3.2. Пути повышения эффективности управления временем посредством технологии самоменеджмента

Для эффективной работы и достижения успеха в профессиональной деятельности необходима четкая организация личного труда. Персональный менеджмент способен повысить эффективность работы и снизить непродуктивные затраты рабочего времени путем планирования, организации, контроля, учета и самодисциплины.

Для изучения уровня самоорганизации и оценки эффективности использования рабочего, а также для выявления ошибок планирования времени было проведено социологическое исследование (Приложение 5) среди сотрудников управления кадров.

Социологическое исследование помогло выявить следующие проблемы:

• Только 50% сотрудников планируют предстоящие дела в краткосрочной и долгосрочной перспективе;

• 40% сотрудников не пользуются инструментами личной работы, полагаясь на свою память;

• В конце рабочего дня лишь 30% опрошенных могут ответить о потерянном времени и причинах данного факта;

• 30% опрошенных признают, что организация рабочего места оставляет желать лучшего, иногда для поиска рабочих документов требуются определенные усилия;

• 40% работников замечают синдром «откладывания» неприятных тяжелых дел на неопределенный срок;

• 20% специалистов стремятся сделать все дела, даже рутинные, самостоятельно, избегая делегирования;

• Неспособность сказать «нет» отмечают 40% опрошенных.

На основании полученных результатов составлены рекомендации.

Работа с документами.

Стоит отметить, что работа в управлении кадров тесно связана с электронной и бумажной документацией в больших объемах. Даже, несмотря на то, что сейчас развиты электронные средства связи, работа с различного рода бумагами продолжает отнимать довольно много времени.

• Все документы следует архивировать, этот метод избавит от накопления ненужных и никак не учтенных бумаг, а также нескольких копий одного и того же документа.

• Корреспонденцию нужно регистрировать сразу же после получения.

• Для чтения почты руководителем можно выделить определенное время.

• Приступать к подготовке документа только после того, как проведена предварительная работа, ясен план действия.

• Рутинную работу следует выполнять внимательно, без спешки, иначе возникает риск ошибки, лишних затрат времени в процессе внесения корректив.

Организация рабочего места, порядок на столах.

«Поглотитель» времени — личная неорганизованность, заваленный бумагами разного характера письменный стол.

Плохо организованное деловое пространство письменного стола, кабинета, хаос в документации, долгие поиски рабочих документов говорят посетителям о безответственности, невнимательности. Кроме того, поиск нужных документов способен отнять большое количество рабочего времени, в худшем случае важные бумаги могут попросту потеряться.

• Просмотр всех рабочих бумаг, разделение их на категории по частоте использования. То, что используется не реже одного раза в день должно быть всегда под рукой. Документы, нужные раз или два в неделю можно убрать в ближайший ящик стола.

• Документы, нужные 1-2 раза в месяц можно убрать в шкаф и доставать только по мере необходимости.

• Чтобы облегчить задачу поиска нужных документов в больших объемах, можно использовать стикеры, цветные закладки, скрепки. Они позволят визуально идентифицировать нужный документ из стопки, не просматривая содержимое всех документов, тем самым сэкономив время.

• На рабочем столе должны находиться только те предметы и средства, которые часто или постоянно используются для решения задач управления.

• В масштабах всего отдела следует создать большие цветные папки по категориям (графики отпусков, трудовые договора, документы на подпись). Все папки нужно располагать таким образом, чтобы они имели постоянное место, и их можно было легко найти.

• Папки с постоянными документами должны быть внесены в номенклатуру делопроизводства отдела, храниться в определенном шкафу со свободным доступом сотрудников. Папки, которыми часто пользуются в течение рабочего дня, располагаются в пределах рабочей зоны сотрудника (один-два шага). В конце рабочего дня документы нужно положить в соответствующие папки.

Использование инструментов личной работы.

Опрос показал, что многие сотрудники пренебрегают инструментами личной работы, считая их не столь важными в организации и планировании будущих дел. Объясняют чаще всего тем, что всецело полагаются на свою память, а также забывают записывать свои планы.

Поэтому необходимо использовать бумажные и электронные носители – инструменты личного самоменеджмента. Практика показала, что последовательное планирование обеспечивает совершенствование личной техники работы и существенно экономит время.

Кроме того, в условиях напряженного графика всегда существует вероятность забыть о деле, задании, поручении, если оно не записано.

Планирование рабочего времени может осуществляться с по­мощью различных инструментов, таких как: «бумажные» носители информации в виде ежедневников, еженедельников, органайзеров, блокнотов, а также с помощью современных электронных средств.

Инструменты личной работы следует рассмотреть более подробно.

В настоящее время сотовые телефоны перестают быть просто устройствами для совершения звонков и отправок сообщений, коммуникатор (смартфон) способен превратиться в инструмент для эффективного тайм - менеджмента. С его помощью можно организовать работу с возможностями мобильного офиса: в дороге или очереди, дома или на работе. Возможности персональных компьютеров, электронная почта и интернет почти везде и всегда будут под рукой.

Стоит воспользоваться возможностями персональных карманных устройств:

База контактов с возможностью синхронизации

Удобно вести личную базу контактов (контактную книжку). Данную базу можно синхронизировать с базой на компьютерах и других устройствах, хранить ее в сервисе. В этом случае, информация о важном контакте не пропадет, даже в случае потери телефона.

Windows Mobile

При использовании коммуникатора на базе Windows Mobile, удобно воспользоваться возможностями MS Outlook для синхронизации контактной книжки. Минусом такого способа хранения контактов будет необходимость постоянной синхронизации, а также потеря контактов за один день.

Andriod

При грамотной настройке сервисов открываются отличные возможности. Например, по дороге в офис с помощью телефона удобно внести изменения в договор и отправить его на печать на принтер в офисе, а копию - клиенту.

Выбор инструментов личной работы зависит от конкретных индивидуальных предпочтений сотрудника. Работники зрелого возраста чаще всего предпочитают классические органайзеры и записные книжки в силу привычки.

Делегирование.

Главной функцией делегирования является разгрузка вышестоящих руководителей, освобождение их от текучки и создание наилучших условий для решения стратегических и перспективных задач управления.

Результаты опроса показали, что не все руководящие работники предпочитают методы делегирования.

Под делегированием в общем значении понимается передача заданий своему подчиненному из сферы деятельности самого руководителя, но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегировано. Передача задачи или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Отказ от делегирования приводит к перегрузке руководителя, сокращает время, необходимое для выполнения своих непосредственных обязанностей.

Делегирование пред­ставляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди со­трудников бесчисленные задачи. Если существенная задача не делегирована другому чело­веку, руководитель вынужден будет выполнять ее сам. Это, конечно, во многих случаях просто невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Делегирование помогает руководителю освободить время для более важной задачи и снизить загруженность, а также способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников, положительно влияет на мотивацию труда сотрудников.

Для того чтобы успешно осуществлять делегирование, необходимо подобрать нужных сотрудников, четко распределить сферу ответственности, координировать выполнение порученной задачи и осуществлять контроль рабочего процесса и результатов, пресекать попытку обратного или следующего делегирования. Не менее важно стимулировать и консультировать подчиненных, давать им оценку. Делегировать следует рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу, как определение цели, руководство сотрудниками, задача высокой степени риска.

Руководители зачастую не стремятся передавать свои дела в связи с опасениями, что сотрудник не справится, допустит грубую ошибку.

В кадровой службе к задачам делегирования можно отнести: разработку наградных документов, прием и консультирование посетителей, подготовку приказов и отчетов для пенсионного фонда или службы занятости, работа со студентами - практикантами, обеспечение отдела канцелярскими товарами и слежение за исправностью техники. При этом руководитель должен наблюдать за выполняемой работой со стороны, но чрезмерного контроля целесообразно избегать.

Делегировать нужно и простейшие рутинные дела: архивирование документов, визирование приказов у вышестоящего руководства, просмотр электронной почты.

Метод делегирования хорош тем, что помогает изучить деловые качества сотрудников, существенно экономит время руководителя и специалистов, эффективен в плане обучения исполнителей (техников и инспекторов), мотивируя их и придавая уверенность в своих силах.

«Слоновая техника» как подход к планированию времени.

Метод «слоновой техники» хорош для решения масштабных задач. Дело в том, что многие сотрудники откладываю дела в дальний ящик, особенно это касается трудных и масштабных заданий. Затем сроки начинают поджимать, возникает спешка, нетерпение, появляются нарушения и ошибки. «Слоновая техника» как нельзя лучше подходит именно для таких ситуаций. Парадокс состоит в том, что чем крупнее задача и чем менее жесткий срок исполнения, тем труднее заставить себя ее выполнить. Это касается, прежде всего, очень крупных задач, всегда возникают более срочные дела, задача отодвигается на задний план, и в итоге кажется такой крупномасштабной, что с течением времени к ней просто страшно подступиться.

Например, привести в порядок делопроизводство. Задача трудна и масштабна, поэтому ее нужно разделить или между сотрудниками, или распределить по календарному времени.

Еще один конкретный пример по данному отделу: ведение штатных книг по всем подразделениям с конкретной информацией по всем сотрудникам университета. Ситуация была такова, что с 2008 по 2010 года ими никто не занимался, но ожидалась проверка из инспекции по труду, и возникла необходимость привести их в полный порядок всего за 1 месяц. Задача действительно пугала своими масштабами, а сроки поджимали, и возник план разделить ее на «кусочки», каждый день выполняя необходимый заданный объем, выделяя на это каждый день 2 часа рабочего времени. В данном случае задание было успешно завершено без паники и спешки путем успешного планирования работы.

Следовательно, при борьбе со «слонами» целесообразно разбивать их на части, главное, не забывать включить их в список своих повседневных дел, жестко и планомерно приближаясь к разрешению.

Плюс этого подхода в его реалистичности. «Слоновая техника» помогает избавиться от психологической проблемы – боязни не одолеть сложную задачу, которая поначалу кажется неосуществимой.

Постановка цели и планирование.

Практика показывает, что время расходуется непродуктивно из – за недостаточно внимательного подхода к планированию.

Планирование призвано обеспечить рациональное использование временных ресурсов. Процедура планирования включает в себя следующие этапы:

1. Анализ бюджета времени.

2. Определение содержания планируемых дел.

3. Расчет необходимого времени.

4. Составление списка приоритетных дел.

5. Запись текущих дел и составление плана на день (неделю, месяц).

Целесообразно составить распорядок дня и недели, учитывая специфику кадровой работы. Удобно систематизировать дела по категориям: работа с документацией, важные встречи и совещания, внесение информации в базы данных, консультирование посетителей, визирование документов, ведение собеседований. Каждое дело из списка решать в определенное время с учетом распорядка дня и индивидуальных биологических часов (время активности).

Главное преимущество, которое достигается путем планирования работы, заключается в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт показывает, что увеличение расходов времени на планирование приводит, в конечном счете, к экономии времени в целом.