Ast-praktikum

•В окне диалога Промежуточные итоги выбрать нужные значения из списков по образцу

Результат (все уровни структуры)

Слева от линейки с номерами строк расположены символы структуры:

Кнопки

1— уровень общих итогов;

2— уровень 1 + промежуточные итоги;

3— уровни 1 + 2 + исходные данные.

Символы

"+" — детализирует, раскрывает данный уровень таблицы; "-" — скрывает детали данного уровня.

Удаление промежуточных итогов

•Выделить любую ячейку в списке.

•В меню щелкнуть Данные, Итоги.

•Щелкнуть кнопку Убрать все.

Использование сводных таблиц для анализа списка

Сводная таблица — специальный тип таблицы, которая обрабатывает информацию из конкретных полей списка или базы данных, выбирая их по различным критериям.

80

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №11

РАБОТА В СРЕДЕ СУБД

Цель: Приобретение умений и навыков работы в среде системы управления базами данных (СУБД).

Задачи:

¾Ознакомление с интерфейсом системы управления базами данных.

¾Изучение технологии проектирования и создания таблиц базы данных.

¾Отработка приемов создания форм.

¾Отработка приемов создания запросов

¾Освоение приемов создания отчетов.

Объем работы: 2 часа.

Порядок выполнения: Перед выполнением работы необходимо ознакомиться с материалом раздела 2.3 Система управления базами данных из Модуля 6. Для выполнения работы могут быть использованы СУБД Microsoft Access/OpenOffice Base. При необходимости пользуйтесь справочной системой выбранной СУБД.

После выполнения лабораторной работы вы должны

Знать:

¾Назначение, функциональные возможности и режимы работы СУБД.

¾Название, обозначение и назначение элементов интерфейса.

¾Структуру таблиц, назначение и типы ключевых полей.

¾Типы данных и отношений между таблицами СУБД.

¾Назначение форм и приемы их создания и редактирования.

¾Типы запросов и приемы их создания.

¾Приемы создания и редактирования отчетов.

Для защиты лабораторной работы вы должны

Уметь:

¾Создавать структуру таблицы базы данных.

¾Задавать форматы полей.

¾Вводить, редактировать, удалять данные.

¾Устанавливать связи между таблицами.

¾Создавать и редактировать запросы.

¾Использовать встроенные функции для реализации запросов.

¾Применять сортировку, фильтрацию.

¾Работать с компонентами СУБД в различных режимах.

¾Создавать отчеты на основе таблиц и/или запросов.

Результат: Изучив основные функциональные возможности СУБД, вы получили базовые знания, которые пригодятся при самостоятельном освоении любого другого типа СУБД. Кроме того, знакомство с общей методологией использования баз данных позволит вам профессионально обрабатывать данные практически из любых областей знаний.

82

СПРАВОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ

СУБД Access предоставляет стандартные возможности

•открыть существующую базу данных;

•создать новую базу данных;

•создать новую базу данных с помощью мастера.

Режимы работы Access

•режим конструктора для создания и модификации баз данных;

•режим объекта (название зависит от выбранного пользователем объекта).

Объекты Access: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули.

Режим «Формы» позволяет просматривать данные в форме.

Режим «Таблицы» позволяет просматривать данные в режиме таблицы.

В режиме заполнения таблицы в левой части листа в столбце маркировки появляются символы:

► — активная запись; * — новая пустая запись;

— запись, в которую выполняется ввод данных.

С помощью клавиш Tab и Enter выполняется переход по полям слева направо, с помощью комбинации Shift+Tab — переход справа налево.

ЗАДАНИЕ 1. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ БАЗЫ ДАННЫХ

1. Для заданного варианта спроектировать и создать в режиме Конструктора таблицу базы данных. Сохранить базу данных в папке Lab-11.

ВАРИАНТЫ ЗАДАНИЙ

83

Этапы проектирования

Прежде чем создавать таблицы необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для эффективной работы. Проектирование базы данных включает следующие этапы:

1.Определение цели создания базы данных.

2.Определение таблиц базы данных.

3.Определение полей таблиц.

4.Задание индивидуального значения полям таблиц.

5.Определение связей между таблицами.

6.Обновление структуры базы данных.

7.Ввод данных и создание объектов для работы с таблицами.

1. Определение цели создания базы данных

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить:

•цель создания базы данных;

•информацию, которую будут содержать поля таблиц;

•темы, которые должна охватывать база данных;

•отчеты по запросам, которые она должна выдавать;

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать.

Пример 1. Разработка базы данных «Обслуживание клиентов в торговой фирме»

Выполняемые функции:

•работа с информацией о клиентах фирмы;

•работа с информацией о товарах;

•оформление заказа клиентами товаров;

•работа с информацией о сотрудниках, оформляющих заказы.

84

Выдаваемые отчеты:

1.Квартальный отчет по товарам "Реализация товаров в количественном и стоимостном выражении".

2.Квартальный отчет по клиентам "отгрузка товаров клиентам в стоимостном выражении".

3.Статистика по заказам.

2. Определение таблиц базы данных

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

Основные принципы проектирования

1.Информация в одной таблице не должна дублироваться.

2.Не должно быть повторений между разными таблицами.

Хранение определенной информации только в одной таблице делает работу более эффективной, так как исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, адреса и телефоны клиентов должны содержаться в одной таблице Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержатся в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов надо хранить в разных таблицах, тогда при удалении заказа информация о клиенте останется в базе данных.

Пример 2. Таблицы базы данных «Обслуживание клиентов в торговой фирме»

•«Клиенты»;

•«Товары»;

•«Заказы»;

•«Сотрудники».

3. Определение полей таблиц

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему. Каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы.

При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

•каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

•не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом вычислений;

•в таблице должна присутствовать вся необходимая информация по конкретному вопросу;

•информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы. Например, поля «Имя», «Фамилия», «Отчество» а не общее поле «ФИО».

Пример 3. Описание полей таблиц базы данных «Обслуживание клиентов в торговой фирме»

85

5. Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Связь устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

Типы отношений между таблицами

Отношение «один-ко-многим»

Связь с отношением «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

Отношение «многие-ко-многим»

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A.

Отношение «один-к-одному»

При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот; такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один-к-одному» используют для

•разделения очень широких таблиц;

•отделения части таблицы по соображениям защиты;

•сохранения сведений, относящихся к некоторым записям в главной таблице.

Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс.

Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

Связь с отношением «многие-ко-многим» фактически является двумя связями с отношением «один-ко-многим» через третью таблицу, ключ которой состоит из по крайней мере двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах.

Пример 5. Связи в таблицах базы данных «Обслуживание клиентов в торговой фирме»

Клиенты-Заказы

Одной записи с некоторым значением поля Код Клиента в таблице «Клиенты» может соответствовать несколько записей в таблице «Заказы». То есть, один клиент может сделать несколько заказов.

Сотрудники-Заказы

Для сопоставления сведений о сотрудниках и о принятых ими заказах, следует определить связь по полю Код Сотрудника в двух таблицах. Один сотрудник может оформить несколько заказов, но один конкретный заказ оформляет только один сотрудник.

Товары-Заказы

Один товар может быть в нескольких заказах, но каждый товар включается в заказ только один раз.

87

6. Обновление структуры базы данных

После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты, исключить из таблиц повторения данных. Желательно это сделать, пока таблицы не заполнены данными.

Для проверки необходимо:

•создать несколько таблиц;

•ввести несколько записей в каждую таблицу;

•посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям.

Пример 6. Образцы таблиц базы данных «Обслуживание клиентов в торговой фирме» «Клиенты»

«Сотрудники»

7. Ввод данных и создание объектов для работы с таблицами

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем приступить к созданию запросов и отчетов.

88

ЗАДАНИЕ 2. СОЗДАНИЕ ФОРМ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

1. По заданному варианту создать форму для таблицы базы данных

СПРАВОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ

В формах наиболее часто используются следующие элементы управления:

Флажок — контрольный переключатель; Кнопка для автоматизации действий; Радиокнопка — селекторный переключатель;

Выключатель (каждое нажатие переводит его из включенного состояния в выключенное и наоборот)

Поле для отображения содержимого заданного поля записи базы данных или вычисляемого поля.

Список с полосой прокрутки.

Поле со списком для выбора одного из указанных в нем компонентов.

Счетчик для изменения некоторого исходного значения. Надпись для вставки названия нового поля.

Элементы управления можно размещать на переднем и заднем планах относительно друг друга (меню Формат), а также выравнивать по линиям сетки.

Размер элемента управления может быть установлен:

•по размеру данных (наилучшее отображение информации в элементе

управления);

•по узлам сетки (выравнивание углов элемента по ближайшим узлам сетки);

•по самому высокому (всем выделенным элементам назначается высота самого высокого из них);

•по самому низкому (всем выделенным элементам назначается высота самого низкого из них);

•по самому широкому (всем выделенным элементам назначается высота самого широкого из них);

89