"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2005, N 6
Учет расходов на гсм в бюджетных организациях
Нормы расхода топлива и смазочных материалов имеют существенное значение прежде всего для планирования расхода топлива при составлении сметы доходов и расходов бюджетной организации. Применяются они также и для расчета нормативной себестоимости продукции, работ или услуг, учета отклонений фактической и плановой себестоимости, оценки эффективности использования материальных ресурсов организации. Данные нормы служат основой при организации внутреннего контроля за расходованием ГСМ. Не секрет, что и контролирующие органы используют их в ходе проверок в бюджетных организациях.
Нормы расхода на гсм
В 2005 г. продолжают действовать нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, установленные Руководящим документом Р3112194-0366-03 <1> (далее - Руководящий документ).
--------------------------------
<1> Руководящий документ Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утв. Минтрансом России 29.04.2003, действует до 01.01.2008.
Нормативный расход топлива определяется по формулам, которые приведены в Руководящем документе. Для каждого вида автотранспортного средства (легковых и грузовых автомобилей, автобусов, самосвалов, специальных и специализированных автомобилей) предназначена специальная формула расхода топлива.
Существует ряд условий, при работе в которых нормы расхода топлива могут повышаться. Например, при работе в зимнее время они могут быть увеличены от 5 до 20% в зависимости от климатических районов страны, при работе в городах - от 5 до 25% в зависимости от населенности (количества человек), при увеличении срока нахождения автомобиля в эксплуатации и др.
Документальное подтверждение расходов на гсм
Для подтверждения факта приобретения ГСМ необходимы утвержденный авансовый отчет и кассовые чеки, а также путевые листы. При отнесении ГСМ на расходы следует обратить особое внимание на наличие и оформление путевых листов, которые являются первичными документами по учету работы автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.
В соответствии с п. 3 Инструкции N 70н <2> все операции, проводимые бюджетными учреждениями, оформляются первичными документами, приведенными в Приложении N 2 к Инструкции. Это Приложение содержит Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) "Унифицированная система первичной учетной документации", в котором приведены формы путевых листов для различных видов транспорта, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 78 <3>.
--------------------------------
<2> Инструкция по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина России от 26.08.2004 N 70н).
<3> Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".
Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более суток (одной смены). В путевом листе обязательно проставляют его порядковый номер, дату выдачи, печать организации, которой принадлежит автомобиль. Также в нем указывают марку автомобиля, место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, расход горючего (по норме и фактический), а также показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. На основании данных путевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованного топлива.
Особое внимание при заполнении путевого листа следует уделить его оборотной стороне. На практике в графах "Место отправления", "Место назначения" встречается такая формулировка, как "работа по городу". Во избежание споров с контролирующими органами надо указывать конкретное место: город, населенный пункт, район, улица и пр.
Могут возникнуть ситуации, когда бензин списывается по путевым листам, дата которых приходится на выходной (нерабочий) день. В соответствии с нормами ТК РФ работа в выходной день допускается. Однако следует иметь в виду, что привлечь водителя к работе в выходной день можно в случаях, предусмотренных ст. 113 ТК РФ, с его письменного согласия и по письменному распоряжению работодателя. В случаях, не предусмотренных указанной статьей, - с его письменного согласия и по письменному распоряжению работодателя с учетом мнения представительного органа работников <4>. При отсутствии заявления водителя и письменного распоряжения руководителя организации работа в выходной день, а именно списание бензина, может быть квалифицирована проверяющими органами как незаконное расходование средств.
--------------------------------
<4> Постановление Правительства РФ от 10.12.2002 N 877 "Об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха отдельных категорий работников, имеющих особый характер работы".