- •1. Оформление реестра
- •2. Колонтитулы и номера реестров
- •3. Заголовки
- •4. Сведения о месте и дате записи
- •5. Данные об исполнителях
- •6. Сведения об авторах записи
- •7. Ссылки
- •8. Нумерация
- •9. Репортажные записи
- •10. Народная проза
- •11. Песенный материал
- •12. Наигрыши на музыкальных инструментах
- •13. Сведения о составителях реестра
- •14. Рекомендации тем, кто редактирует старые реестры
- •Приложения
- •Полезные ссылки для уточнения географических названий
- •Рекомендации по оформлению таблиц
- •Распространённые ошибки и как с ними бороться
ПРАВИЛА составления первичной научной документации
(реестров экспедиционных записей)
«Реестр – список, перечень, опись» (БСЭ)
Реестр является кратким перечнем записей, содержащихся на аудио/видеокассете или цифровом аудио/видеоносителе.
Порядок сведений в реестре должен соответствовать той последовательности, в которой записана информация на аналоговом/цифровом носителе.
Обязательна последовательная (сквозная) нумерация.
Реестр должен отражать содержание записи в сжатом виде, с достаточной (но не избыточной) детализацией. В реестре не допускается приводить полную (сплошную) расшифровку. При этом в реестре необходимо представить основное содержание записи, выделить важные детали. При составлении реестров придерживайтесь «золотой середины» между «очень кратко» и «очень подробно».
1. Оформление реестра
При написании реестров в текстовом редакторе Word разрешается использовать шрифт Times New Roman (размер шрифта 12). Для расстановки ударений пользуйтесь символом ́универсальное( ударение).
Как проставить:
-при включённом Num Lock удерживаете клавишу Alt и набираете 769 на правой цифровой клавиатуре, и ударение появится над любой буквой, например: ы́)
-вручную: Меню – Вставка – Символ – находите строку «Код знака», вводите 0301 – выделится нужный символ – Вставить
Для упрощения работы пользуйтесь функцией «Сочетание клавиш» (назначьте своё сочетание клавиш для выбранного символа).
Пожалуйста, не вставляйте готовые латинские буквы с ударениями (из символов «расширенной латиницы») и никакие другие символы. Допускается вставка только буквы «ў».
Не разрешается делать отступы клавишей «пробел».
Оформление минимальное. Жирный шрифт, курсив или подчёркивание (чтото одно!) можно использовать для выделения тем в репортаже, названия населённого пункта. Пожалуйста, никогда не используйте функцию «Caps Lock».
При форматировании обратите внимание на то, что поля документа нельзя уменьшать до бесконечности – это может красиво выглядеть на экране, но приведёт к проблемам при печати. Левое поле допускается уменьшать до 2,5 см, правое, верхнее и нижнее – до 1,5 см.
При нумерации по реестру: все порядковые номера выставляйте вручную, не пользуйтесь функцией «Нумерованный список» (в дальнейшем это существенно облегчает составление перечней, т. к. при копировании фрагмента нумерованного списка в другой файл последовательность нумерации не сохраняется).
Все названия населённых пунктов, фамилии, имена и отчества исполнителей пишутся с буквой «ё». Недопустимо писать «Федоров» вместо «Фёдоров» и т.п. Это же касается и фрагментов текста на диалекте.
Все данные вводятся в сетку таблицы. Каждый отдельный номер по реестру должен находиться в отдельной строке. Объединение ячеек не допускается!
Пожалуйста, создавайте таблицу каждый раз заново, не пользуйтесь никакими шаблонами, т. к. при копировании таблицы из одного файла в другой автоматически переносится и применённое в другом файле форматирование, от которого очень сложно избавиться (см. Приложение – рекомендации по оформлению таблиц).
Нумерация страниц в реестре обычно не требуется, т. к. есть нумерация по реестру, но в тех случаях, если большой репортаж под одним номером оказывается на нескольких страницах, чтобы не возникало путаницы при работе с распечаткой, номера страниц можно и проставить.
Имя файла с реестром (документа Word) должно в точности совпадать с номером реестра. В имени файла не допускается писать какие-либо ещё буквы или цифры.
Пожалуйста, вставляйте букву «А» в имени файла реестра к цифровой аудиозаписи только латиницей (как и «V» к видеозаписям). При использовании в разных случаях то латиницы, то кириллицы на вид нет никаких различий, но при копировании в общую папку с реестрами файлы не выстраиваются по порядку, т. к. компьютер автоматически выстраивает файлы по именам в последовательности – сначала латиница, затем кириллица, и в этом случае файлы будут располагаться по порядку букв, а не номеров. Категорически за-
прещается заменять цифру «0» (ноль) буквой «О».
Примечание. В этой инструкции для наглядности используется подсветка отдельных ячеек в таблицах, цветное подчёркивание и стрелки, чтобы было понятнее, на что именно нужно обратить внимание. Вам при составлении реестров цвета и графику использовать не нужно.
2. Колонтитулы и номера реестров
Колонтитул выставляется через меню «Вид» – «Колонтитулы», располагается по центру.
Колонтитул должен содержать номер реестра.
а) для аналоговой записи: номер реестра соответствует порядковому номеру кассеты (катушки):
б) для цифровой аудиозаписи: номер реестра соответствует номеру папки и состоит из трёхзначного номера коллекции, буквенного кода (А – для аудиозаписей, V – для видеозаписей) и трёхзначного номера папки (= флешки):
3. Заголовки
Заголовок реестра вписывается в сетку таблицы и состоит из трёх ячеек:
левая ячейка – сведения о месте и дате записи; средняя ячейка – сведения об исполнителях; правая ячейка – сведения об авторах записи.
сведения о месте |
сведения об исполнителях |
сведения об авто- |
и дате записи |
|
рах записи |
|
|
|
Cмоленская обл., |
Исполняет: |
Запись: |
Смоленский р-н, |
Гусарова Надежда Ивановна, 1933 г. р. |
Теплова И. Б. |
Новосельское с/п, |
(записана в паспорте 1936 г. р.), |
Зубарева А. В. |
д. Бабны |
род. из д. Абраменки Верховского с/с, |
Михайлов К. Ю. |
12.07.2007 |
переехала в Бабны 20 лет назад |
|
|
|
|
01 О календарных |
праздниках |
репортаж |
Масленица: |
|
|
-катались с гор на санях; собирались, брали сани со скотного двора
-делали «морозя`нки» - намораживали на корзины навоз
-делали «козлы» (были похожи на лавки) - намораживали лёд, катались по трое