Глава 3. Мероприятия по совершенствованию управления рабочим временем сотрудников кадровой службы
Социологическое исследование, направленное на изучение временных затрат
С целью выявления и изучения причин неэффективного использования рабочего времени был проведен социологический опрос (Приложение 3) среди сотрудников управления кадров Санкт – Петербургского государственного университета гражданской авиации.
Цель данного исследования – выявление факторов, приводящих к нецелевому использованию рабочего времени, «поглотителей» времени и разработка рекомендаций по сведению их к минимуму.
Объект социологического исследования – коллектив управления кадров университета. В опросе приняло участие 100% кадрового состава управления.
В опросном листе были названы 30 главных причин потерь времени – хронофагов или «поглотителей» времени, каждый сотрудник выбрал из списка 5 наиболее актуальных для себя. На основании ответов была создана таблица (Приложение 4), которая позволила обобщить полученные результаты и сделать выводы о том, какие хронофаги являются наиболее распространенными факторами, снижающими производительность труда и общую продуктивность работы.
Работа в управлении кадров – это, прежде всего, работа с людьми, такова специфика деятельности, и в связи с этим никто из опрошенных не выделил излишнюю коммуникабельность как одну из возможных причин потерь рабочего времени. Тем не менее, один из основных поглотителей времени – общение, которое никак не регламентировано. Прием посетителей, разговор по телефону и прочие виды коммуникаций должны иметь строгие временные рамки, наиболее опасными в этом плане является общение с коллегами, друзьями и знакомыми в течение рабочего дня. Необходимо точно наметить план разговора, его цель, очень важно уметь говорить «нет», общение на личные внерабочие моменты стоит перенести на вечер или на обеденный перерыв.
Социологическое исследование выявило наиболее вероятные причины потерь рабочего времени среди сотрудников (рис. 11).
Рис. 11. Главные причины потерь рабочего времени
Отсутствие приоритета в делах.
Исследование указало на тот факт, что многие работники сначала отдают свои силы и внимание рутинной или легкой работе, а неприятные задачи (написание отчета, проверка графика отпусков, заполнение журналов) оставляют на более поздний срок.
Вследствие неправильного распределения обязанностей возникает спешка, могут быть допущены грубые ошибки. К тяжелым задачам нужно приступать безотлагательно, не откладывая их на потом, иначе возникает неизбежный дефицит времени и риск подвести вышестоящее руководство.
Поэтому очень важно определить главное дело на сегодняшний момент. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности. После определения важного дела необходимо оценить последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.
Все дела можно разделить на 4 группы (принцип Эйзенхауэра):
Срочные и важные;
Важные, но не срочные;
Срочные, но не важные;
Не срочные и не важные.
Срочные и важные дела необходимо решать в первостепенном порядке. Если заранее приняться за важные, но несрочные дела, уделяя на решение много времени и сил, – большинство из них не успеют стать важными и срочными.
Применительно к повседневной работе это означает, что никогда не следует сначала браться интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.
Часто сравнивают лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, создается лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений, лучше в первой половине дня.
Очень важно составлять список приоритетных задач, которые должны быть выполнены завтра, и пронумеровать их очередность в соответствии со значимостью. Например, утром можно начать с задачи № 1 и работать над ней до тех пор, пока она не будет решена. Затем следует перепроверить установленные приоритеты еще раз и приступать к задаче № 2. Грамотное планирование состоит в том, чтобы ежедневно перепроверять относительную значимость предстоящих задач, принимать решения о приоритетах, составлять их список, отражать его в плане дня и придерживаться его.
Следует работать с составленным списком и в течение дня: при появлении нового дела вносить его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивать ее. Это даст ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.
Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.
2. Попытка слишком много сделать за один раз.
70% опрошенных признались в существовании данной проблемы. Она обусловлена тем, что в управлении кадров всегда большие объемы бумажной работы, поток посетителей даже в обеденное время и в конце рабочего дня, частая периодичность телефонных звонков. Вследствие этих факторов работники не могут полностью сосредоточиться на одном конкретном деле. Например, работая с базой данных, они отвлекаются на телефонный звонок или консультирование посетителя, затем вспоминают про заполнение протоколов, риск ошибки возрастает в разы, следовательно, дело не доводится до конца должным образом.
Одновременное решение сразу нескольких задач ведет к быстрой утомляемости, потере работоспособности, к стрессовым ситуациям.
Нельзя брать на себя слишком много, чтобы не погрязнуть в невыполненных делах. Следует устанавливать краткосрочные цели, согласованные с достижением долгосрочных глобальных целей.
3. Плохое планирование трудового дня.
Еще одна причина, по которой время расходуется нецелесообразно – отсутствие четкого плана, исследование выявило эту проблему у 40% опрошенных. Наблюдается взаимосвязь с тем фактом, что данные сотрудники не используют инструменты личной работы, всецело полагаясь на свою память, но в условиях напряженной работы существует риск просто забыть про намеченные дела и обещания, велика вероятность подвести руководителя и коллегу.
Преимущества зафиксированных на бумаге планов:
обеспечивают разгрузку памяти;
имеют психологический эффект самомотивации к работе;
помогают контролировать ситуацию;
помогают совершенствовать технику личной работы.
Планирование означает, прежде всего, умение думать с опережением и предполагает системность в работе, оно далеко от импровизации.
Еженедельный план должен включать в себя 7 страниц или колонок – в соответствии с днями недели. Лучше всего каждое дело соотносить с определенным временным отрезком и стараться придерживаться этого графика. Невыполненную задачу обязательно переносить на следующий день, ни в коем случае не вычеркивать из списка. Каждую страницу продуктивнее делить на список приоритетных задач и задач, с которыми можно повременить.
Планы на следующий день целесообразнее составлять вечером с учетом их реалистичности. Лучше всего выбрать одно главное дело дня, сконцентрироваться на нем.
Не стоит ставить перед собой множество задач, скорее всего некоторые из них окажутся невыполненными, вследствие этого возникнет чувство неудовлетворенности, спешка приведет к излишней нервозности.
Все планы стоит делить на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные.
Контроль над результатами труда должен проводиться как на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса, так и после выполнения поставленной задачи. Желательно осуществлять регулярную корректировку хода выполнения планов своевременно, чтобы существовала возможность внести коррективы.
Главное преимущество при планировании работы состоит в том, что оно приносит выигрыш времени, позволяя контролировать решение задач.
4. Отрывающие от дел телефонные звонки.
60 % опрошенных справедливо полагают, что беспрерывные телефонные звонки мешают сосредоточиться, отрывают от решения важных задач.
К сожалению, минимизировать телефонные звонки представляется невозможной задачей, так как работа управления кадров неразрывно связана с людьми, многие пытаются получить справочную информацию об университете, часто беспокоят студенты, необходимо в целом учитывать большой штат работников. Единственное, что можно предпринять в данной ситуации – проанализировать количество звонков в течение дня, и определить, в какие часы их меньше всего или совсем нет. Целесообразно использовать этот временной промежуток затишья для решения задач, требующих максимального сосредоточения.
Например, относительное затишье наблюдается с 9 до 11 утра. В это время можно заняться подготовкой проектов приказов, заполнением базу данных, протоколами, т.е. дел, требующих тишины и внимания.
Следует помнить про этику ведения телефонной беседы при любых обстоятельствах, акцентироваться исключительно на поставленном вопросе, отвечать коротко, ясно, не выходя за рамки делового общения.
5. Незапланированные посетители.
Опрос показал, что незапланированные посетители – довольно серьезная проблема, отнимающая примерно 5% рабочего времени ежедневно. Управление кадров ведет постоянный состав и переменный (студенты). К сожалению, многие посетители не уважают чужое время, не считаются с распорядком дня и режимом работы, проявляют настойчивость, а иногда и агрессию (чаще всего это касается переменного состава). Иногда сотрудники просто не способны сказать «нет», пытаясь помочь посетителям вне приемного времени. В результате, поток просителей не уменьшается, скорее даже увеличивается.
Выход из ситуации только один – соблюдать режим работы, уважая свое рабочее время. В ряде случаев исключения, конечно, необходимы, но должны решаться посредством предварительной договоренности и телефонного предупреждения.
6. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе)
В ходе опроса был сделан вывод о том, что монотонный и однообразный труд подавляет мотивацию. Свою роль сыграло недостаточное материальное стимулирование. Следствием является низкая производительность, потеря интереса к работе, что порождает хроническую нехватку времени и незаинтересованность в результатах. Целесообразно пересмотреть и усовершенствовать систему мотивации в университете.
Важно понимать, что эффективность и производительность зависят от отношения работников к делу.
На основании проведенного исследования можно сделать вывод о необходимости совершенствования технологии персонального самоменеджмента, техники личной работы с целью эффективного использования рабочего времени.