Ast-praktikum

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 10

РАБОТА В СРЕДЕ ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА

Цель: Приобретение умений и навыков профессиональной работы в среде табличного процессора.

Задачи:

¾Ознакомление с интерфейсом табличного процессора.

¾Изучение технологии проектирования и создания табличного документа.

¾Освоение приемов ввода, редактирования, форматирования данных.

¾Овладение приемами создания рядов данных.

¾Ознакомление с правилами построения формул.

¾Использование функций в формулах.

¾Изучение правил использования разных типов адресации ячеек.

¾Освоение приемов обработки данных.

¾Изучение графических возможностей представления данных.

Объем работы: 2 часа.

Порядок выполнения: Перед выполнением работы рекомендуется ознакомиться с материалом раздела 2.2 Табличный процессор из Модуля 6. Для выполнения работы могут быть использованы табличные процессоры Microsoft Excel/OpenOffice Calc. При необходимости пользуйтесь справочной системой выбранного табличного процессора.

После выполнения лабораторной работы вы должны Знать:

¾Назначение и функциональные возможности табличных процессоров.

¾Структуру интерфейса приложения.

¾Название, обозначение и назначение элементов интерфейса.

¾Форматы данных и типы адресации.

¾Понятие диапазона и способы его выделения.

¾Способы обработки данных (фильтрация, сортировка, итоги, сводная таблица).

¾Способы заполнения ячеек данными (копирование, автозаполнение, прогрессия).

¾Технологию использования функций в арифметических выражениях.

¾Правила копирования формул с абсолютными и относительными ссылками.

¾Правила создания списков.

¾Графические возможности представления данных.

Для защиты лабораторной работы вы должны Уметь:

¾Вводить, редактировать, удалять, копировать данные.

¾Форматировать данные, диапазон ячеек.

¾Создавать и редактировать формулы.

¾Использовать функции в формулах.

¾Пользоваться графикой для наглядного представления данных.

¾Подводить промежуточные итоги для групп повторяющихся данных.

¾Применять для анализа данных многоуровневую сортировку, автофильтр, расширенный фильтр.

Результат: Изучив основные функциональные возможности электронной таблицы, вы получили базовые знания, которые пригодятся при самостоятельном освоении любого другого типа табличного процессора. Кроме того, знакомство с общей методологией использования электронных таблиц позволит вам профессионально обрабатывать данные практически из любых областей знаний.

61

СПРАВОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ

Microsoft Excel — это электронная таблица, при помощи которой можно

•анализировать большие массивы данных, используя свыше 400 математических, статистических, финансовых и других функций;

•связывать различные таблицы между собой;

•выбирать произвольные форматы представления данных;

•создавать и редактировать рисунки и диаграммы.

Структура электронной таблицы основана на принципе хранения различных элементов данных в матричном формате (в столбцах и строках). Каждый элемент информации записывается в своей собственной "ячейке".

В последнее время наибольшее развитие поучили Рабочие книги, позволяющие сохранять несколько связанных между собой рабочих листов в виде "книги" (файла) под одним общим названием.

Интерфейс табличного процессора Excel

Книга — документ Microsoft Excel, которая может состоять из нескольких связанных между собой таблиц, размещенных на отдельных листах книги.

Лист (электронная таблица) — первичный документ, максимальный размер которого 256 столбцов и 16384 (65536)строк.

Ссылка — адрес ячейки (А1), номер строки (1) или имя столбца (А).

Абсолютная ссылка — точный адрес ячейки ($А$1).

Относительная ссылка — расположение ячейки относительно других окружающих ее ячеек (А1).

Смешанная ссылка содержит абсолютные и относительные адреса (А$1, $А1) Диапазон — прямоугольная область таблицы, определяемая

•адресами начальной и конечной ячеек, расположенных в диагональных углах прямоугольной области (А1:D4)

•номерами начальной и конечной строк (1:4)

•именами начального и конечного столбцов (A:D)

Текущая ячейка — ячейка, в которой находится курсор.

Текущий лист — лист, ярлык которого выделен и содержимое которого находится на экране и доступно пользователю.

Выбрать лист, столбец, строку — щелкнуть по ярлычку листа, имени столбца, номеру строки.

Текущий столбец — выбранный столбец, либо столбец содержащий текущую

ячейку.

Текущая строка — выбранная строка, либо строка, содержащая текущую ячейку. Текстовые или числовые данные можно вводить в любую ячейку электронной таблицы. Программа позволяет форматировать ячейки таким образом, чтобы выравнивать текст по левой, по правой границе ячейки или по центру. Цифровые данные автоматически

выравниваются вправо, текстовые — влево.

В Microsoft Excel текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например, 10AВС109, 127XYZ, 12-976, 208 4675.

При использовании формата "Дата " программа электронных таблиц показывает запись в формате даты, сохраняя ее при этом в числовом виде. Число, соответствующее дате, основывается на количестве дней, истекших с какой-либо определенной даты (как правило, 1 января 1900 года).

В Microsoft Excel число может состоять из символов: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

62

Копирование ячейки на диапазон

•Набрать в ячейке А1 значение 10.

•Установить курсор в копируемую ячейку (А1).

•В Стандартной панели инструментов щелкнуть кнопку Копировать в буфер.

•Выделить диапазон ячеек для заполнения (С1:D2).

•В Стандартной панели инструментов щелкнуть кнопку Вставить из буфера.

Копирование диапазона ячеек

•В ячейках А1, А2, В1, В2 набрать значение 10.

•Выделить копируемый диапазон ячеек (A1:B2).

•В Стандартной панели инструментов щелкнуть кнопку Копировать в буфер.

•Установить курсор в начальную ячейку диапазона пустых ячеек, куда нужно поместить копию (D1).

•В Стандартной панели инструментов щелкнуть кнопку Вставить из буфера.

Маркер автозаполнения — черный квадратик в правом нижнем углу текущей ячейки.

Относительное копирование по вертикали

•Ввести значение в исходную ячейку (А1).

•Установить курсор в ячейку, где должен быть получен результат расчета по формуле (А2).

•Ввести расчетную формулу (=А1+5).

•Установить курсор в ячейку со значением, полученным по формуле (А2).

•Установить указатель на маркер автозаполнения (указатель примет вид черного крестика) и при нажатой левой кнопке мыши протянуть выделение на нужное число строк текущего столбца (А).

Относительное копирование по горизонтали

•Ввести значение в исходную ячейку (А1).

•Установить курсор в ячейку, где должен быть получен результат расчета по формуле (В1).

•Ввести расчетную формулу (=А1+5).

•Установить курсор в ячейку со значением, полученным по формуле (В1).

•Установить указатель на маркер автозаполнения (указатель примет вид черного крестика) и при нажатой левой кнопке мыши протянуть выделение на нужное количество столбцов текущей строки (1).

•Отпустить кнопку мыши.

63

Абсолютное копирование по вертикали

•Ввести значение в исходную ячейку (А1).

•В ячейку А2 ввести расчетную формулу (=А$1+5).

Пусть надо скопировать точную формулу из ячейки А2, в ячейки A3, А4 и А5 так, чтобы она оставалась по-прежнему А1+5. Такая копия будет являться абсолютной копией содержимого в ячейке А2 по столбцу.

Абсолютное копирование по горизонтали

•Ввести значение в исходную ячейку (А1).

•В ячейку B1 ввести расчетную формулу (=$А1+5).

Пусть надо скопировать точную формулу из ячейки В1 в ячейки С1 и D1 так, чтобы она оставалась по-прежнему А1+5. Такая копия будет являться абсолютной копией содержимого в ячейке В1 по строке.

Абсолютное копирование выполняется так же как относительное, только вместо относительной формулы вводится абсолютная.

Технологию копирования по вертикали и горизонтали с использованием маркера автозаполнения можно применять не только для формул, но и для простых данных (текстовых и числовых).

Если необходимо скопировать значение, полученное в результате вычислений, как число, то надо

•скопировать содержимое ячейки в буфер;

•установить курсор в ячейку, где нужна копия;

•в меню щелкунть Правка, Специальная вставка;

•установить переключатель в положение Значение.

Абсолютное копирование строк и столбцов

Если необходимо скопировать данные в блок, то надо сделать ссылки на столбцы и строки абсолютными. Например, для копирования формулы А1+5 в диапазон В1:С5, введенная в С1 формула будет иметь вид $A$1+5.

64

ЗАДАНИЕ 1. ВВОД, РЕДАКТИРОВАНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ

1.На Листе 1 текущей книги в ячейке А1 выполнить действия. Ввести число 12345.

Исправить число 12345 на число 2345. Заменить число 2345 на текст ДАННЫЕ.

2.На Листе 1 текущей книги в ячейку А2 выполнить действия.

Ввести дату 01/01/2008.

Очистить содержимое ячейки А2.

Ввести в ячейку А2 число 100. Посмотреть в строке формул содержимое ячейки А2. Очистить формат ячейки А2.

Назначить ячейке А2 формат даты. Очистить содержимое и форматы Листа 1.

СПРАВОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ

Ввод данных

•Установить курсор в нужную ячейку.

•Набрать данные.

•Завершить ввод клавишей Enter (переводит курсор вниз) или Tab (переводит курсор вправо).

Правка содержимого ячейки

Способ 1.

•Дважды щелкнуть мышью по ячейке (появится текстовый курсор |).

•Изменить содержимое ячейки.

Для сохранения изменений нажать ENTER. Для отмены изменений нажать ESC.

Способ 2.

•Выделить ячейку.

•Щелкнуть по строке формул (появится текстовый курсор |).

•Изменить содержимое ячейки.

Для сохранения изменений нажать ENTER. Для отмены изменений нажать ESC.

Очистка ячейки, строк и столбцов

•Выделить ячейку, строку или столбец.

•В меню щелкнуть Правка

•Выбрать пункт Очистить

•Выбрать нужную команду: Все, Форматы, Содержимое или Примечания.

Замечание 1. При нажатии клавиши DELETE уничтожается только содержимое ячейки, строки или столбца.

Замечание 2. Если ячейка очищена, ее значение равно нулю, и формула, ссылающаяся на эту ячейку, получит нулевое значение в качестве аргумента.

Изменение формата данных

•Выделить ячейку или диапазон.

•В меню Формат выбрать команду Ячейки.

•На вкладке Число выбрать нужный формат.

65

Выделение ячеек, строк и столбцов

ЗАДАНИЕ 2. ИМПОРТ ДАННЫХ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦЫ

1.На Лист 1 текущей книги вставить таблицу из документа График (лаб. р. № 9)

2.Изменить автоматически ширину столбцов по максимальной ширине размещенных в них данных.

3.Вставить 2 строки в начале документа.

4.В первой строке набрать: Статистическая обработка.

5.Во второй строке набрать: Выполнил <Фамилия И. О.>

6.Выполнить очистку ячеек с номерами учебных недель.

7.Добавить заголовки по образцу

Сохранить книгу в папке Lab-10 с именем Статистика.

66

СПРАВОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ

Автоматическое изменение ширины столбца

•Указать мышью на правую границу столбца в линейке имен столбцов (указатель мыши должен стать черным перекрестьем).

•Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для перемещения границы столбца вручную надо указать мышью на правую границу столбца в линейке имен столбцов и при нажатой левой кнопке мыши перетащить границу в нужном направлении.

Перенос внутри ячейки по словам

•В меню Формат выбрать Ячейки.

•На вкладке Выравнивание установить флажок ; Переносить по словам.

Рекомендация: для того, чтобы при вводе данных начать в ячейке новую строку, надо нажать комбинацию Alt+Enter.

Вставка строки

•Выделить строку, на месте которой должна быть новая (пустая) строка.

•В меню Вставка выбрать команду Строки.

Вставка столбца

•Выделить столбец, на месте которого должен быть новый (пустой) столбец.

•В меню Вставка выбрать команду Столбцы.

Удаление строки

•Выделить строку.

•В меню Правка выбрать команду Удалить.

Удаление столбца

•Выделить столбец.

•В меню Правка выбрать команду Удалить.

ЗАДАНИЕ 3. ВВОД ДАННЫХ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЗАПОЛНЕНИЯ

1.В книге Статистика заполнить ячейки порядковыми номерами учебных недель:

•используя арифметическую прогрессию с шагом 1;

•используя маркер автозаполнения.

СПРАВОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ

Заполнение ячеек с помощью прогрессии

•В ячейке набрать первое значение ряда.

•Выделить заполняемый диапазон, начиная с этой ячейки.

•В меню Правка, Заполнить выбрать Прогрессия.

Вокне диалога Прогрессия

•включить радиокнопки нужного типа прогрессии и способа расположения данных на листе;

•указать шаг прогрессии.

Предельное значение ряда задается, если не выделяется диапазон заполнения.

67

ЗАДАНИЕ 4. ВЫЧИСЛЕНИЕ ПО ФОРМУЛАМ

В книге Статистика

1.Рассчитать по формулам сумму весов:

•за 6 учебных недель;

•с 3 по 4 учебные недели

•с 1 по 17 учебные недели.

2.Увеличить значение всех весов в 3 раза: Сохранить книгу.

СПРАВОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ

Правила создания формул Правило 1. При создании формулы курсорная рамка должна находиться в пустой ячейке.

Правило 2. Формула начинается со знака «равно» (=). Применяются знаки арифметических операций: «+» — сложение, «–» — вычитание, «*» — умножение, «/» — деление, «^» — степень и круглые скобки ( ) для задания приоритета операций.

Правило 3. В формуле используются не сами данные, а ссылки на ячейки, в которых они хранятся.

Пример 1. Ячейки a1 и b1 хранят числа, которые надо сложить и результат записать в ячейку с1.

Правило 4. Адреса ячеек можно набирать латинскими буквами или щелкать мышкой по нужным ячейкам для автоматического получения адреса.

Правило 5. Если в формуле используется константа, то она заносится в отдельную ячейку, а в формуле указывается абсолютный адрес этой ячейки.

Пример 2. Пусть дан числовой столбец Количество товаров на складе. Надо увеличить запасы каждого товара в 3 раза.

Правило 6. Расчетная формула создается один раз, а затем при необходимости

копируется на нужный диапазон ячеек.

Пример 3. Чтобы в примере 2 получить формулы в ячейках с D3 по D5, надо выделить ячейку D2 курсором, указать мышкой на маркер автозаполнения и при нажатой левой кнопке мыши выделить диапазон ячеек D3:D5.

68