1.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится по расходным кассовым ордерам.  

 Для выдачи наличных денег на расходы работнику под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

 Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных дене [5].

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий [4]. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" является активно – пассивным, на нем одновременно учитывается как дебиторская задолженность, так и кредиторская. Начальное дебетовое сальдо показывает наличие дебиторской задолженности на начало месяца, а кредитовое сальдо – наличие кредиторской задолженности на начало месяца. Дебетовый оборот показывает увеличение задолженности подотчетных лиц по выданным суммам и уменьшение задолженности организации перед ними. Кредитовый оборот показывает увеличение задолженности перед подотчетными лицами организации и уменьшение дебиторской задолженности. Конечное дебетовое сальдо показывает наличие задолженности подотчетных лиц перед организацией, а конечное кредитовое сальдо наличие задолженности организации перед подотчетными лицами.

Подотчетные суммы для контроля над их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: Дт 71 Кт 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан, он должен быть, подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет.

Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратило ровно столько, сколько получило, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

• руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

• руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 07,08,10,41 Кредит 71 – оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

Дебет 20,25,26 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, необходимые для нужд производства.

Дебет 28 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

Дебет 19 Кредит 71 – учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц; Дебет 68 Кредит 19 – произведен налоговый вычет.

Дебет 44 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров).

Дебет 91/2 Кредит 71 – затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов;

Дебет 91/2 Кредит 19 – списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Дебет 94 Кредит 71 – отражена сумма недостачи по вовремя невозвращенному авансу;

Дебет 70 Кредит 94 – удержана сумма неизрасходованного аванса из заработной платы сотрудника или

Дебет 73 Кредит 94 – если сумма неизрасходованного аванса не может быть удержана из оплаты труда работника;

Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, неизрасходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации.

Дебет 73 - Кредит 94 – взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные имущество в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации. [6, 102]

Служебные командировки так же учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Предприятия, как правило, ведут специальные журналы – «Журнал учета работников, прибывших из командировки» и «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Командированному работнику возмещаются следующие расходы по командировке, при наличии приложенных оправдательных документов:

• расходы по найму жилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;

• расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;

• расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;

• суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;

• различные страховые и комиссионные сборы;

• сборы за услуги аэропортов, вокзалов;

• расходы на провоз багажа

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути.

Однако если работник направлен в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные ему не выплачиваются.

Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма №Т-10), которое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя. В нем указывается фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет (форма №АО-1), который подтверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. К отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведенные им расходы.

Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ размер суточных определяется руководителем организации самостоятельно, он устанавливается в трудовом договоре, либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. При установлении размера суточных организации (за исключением бюджетных) ничем не ограничены. Организация может установить любой размер суточных, причем он может быть различным для разных должностей или, например, для разных городов. Если работники ездят в командировки за границу, то необходимо разработать нормативы суточных и для зарубежных командировок.

С 2009 года размер суточных для целей налогообложения прибыли не нормируется, то есть организации могут уменьшать налогооблагаемую прибыль на всю сумму суточных в размере, установленном внутренним локальным нормативным актом. Однако нужно помнить, что в п.3 ст.217 НК РФ установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления НДФЛ: для командировок по России – 700 руб. в сутки; для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки. Соответственно, если суточные работникам выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета [6, 126].