованию и исследуемой системе: I про-

цедура. Классификация задач, возникающих в СУ. II процедура.Классификация систем,для которых используются методы ИСУ. III процедура. Классификация методов ИСУ/

Не менее важно для выбора учитывать закономерности, присущие конкрет-

ным системам и их поведению в развивающихся условиях внешней и внутренней среды. Представим Основные закономерности, которые необходимо учитывать при выборе методов :

1. целенаправленность (здесь используются методы структуризации);

55

2.целостность (эмерджентность) - система неадиативна - не сумма качеств со-

ставляющих ее элементов;

3.интегративность (любая система развивается, опираясь на свою предысторию,

причинно-следственная связь должна быть четко оформлена);

4.коммуникативность (выражается наличием связи между элементами системы:

чем плотнее, лучше выражена связь, тем лучше функционирует система);

5.иерархическая упорядоченность, характерная для систем управления. Свойство двуликого Януса : каждый элемент системы является целью и средством (если рассматривать иерархическую систему). Каждая системы является элементом более широкой системы;

6.эквифинальность (предсказуемость состояния системы) - несмотря на внеш-

нее влияние система не выйдет из своего фазового пространства;

Большое число состояний в фазовом пространстве. Если система выйдет из него, то происходит разрушение

7.потенциальная эффективность Флейшмана (эффективность системы зависит от эффективности ее отдельных элементов; нельзя построить эффективную сис-

тему из неэффективных элементов) - нет хорошей экономики без квалифици-

рованных кадров, капитала и т.д.;

8.принцип рекурсивности (определение необходимой связи между экономиче-

скими явлениями и объектами, при которой ясно, где причина, а где следст-

вие);

9.принцип разнообразия - это предмет и содержание современной теории управ-

ления (уменьшение разнообразия, неопределенности - процесс управления);

Этапы выбора методов исследования сложных систем :

1.классификация систем и отнесение исследуемой к определенному классу

2.выделение задач в рамках исследуемой системы и отнесение их к определен-

ному классу,

3.выработка управленческих воздействий,

56

4.выделение всех связей между элементами и целями системы в виде детермини-

рованных или аналитических зависимостей (если выделили зависимости, то можно использовать аналитические методы)

5.отображение наиболее значимых элементов и их свойств (более углубленная обработка для выбора целей), т.е. релевантных факторов (наиболее подходя-

щих для решения конкретных задач, достижения конкретных целей)

6.выбор метода, адекватного нашему классу задач, классу систем (поставленной задаче, выбранной системе) и факторам, детерминированным зависимостям.

57

Раздел 3 Планирование и организация исследований систем управления».

Лекция 9. Планирование и организация исследований системы управления

План лекции:

1.Планирование этапов исследования;

2.Планирование процессов исследования;

3.Концепция исследований и разработка гипотез.

Вопрос 1 : Планирование этапов ИСУ.

Планирование ИСУ заключается в выборе рациональной организации рабо-

чих процедур и определении последовательности их выполнения, базирующихся

на едином концептуальном подходе

Схема. Этапы ИСУ

проблемы и совокупность всех факторов, которые необходимо выявить и учиты-

вать в дальнейшем для принятия решений проблем.

Результат–определение объекта исследования, предмета исследования, сово-

купности факторов, влияющих на предмет в отношении данной проблемы.

Объектом явится система управления конкретным звеном предприятия, или всего предприятия в целом.

Предметом – выявленная конкретная проблема, влияющая на реализацию определенных закономерностей управления и сдерживающая эффективную ра-

боту предприятия в целом.

На третьем этапе формируется исходная гипотеза по реальной ситуации в

СУ.

58

На пятом этапе проводят планирование и организационные мероприятия по подготовке исследований:

1. Необходимо выбрать методологию исследования.

Результат - определение целей, методов, приемов этапов непосредственного проведения исследований, подход менеджеров к принятию решений и учет тра-

диций предприятия).

2. Необходимо определить требующихся для исследования ресурсов со-

гласно избранных методов и приемов проведения исследований и провести ана-

лиз имеющихся и доступных ресурсов.

3. Скорректировать выбранные методы исследований в зависимости от имеющихся в наличии или доступных ресурсов.

4. – Проводят подготовку исследования:

4.1. разработку программ наблюдения и исследования с определением после-

довательности действий, распределением полномочий и ответственности;

4.2.определение единиц наблюдения;

4.3.определение методов сбора информации;

4.4.проведение пробного (пилотажного) исследования, включающего:

а) сбор необходимой информации выбранным способом;

б) подготовка информации к обработке;

в) обработка информации;

г) анализ информации; 5. определить или уточнить технологию подготовки и утверждения управлен-

ческих решений при проведении исследований.

Результат – план проведения исследовательских работ скорректированный результатами пробного исследования.

Пятый этап – проведение исследований по разработанной программе. Этот этап состоит из нескольких стадий.

1 стадия - сбор данных. Это основная стадия всего исследования.

Основными источниками сведений о деятельности предприятия являются:

различного рода документы – Устав предприятия и др. регламентирующие до-

кументы;

результаты обследование организации и ее управления;

59

должностные инструкции;

существующая система управления подразделениями;

сопоставление этих подразделений и их деятельности с должностными инст-

рукциями и Положениями.

Для сбора используются различные методы, среди которых наиболее эффек-

тивными являются:

беседы со специалистами аппарата управления,

изучение статистических данных и технико-экономических показателей,

сведений о развитии производства на предприятии,

изучение опыта развития аналогичных и родственных предприятий.

Кроме того материалы для обобщения могут представить материалы сове-

щаний, обсуждений, протоколы заседаний конструкторских бюро и др. отделов предприятия, протоколы неформальных методов исследования, таких как «мозго-

вая атака», «сценарии» и т.п.

2 стадия – подготовка информации к обработке – формирование баз данных из совокупности единиц наблюдения;

3 стадия – обработка информации согласно выбранных методов анализа и программного обеспечения;

Шестой этап – анализ полученной информации согласно выбранного метода и приемов и подготовка аналитической записки содержащей обобщения прове-

денного системного анализа в виде модели определенных положений или обоб-

щения анализа экспертной СУ.

Седьмой этап – Проверка исходных гипотез. Принятие корректирующих

предложений.

Восьмой этап: – Окончательная формулировка новых факторов и законов для научно-практических целей ИСУ;

– Оформление результатов исследования в виде моделей новых систем управления, новых регламентирующих документов взамен несостоятельных, в

виде скорректированных расчетных формул и новых ожидаемых результатов управления, новой корпоративной культуры и политики для практических целей ИСУ. В данном случае, результаты исследований представляют на рассмотрение руководства предприятия или специальной экспертной комиссии.

60

Обсуждение результатов целесообразно организовать с участием представи-

телей всех подразделений СУ предприятия. По итогам обсуждения и с учетом мнения экспертов и руководства предприятия принимается решение о внедрении результатов ИСУ или продолжении исследований.

Данные решения фиксируются в специальном документе. Приложением служат документальные подтверждения результатов исследований в виде разра-

ботанных новых моделей, регламентирующих документов, скорректированных формул, улучшенных норм управляемости, более совершенных методик, планов повышения квалификации и так далее.

Девятый этап – внедрение полученных результатов. Результаты использу-

ются в дальнейшем при разработке текущих и перспективных планов развития предприятия, а также в процессах проектирования подобных или родственных предприятий.

Вопрос 2. Планирование процессов исследования.

Концептуальный подход в планировании процессов исследования базируется на детальнейшем описании объекта исследования, а также среды, в которой этот объект функционирует.

Описание СУ как объекта исследований и ее среды должно отражать:

главную цель системы и набор подцелей;

описание внешней среды и форм взаимодействия исследуемой системы с объ-

ектами внешней среды на всех ее уровнях;

цели и задачи исследования;

описание и анализ функционирования системы в предшествующий период;

базовые показатели функционирования системы;

структуру системы;

особенности функционирования элементов системы и характер взаимодейст-

вия между ними;

информационное обеспечение системы;

методику целенаправленной координации поведения элементов и подсистем,

принятую в исследуемой системе.

Как результат такого описания и его анализа формируется представления о возможности применения формально-математического обоснования эффективно-

61