Добавление в типизированную карточку пользовательских полей (свойств)

Задание 2.

Добавьте в созданную карточку пользовательские поля, представленные на рисунке 24. Самостоятельно выберите значения атрибутов для каждого поля.

При создании нового вида документа в его карточку могут быть включены дополнительные поля (свойства), позволяющие расширить их стандартный набор, определенный для данного типа карточки (входящего, исходящего документа и др.). При наличии большого количества пользовательских полей, которые не помещаются на вкладке, их отображение производится постранично; перелистывание страниц осуществляется при помощи стрелок и , которые в подобных случаях отображаются внизу

Расположение дополнительных пользовательских полей на вкладке Свойства может определяться системой автоматически, а может отличаться от установленного по умолчанию и описываться пользователем самостоятельно при создании вида карточки.

Окно Расположение свойств, предназначенное для выполнения такого действия, открывается при нажатии кнопки .

Как можно видеть из рисунка, диалоговое окно Расположение свойств содержит список всех определенных пользователем полей (свойств), а также макет вкладки Свойства. Чтобы создать собственный формат для отображения какого-либо из полей, следует выбрать его из общего списка двойным щелчком мыши или нажатием кнопки Добавить .

Рисунок 24 - Определение расположения пользовательских полей

Название поля вместе с установленными для него по умолчанию формой и размером переместится в макет формы, после чего над ним можно выполнить следующие действия:

• изменить форму поля, для чего следует разместить курсор мыши над одной из меток выбранного поля, где он приобретает форму двунаправленной стрелки, и перетащить данную метку в желаемую позицию;

• переместить поле, для чего необходимо разместить курсор мыши над областью поля, добившись его отображения в виде четырехнаправленной стрелки, после чего, удерживая нажатой правую кнопку мыши, переместить выбранное поле вместе с его названием в нужную область формы.

Номера страниц, на которых размещаются пользовательские поля, определяемые в новом виде карточки, также выбираются пользователем самостоятельно. Все не выбранные из списка поля, а также поля, добавляемые впоследствии в карточку документа при ее создании, будут отображаться на странице (страницах), следующих непосредственно за последней, определенной пользователем.

В процессе настройки расположения пользовательских полей (свойств) можно оценить получившийся результат, для чего следует нажать кнопку Просмотр.

В режиме таблицы пользовательские поля отображаются обычным образом вне зависимости от настроек режима формы.

В секции Настройки полей карточки для любого поля, расположенного в стандартной карточке документа на вкладке Основная, можно задать

Новое название поля (если оно представляется более целесообразным, чем стандартное; максимальная длина нового названия — 32 знака) и указать следующие атрибуты:

Обязательное - поле, обязательное для заполнения;

Только чтение - поле, заполняемое при создании карточки, а далее доступное для изменения только сотрудникам, список которых указан в справочнике Настройки делопроизводства (Карточки>Право редактирования);

С момента создания карточки - поле, недоступное для заполнение с момента создания карточки; атрибут является подчиненным по отношению к Только чтение и активизируется только после указания последнего;

Скрытое - поле, не отображаемое в карточке описываемого вида;

Значение по умолчанию, автоматически подставляемое в указанное поле при создании экземпляра карточки описываемого вида, но которое, тем не менее, пользователь может изменить.

Указание атрибутов производится следующим образом:

• нажмите кнопку Добавить , расположенную в ряду кнопок данного поля или выберите соответствующую команду из контекстного меню этого поля;

• в открывшемся диалоговом окне Настройки поля карточки выберите название поля из выпадающего списка Поле;

• проставьте флажки возле настроек, которым должно соответствовать выбранное поле: Только для чтения, С момента создания карточки, Обязательное поле, Скрыть поле (заметьте, что поле не может быть одновременно обязательным для заполнения и скрытым, поскольку это несовместимые требования);

• в поле Значение по умолчанию указывается значение, которым выбранное поле будет заполняться по умолчанию; данную настройку удобно использовать, если в это поле для описываемого типа документа часто вводится одно и то же значение;

• при установленном флажке Установить в пустое значение в момент отнесения карточки к настраиваемому виду поле, настройки которого редактируются, будет автоматически очищено от ранее находившегося в нем значения (установить одновременно этот флажок и выбрать значение поля по умолчанию невозможно);

• в поле Право на заполнение указываются сотрудники, которые смогут заполнять описываемое поле, причем можно указать отдельного сотрудника (при помощи кнопки Добавить сотрудника ), подразделение организации (при помощи кнопки Добавить подразделение ), группу сотрудников, определенную в справочнике сотрудников (при помощи кнопки Добавить группу ), или сотрудников, выступающих в какой-либо роли из справочника сотрудников (при помощи кнопки Добавить роль ); если не указано ни одного сотрудника, право на заполнение поля не ограничивается;

• последняя кнопка, входящая в группу кнопок поля Право на заполнение, - Удалить   - позволяет удалить сотрудника (подразделение, группу или роль), ошибочно внесенного в список;

• после указания всех настроек нажмите кнопку ОК.

Рисунок 25 - Диалоговое окно “Настройки поля карточки”

При указании значений по умолчанию важно помнить следующее.

1. Полям Тип документа, Тип доставки, Состояние документа невозможно задать значение по умолчанию, поскольку значения по умолчанию для этих элементов указываются в справочнике типов при описании соответствующих настроек.

2. Некоторым полям в качестве значений по умолчанию можно назначить служебные слова Текущий сотрудник или Руководитель, это приведет к автоматическому заполнению указанных полей информацией о сотруднике, регистрирующем карточку документа, или о его руководителе соответственно; набор полей, способных принимать такие значения, зависит от типа документа:

• входящие документы - поле Регистратор;

• внутренние документы - Автор, Регистратор;

• исходящие документы - Отправитель, Регистратор;

• архивные документы - Принадлежность документа, Регистратор.

3. Некоторые поля, набор которых зависит от типа документа, могут принимать одновременно несколько значений; к этим полям относятся:

• для входящего документа - поля Получатели, Исполнители;

• для внутреннего документа - поля Исполнители, Подписано, Согласующие лица;

• для исходящего документа - поля Исполнители, Подписано;

4. При выборе из списка поля Номер зафиксирован и установке для него атрибута Значение по умолчанию номер документа для карточек такого вида будет назначаться автоматически, кнопка Не изменять номер по умолчанию нажата и пользователь не сможет вводить номер документа вручную.