Культура деловой речи

В любом деле, как показывает практика, успех зависит, прежде всего, от умения налаживать контакты. Деловые контакты – это деловые встречи, деловые беседы, совещания, «круглые столы», конференции, симпозиумы и так далее. От умения правильно налаживать контакты, четко формулировать свои проблемы, рассказать о них, обсуждать, доказательно спорить, во многом зависит успех дела.

Владение речевым этикетом в деловом общении предусматривает знание основных правил ведения беседы, деловых переговоров, деловой полемики, делового спора, выступать на собрании, совещании и так далее.

Деловую беседу формально можно разделить на несколько этапов: началобеседы,передача информации,аргументирование, выслушиваниедоводовсобеседника,принятиеили опровержениеэтих доводов,принятие решения.

Начиная беседу, следует:

• подготовить первый вопрос так, чтобы он был коротким, интересным, но не дискуссионным;

• излагать мысли предельно кратко;

• обязательно аргументировать свои суждения, доводы.

Вопросы должны содержать слова «почему», «когда», «как». Это позволит собеседнику более полно изложить свою точку зрения.

Если с вами не согласны, не спешите доказывать свое, а спокойно выслушивайте доводы собеседника, дайте высказать их да конца. Уточните, может быть, вы говорите о разных вещах или не точна постановка вопроса. При этом вполне корректны такие выражения: «Если я вас правильно понял…», «Быть может, я не всё уяснил…», «Давайте разберёмся глубже…», «Попробуем взглянуть на эту проблему иначе…».

Не следует отвечать на возражения в категоричном тоне. Недопустимы такие выражения: «Нет, я не согласен»; «Нет, это никуда не годится»; «Нет, это нам не подходит».

Отстаивая точку зрения, важно не только слушать, но и слышать другого. Следует помнить, что общение – процесс двусторонний. Слушая своего собеседника, отбросьте личные предубеждения против него. Не спешите с ответами и заключениями, попытайтесь разграничить факты и мнения. Будьте беспристрастными в оценке того, что вы услышали. Не отвлекайтесь на посторонние мысли. Пока слушаете, нельзя обдумывать следующий вопрос, а тем более готовить в этот момент контраргументы. Не выжидайте с нетерпением паузу в разговоре, чтобы вставить свое слово.

В конце деловой беседы всегда уместно поблагодарить собеседника. Даже если вы недовольны результатами беседы, не показывайте этого, вежливо распрощайтесь.

Вступая в деловой спор,следует помнить, что ведение делового спорабольшое искусство. Умный спор способствует восприятию истины, позволяет проникнуть в ее сущность, сделать своим достоянием, укрепить свои убеждения.

Спор – это своеобразный «умственный массаж». Специалисты называют деловой спор «высшим пилотажем общения» или «состязанием умов». Все деловые споры делятся на индивидуальныеипубличные.

Индивидуальныйделовой спор сложен тем, что может быстро вызвать личную неприязнь, которая мешает деловому общению, пагубно отражается на успехе дела и даже на самочувствии людей. Это происходит тогда, когда у ведущих спор нет такта и уважения друг к другу, когда они не придерживаются основных правил ведения делового спора.

Вступая в индивидуальный деловой спор, надо:

• отказаться от мысли, что вам поверят на слово;

• четко сформулировать то положение, которое вы обосновываете или отвергаете;

• хорошо знать суть вопроса, по поводу которого идет спор;

• точно определять основные понятия, чтобы не спорить о совершенно разных вещах.

Если вы наделены властью и ваш оппонент в споре зависит от вас, не следует злоупотреблять своей властью, прибегать к администрированию, а тем более переходить на личное. Всегда следует помнить, что должность и положение не броня от ошибок. Цель делового спорасовместный поиск истины и ведется спор не для того, чтобы одержать личную победу, «загнать противника в угол».

Терминология спора должна быть понятна обеим сторонам. Спор должен быть последовательным. Желательно заранее выработать для себя план спора, внимательно и до конца выслушать доводы «противника», взвесить и оценить их. Времени на это жалеть не нужно. Проанализируйте свои доводы, найдите сильные и укрепите их, о слабых упомяните вскользь. Начинайте приводить доводы в доказательство своей мысли, но сначала используйте более слабые и менее очевидные. Внимательно слушайте оппонента, «поймайте» его на непродуманном слове и, опираясь на это слово, вновь вступайте в спор. Не упорствуйте в отрицании доводов оппонента, если они для вас обоих ясны и очевидны. Деловой спор нельзя обрывать фразой: «Нет, я больше не хочу говорить на эту тему!». Совершенно неприемлемы слова: «ничего подобного», «что вы понимаете», «глупости», «я все говорю правильно», «что, вы мне не верите?» и так далее.

Стиль поведения в деловом споре должен быть вежливым. Выдержанный и вежливый человек имеет больше шансов на победу в споре. Красноречие должно сменяться молчаливым вниманием. Горячность и неврастеничность недопустимы. Следует всегда помнить, что главное в деловом споре аргументы(доводы),логикаидоказательства. Мимика, жесты, междометия и восклицания в качестве аргументов неуместны.