Практическая часть
1. Работа со справочником сотрудников
Справочник сотрудников (рис. 1) предназначен для хранения сведений о структуре организации: входящих в ее состав подразделениях и отдельных сотрудниках. Работать с приложением «Делопроизводство» может только пользователь, зарегистрированный в справочнике сотрудников, поэтому справочник должен заполняться администратором или пользователем с достаточными правами сразу после инсталляции системы, а затем поддерживаться ими в актуальном состоянии: в частности, сведения о сотруднике должны заноситься в справочник сразу после его приема на работу.
Рисунок 1 – Интерфейс справочника сотрудников
Задание 1.
Введите в справочник сотрудников информацию об организации.
1. Нажмите на панели инструментов кнопку «создать».
2. В открывшемся диалоговом окне укажите данные, как показано на рисунке 2. Реквизиты можно задавать произвольно.
Рисунок 2 – Информация об организации
Задание 2.
Введите информацию о сотруднике, как показано на рисунке 3:
Рисунок 3 – Информация о сотруднике
Задание 3.
Добавьте в информацию об организации директора – Иванова С.С. (рис. 4).
Рисунок 4 – Дополненная информация об организации
Задание 4.
Добавьте в справочник еще двух сотрудников, как показано на рис. 5 и 6.
Рисунок 5 – Сведения о сотруднике Карасев
Рисунок 6 – Сведения о сотруднике Семицветов
2. Работа со справочником контрагентов
В справочнике контрагентов (рис. 7) содержится информация о структуре и сотрудниках внешних организаций, с которыми компания взаимодействует. Структура справочника контрагентов аналогична структуре справочника сотрудников и представляет собой дерево, в корневом каталоге которого размещаются карточки организаций, которые, в свою очередь, могут состоять из более мелких подразделений. Подразделения и организации можно объединять в иерархически организованные группы (на вкладке Группы) по какому-либо признаку (например, поставщики металла, рекламодатели и пр.)
Рисунок 7 – Справочник контрагентов
Задание 5.
Добавьте в справочник контрагентов контрагента ООО “Бетон Рапид”, в соответствии с рис. 8 и 9.
Рисунок 8 – Сведения об ООО ”Бетон Рапид”
Рисунок 9 – Сведения о директоре контрагента
3. Добавление пользователей в систему
При работе в DocsVision, используется идентификация и аутентификация на уровне ОС. Под каким пользователем вы вошли в ОС, под тем же пользователем вы по умолчанию будете работать в DocsVision, со всеми заданными правами (регистрация в журнале, доступ к карточкам и т.д.).
Работать с системой DocsVision могут только пользователи, входящие в группу DocsVision Users (Пользователи DocsVision). По умолчанию в эту группу включаются все пользователи, входящие в группу безопасности Все (Everyone).
Право просмотра всех объектов системы DocsVision, включая чтение системного журнала, исключая, однако, возможность изменения прав доступа, имеют пользователи, входящие в группу DocsVision Power Users. По умолчанию пользователи в эту группу не включаются.
Создавать и редактировать шаблоны и экземпляры бизнес-процессов (приложение «Управление процессами») могут только пользователи, включенные в группу DocsVision Workflow Process Creators. Поскольку бизнес-процесс во время исполнения имеет доступ к защищенным объектам, состав этой группы не менее важен, чем состав группы DocsVision Administrators. Если группа создается во время инсталляции системы, пользователь, выполняющий установку, включается в ее состав автоматически.
Пользователи, входящие в группу DocsVision Archive Operators могут архивировать и разархивировать карточки DocsVision. По умолчанию пользователи в эту группу не включаются.
Сохранять общие поисковые запросы могут только пользователи, включенные в группу DocsVision Search Query Creators.
Пользователи, входящие в группу DocsVision Administrators (Администраторы DocsVision), имеют право доступа к базе, ряду административных функций, а также возможность чтения и предоставления прав доступа ко всем объектам базы данных. Если группа создается во время инсталляции системы, пользователь, выполняющий установку, включается в ее состав автоматически.
Задание 6.
Создадим нового пользователя.
Открываем Панель управления / Администрирование /Управление компьютером
На узле дерева «локальные пользователи и группы/пользователи» выбираем (ПКМ) «новый пользователь…» и создаем пользователя Семицветов (полное имя – Семицветов Степан Леопольдович)
В поля Пароль и Подтверждение вводим И ЗАПОМИНАЕМ пароль для данного пользователя (Предлагается в качестве пароля использовать имя пользователя – в данном случае Семицветов).
Нажимаем кнопу «создать».
Пользователь создан. Находим его в списке и заходим в его свойства.
Рисунок 10 – Редактирование свойств пользователя
Выбираем вкладку “Членство в группах” и, после нажатия кнопки «добавить», указываем группу, в которую хотим добавить пользователя.
Рисунок 11 – Интерфейс выбора группы
В зависимости от принадлежности к группам, пользователь имеет возможность работать с системой DocsVision с различными правами.
Возможные группы, членство в которых может иметь пользователь:
Рисунок 12 – Существующие группы пользователей
Исходя из того, что Степан Семицветов - секретарь, то его права, при входе в систему должны быть ограничены. Добавим его в группу DocsVision Users. Для этого необходимо ввести имя DocsVision Users и Проверить имена (рис.13).
Рисунок 13 – Добавление группы пользователей
Во вкладке “Член групп” должна появится новая группа (рис.14).
Рисунок 14 – Существующие группы пользователей
После этого возможно осуществить вход в систему от имени пользователя Степана Семицветова.
При запуске DocsVision от имени нового пользователя, возможно, придется произвести ряд настроек безопасности. При появлении сообщения
Рисунок 15 – Сообщение об ошибке
необходимо ознакомиться с текстом данного сообщения и соответственно нажать кнопку «Добавить».
Рисунок 16 – Настройка системы безопасности
Снова ознакомиться с текстом и снова нажать кнопку «Добавить»:
Загрузится окно клиента DocsVision.
Рисунок 17 – Окно клиентского приложения
Обратите внимание на правый нижний угол открытого окна системы DocsVision: WIN2003SR1\Семицветов. Данная запись говорит о том, что вход в систему (WIN2003SR1) выполнен от имени пользователя Семицветова.
В дальнейшей работе будем осуществлять вход от имени администратора за исключением случаев, когда в описании лабораторной работы указано иное.
Задания для самостоятельного выполнения
1. Осуществить добавление пользователей Иванова и Карасева.
Иванов – членство в группах:
DocsVision Workflow Process Creators,
DocsVision Administrators
Карасев:
DocsVision Users
2. Указать пользователя для каждого из сотрудников в справочнике Сотрудники.
3. Задать для каждого пользователя рабочую папку (с помощью кнопки Создать).
Переименовать организацию в ООО «Строитель».
Контрольные вопросы
Для чего предназначены справочники в приложении «Делопроизводство»?
Перечислите основные справочники системы. Что содержится в каждом из них?
Для чего необходимо вносить сотрудников организации в справочник Сотрудники?
Объясните отличие между «сотрудниками организации», занесенными в справочник Сотрудники и пользователями системы.
Для чего необходимо задавать рабочие папки сотрудников в справочнике Сотрудники?
Охарактеризуйте каждую из существующих в системе групп пользователей. Какими правами обладают члены каждой группы?
С помощью каких механизмов осуществляется управление доступом в системе?