4. Распределение полномочий

Распределение полномочий основано на том, что полномочия – это наделение определенного лица правом использовать ресурсы под­разделения, которым он руководит, направлять его усилия на успешное выполнение стоящих перед ним задач. Причем полномочия делегиру­ются конкретной должности (мастер, начальник бюро, отдела и т.д., что и фиксируется в должностной инструкции), а не конкретному должно­стному лицу. Пределы полномочий возрастают в направлении по мере возрастания уровня управленческой иерархии. Полномочия на практике очень часто уравнивают с понятием «власть», но она (власть), в отличие от понятия «полномочия», представляет собой реальную способность действовать или возможность влиять на происходящие управленческие процессы в пределах определенных управленческих функций.

Необходимость в делегировании некоторых полномочий и ответст­венности, как считал Дейл Э. (1952), возникает уже в организации чис­ленностью свыше 10 человек; иерархическое делегирование при 50–1000; назначение штабных помощников – 50–300 человек; выделение функ­циональных служб и отделов – 100–400; групповое принятие решения – 100–500; а децентрализация – при численности свыше 500 человек. Другие исследователи считают, что делегирование, децентрализация и департаментизация зависят не только от размера организации, от характера ее внутренней среды, разнообразия номенклатуры продукции, типов связей, объема информационных потоков и т.п. (Чандлер, 1962).

Без скоординированного распределения полномочий между главами структурных подразделений совокупность последних не будет представлять собой сколько-нибудь отлаженный механизм. Вертикальные и горизонтальные должностные связи и отношения, обусловленные распределением полномочий, являются основой упорядоченной управленческой деятельности.

В процессе функционирования каждая должность в силу ее положе­ния в иерархии наделяется определенным набором полномочий, опреде­ляющих характер полномочий. Линейные и штабные полномочия могут иметь следующий характер (рис. 4.): распределительный, рекоменда­тельный, контрольно-счетный, согласительный. Штабные полномочия, как уже отмечалось, носят также сугубо координационный характер.

Рис.4. Линейные и штабные полномочия

В рамках любой организации выделяются линейные и штабные должностные взаимосвязи. Линейные полномочия означают наличие прямой должностной связи между руководителем и подчиненным, а существо штабных полномочий заключается в их совещательном характере (Муни Д., 1951) (рис. 5.)  Линейные и функциональные полномочия связаны с соответствующими способами управления. Штабные полномочия имеют вспомогательное значение. Каждая штабная функция должна быть тесно привязана и дополнять линейную функцию и не может существовать независимо от нее (Кунц Г. и O’Доннел С., 1981).

Рис. 5. Линейные и функциональные полномочия  на высшем уровне управления

Линейный и штабной персонал различают по должностным связям. Линейный и штабной характер подразделений определяется исключительно их должностными связями. В то же время линейные и штабные функции могут нести и вспомогательные подразделения, которые представляют собой группировку видов деятельности (бухгалтерия, кадровая служба и т.д.).

Надо иметь в виду еще одно весьма важное обстоятельство, что линия и штаб – это разновидности специализации управленческих функций. Штабные сотрудники в самом деле содействуют выполнению линейными своих управленческих функций. Некоторые авторы утверждают, что штабные сотрудники наделяются «полномочиями по генерации идей», а линейные служащие «полномочиями по руководству».

Связи и отношения в пределах полномочий, помимо линейных и штабных, могут быть классифицированы по относительно самостоятельным видам и содержанию (рис. 6). Связи и отношения по видам классифицируются следующим образом:

§   линейные (вертикальные);

§   штабные или координационные (горизонтальные и вертикальные);

§   матричные;

§   косвенные;

§   формальные;

§   неформальные.

Связи координации или штабные связи – это связи, регулируемые в организации целями, политикой и процедурами. Косвенные связи обычно ограничены ответом на вопрос «как», иногда – на вопрос «когда» и реже на вопросы – «где» и «кто».

Рис. 6. Классификация связей и отношений

Связи и отношения по содержанию могут быть классифицированы на:

§   экономические;

§   социальные;

§   организационные.

Экономическое, социальное и организационное содержания связей и отношений в процессе управления определяются понятиями:

·   экономический интерес;

·   удовлетворенность;

·   регламентированность.

Связи и отношения, распределение функций определяются следующими документами:

§   стандартом предприятия;

§   положением об отделе, подразделении, службе.

Теснота связей и отношений в пределах функции и между функциями зависит от характера производства и состояния внешней среды. По мнению Вудворт Дж. и ряда других специалистов, для успешного бизнеса в единичном производстве характерно наличие устойчивых межличностных связей и отношений внутри и между функциями, а независимое выполнение функций присуще успешной организации в крупносерийном и массовом производствах. Чем более нестабильна внешняя среда, тем больше потребность во внутрифункциональных (вертикальных) и межфункциональных (горизонтальных) потоках информации.