3.3. Рекомендации по оптимизации использования рабочего времени и улучшению техники личной работы

Повысить результативность труда в кадровой службе можно с помощью самоорганизации и самодисциплины. Очень важно своевременно бороться с «поглотителями» времени, оттачивать технику личной работы, избегать ошибок при планировании. Когда диагностированы проблемы, связанные с организацией планирования, сотрудники перестанут тратить зря время и силы, работать сверхурочно.

Целесообразно будет провести в управлении кадров семинар с целью ознакомления с основами и принципами тайм – менеджмента. На данном семинаре выделить основной круг проблем, связанный с временными затратами.

Исследования в управлении кадров помогли понять, что проблемы с дефицитом временных ресурсов связаны с внешними факторами (отвлекающие звонки, внеурочные посетители), ошибками в планировании и постановками целей, а также с особыми психологическими препятствиями (неспособность сказать «нет», личная неорганизованность, излишняя коммуникабельность, синдром «откладывания»).

Данные рекомендации способны помочь эффективно использовать рабочее время посредством индивидуального планирования.

1. Точное определение стратегической цели. Множество людей попусту тратят время и свою энергию на дело, но отчетливо не представляют себе конечный результат, они сбиваются еще на старте. Очень важна правильная постановка задачи, и решать ее лучше поэтапно.

2. Сосредоточение на главном. Эффективна запись дел в порядке важности или срочности. Каждый день нужно приниматься за новое дело в порядке приоритетов, и решать его до конца. Можно взять на вооружение правило «чистой страницы», оно требует обязательного перенесения на другие дни незаконченных дел.

3. Стимулы. Люди лучше выполняют то, что хочется делать. Важно придать делу интерес, и продуктивность автоматически повысится.

4. Твердые сроки. Один из способов самоконтроля – назначить для выполнения определенного задания определенный срок. Но следует помнить, что сроки должны быть реальными, и их нужно твердо придерживаться.

5. Решительность. Ни в коем случае нельзя откладывать дела. Поэтому, располагая определенными фактами, нужно действовать незамедлительно.

6. Умение говорить «нет». Иначе возникает риск оказаться вовлеченным в дела, лежащие вне компетенции.

7. Нецелесообразные телефонные разговоры. Телефон часто экономит время при получении данных, договоренности о встрече. Но всегда есть искушение вовлечения в долгую отвлеченную беседу. Следовательно, важна постановка цели разговора.

8. Ведение записной книжки (органайзера, дневника). Запись всех предстоящих дел, планов, контактов существенно экономит время, силы, также является показателем уровня самоорганизации.

9. Ликвидация досадных помех. Друзья, коммуникабельные коллеги могут часто отвлечь от выполняемой работы, сбить сроки.

10. Умение слушать. Возможность избежать серьезных ошибок, повторений и переделок благодаря стремлению с первого раза получить исчерпывающие сведения и указания.

11. Отказ от шаблонного мышления. Всегда существует возможность изменить что-либо в своей работе, усовершенствовать ее.

12. Использование времени в полном объеме. Во время ожидания, поездок можно заняться планированием времени, рабочего дня, обдумывания важных задач.

13. Смена рода деятельности. Меняя род занятий, существует возможность отвлечься, побороть усталость и, как следствие, работать продуктивнее.

14. Внимание к мелочам. Можно избежать небольших задержек, если предупреждать наступление внезапных кризисов. Например: необходимо следить за состоянием офисной техники, не допуская ее внезапных поломок.

15. Раннее начало работы. Начиная рабочий день раньше всего на 15-20 минут, существует вероятность задать тон всему дню и добиться поразительных результатов.

16. Незамедлительное действие. Если работник знает, с чего начать, то браться за работу следует незамедлительно.

17. Воспитание уважения к своему времени.

Для эффективной организации стоит избегать ряда основных ошибок:

1. Не стремится сделать все сразу. Подходить к заданию стоит планомерно.

2. Не стоит переносить принятие решения на неопределенный срок.

3. Не пренебрегать вопросами планирования.

4. Считать, что рабочий день зависит только от внешних факторов – большая ошибка.

5. Не стоит заниматься несколькими задачами одновременно, т.к. скорее всего ни одна из них не будет завершена полностью.

6. Придерживаться распорядка дня и недели.

Благодаря планированию и четкой организации личного труда можно оптимизировать затраты рабочего времени, свести непродуктивные расходы к минимуму. Разумеется, сотрудники не могут управлять самим временем, но способны управлять рабочими делами с учетом данного фактора.