Лабораторная работа №3 Универсальный справочник приложения «Делопроизводство» системы DocsVision
(продолжительность работы 2 часа)
Цель работы – приобретение навыков проектирования и создания различных типов записей универсального справочника приложения «Делопроизводство» системы DocsVision.
Теоретическая часть
Универсальный справочник предназначен для хранения информации об объектах любого типа, не включенных в другие справочники.
Для каждой разновидности объекта создается свой тип записи, содержащий поля с описанием его свойств (например, типом записи может быть какой-либо вид выпускаемой продукции, полями записи, описывающими его свойства - его размеры, форма, цвет, количество штук в коробке и т.д.). Записи и типы записей могут выступать в карточках документов в качестве свойств типа Запись универсального справочника.
Подобно организации информации в других справочниках, типы записей могут образовывать иерархическую структуру, которая отображается на левой панели справочника (рис.18). На правой панели в нескольких колонках отображается краткая информация обо всех записях, относящихся к выделенному типу записи.
Рисунок 18 - Универсальный справочник
Типы записей могут создаваться как в корне дерева Типы записей, так и в качестве дочерних уже существующих типов записей. В справочник заносится следующая информация о типе записи:
название типа записи;
комментарий - описание типа записи;
свойства (список полей, описывающих свойства записи данного типа и значение по умолчанию);
флажок Показывать свойства типа в списке (при установленном флажке свойства будут отражены на правой панели справочника, по умолчанию состоящей только из колонок Название и Комментарии); установить этот флажок может только пользователь, являющийся администратором DocsVision;
флажок Не показывать при выборе (установка флажка делает тип записи недоступным для выбора при заполнении полей карточек).
Практическая часть
Задание 1.
Добавьте в универсальный справочник тип записи Лаки. Свойства записи установите в соответствии с рис.19. Выберите подходящие типы данных для представленных свойств.
Чтобы создать новый тип записи, выполните следующие действия:
Откройте универсальный справочник.
Выделите в дереве тип записи, для которого будет добавлен дочерний тип или выделите корневой элемент Типы записей для добавления самостоятельного типа записи.
Нажмите на панели инструментов кнопку Добавить
для
создания самостоятельного типа записи
или выберите команду Добавить тип с
помощью кнопки со стрелкой
для
создания дочернего типа; можно также
выбрать из контекстного меню команду
Добавить тип.
В открывшемся диалоговом окне (рис.19) введите название нового типа записи и комментарий к ней.
Все необходимые для описания объектов данного типа свойства следует указать в секции Свойства; чтобы открыть диалоговое окно для добавления нового свойства нажмите на панели инструментов кнопку Добавить , в котором заполните все необходимые поля.
Изменить или удалить свойство можно с помощью кнопок панели инструментов Изменить
и
Удалить
,
а также команд контекстного меню.
Изменить порядок следования свойств
можно при помощи кнопок Переместить
вверх
и
Переместить вниз
.
Рисунок 19 – Запись универсального справочника
Чтобы сделать тип записи недоступным для выбора при заполнении полей карточек, установите флажок Не показывать при выборе.
Чтобы сохранить данные и закрыть окно Тип записи, нажмите ОК.
Задание 2.
Спроектируйте тип записи для хранения сведений об оказываемых организацией услугах.
Письменно создайте проект типа записей для хранения сведений об услугах. Предусмотрите организацию взаимосвязи между этим типом записи и какими-либо другими типами записей универсального справочника.
Задание 3.
Создайте новый тип записи (в соответствии со своим проектом) в универсальном справочнике.
Смотри указания к з.1.
Задание 4.
Добавьте в универсальный справочник записи каждого из вновь созданных типов.
Чтобы добавить в универсальный справочник новую запись, выполните следующие действия:
Откройте универсальный справочник.
Выберите, какого типа запись вы хотите добавить, и выделите его в дереве типов записей.
Нажмите на панели инструментов кнопку Добавить и выберите команду Добавить запись с помощью кнопки со стрелкой или выберите из контекстного меню команду Добавить запись.
В открывшемся диалоговом окне Запись введите название записи и комментарий к ней.
В секции Свойства укажите в имеющихся полях значения свойств, при этом в зависимости от типа свойства возможен один их следующих способов ввода:
для свойств типа Сотрудник, Подразделение, Группа, Роль - с помощью кнопки
;
для свойств типа Строка, Целое число, Дробное число - с помощью текстового ввода;
для свойств типа Целое число - с помощью кнопок
;для свойств типа Дата - с помощью Календаря;
для свойств типа Да/Нет - с помощью флажка.
Чтобы сделать запись недоступной для выбора при заполнении полей карточек, установите флажок Не показывать при выборе.
Нажмите ОК, чтобы сохранить данные и закрыть окно Запись.
Задания для самостоятельного выполнения
Спроектируйте собственные типы записей для любого бизнес процесса любой организации.
Создайте данные типы записей в универсальном справочнике.
Контрольные вопросы.
В чем отличие универсального справочника от остальных видов справочников?
Какие типы свойств можно создавать в универсальном справочнике? Охарактеризуйте особенности каждого типа.
Поясните особенности использования свойств типа «Запись универсального справочника».
Что такое родительское свойство? Что такое поле свойства? В каких случаях целесообразно использовать родительские свойства?
В чем заключается отличие между типом записи и записью универсального справочника?
Лабораторная работа №4
Справочник типов приложения «Делопроизводство» системы DocsVision
(продолжительность работы 4 часа)
Цель работы – ознакомление со справочником типов приложения «Делопроизводство» системы DocsVision, приобретение навыков проектирования и создания карточек документов.
Термины, используемые в работе
Дайджест карточки - универсальное описание основных сведений о карточке, предусмотренное для карточек всех типов.
Информационное письмо - письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.
Внутренний документ - документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Теоретическая часть
Справочник типов предназначен для создания и хранения пользовательских разновидностей некоторых карточек, часто используемых в организации. Кроме того, в справочнике содержится перечень всех возможных состояний, в которых могут находиться документы, а также способов доставки документов.
Типами карточек далее будем называть группы стандартных карточек приложения системы DocsVision «Делопроизводство»: карточки входящего, внутреннего и исходящего документов, задачу, согласование и т. д. Под видами карточек будем понимать определенные пользователями в справочнике типов разновидности стандартных карточек системы, носящие уникальные имена.
Панель инструментов справочника включает стандартные кнопки, входящие в набор и других панелей инструментов: Обновить, Найти, Добавить, Изменить, Удалить; при выделении строки конкретного вида (например, «Информационное письмо») на панель инструментов добавляется кнопка Копировать.
Список карточек, для которых предусмотрено создание пользовательских разновидностей, ограничен карточками документов, а также карточками задачи и подчиненной задачи, согласования и процесса приложения «Делопроизводство».
Окно справочника типов (рис. 20) делится на две панели: в левой находится дерево, содержащее список стандартных типов и пользовательских видов карточек, их возможных состояний и способов доставки, а в правой - перечень относящихся к нему элементов. Дерево в левой панели справочника может иметь достаточно сложную структуру, поскольку пользовательские разновидности допускается создавать не только в качестве дочерних к основным типам, но и в качестве подвидов уже имеющихся пользовательских видов карточек.
Рисунок 20 - Справочник типов
Создание пользовательских видов карточек (в частности, карточек документов) расширяет границы возможностей стандартных форм, позволяя скрывать поля и целые вкладки, которые заведомо не будут использоваться при работе с описываемым ею объектом, а также добавлять пользовательские поля, не предусмотренные в стандартной карточке.
Кроме того, для каждой создаваемой разновидности карточки возможно определение следующих настроек:
применение настроек данной разновидности по умолчанию при создании карточки соответствующего типа (входящий, исходящий, карточка задачи и т.д.);
заполнение любого из стандартных полей карточки значением по умолчанию, а также указание необходимости его заполнения, невозможности последующего изменения или запрещения его отображения в карточке;
указание необходимости заполнения и/или невозможности редактирования в дальнейшем значений пользовательских полей (свойств);
возможность и направление синхронизации полей карточки документа и включенного в нее файла;
способ сохранения новых версий файлов, включенных в карточку;
скрытие некоторых функциональных кнопок панелей инструментов карточек;
расширение функциональности некоторых кнопок панелей инструментов карточек и добавление пользовательских кнопок, обладающих нестандартной функциональностью;
по умолчанию включать все вновь создаваемые карточки документов данного вида в выбранные категории.
Возможность описания индивидуальных форм карточек предусмотрено для всех типов документов - входящих, внутренних, исходящих и архивных и для карточек, предназначенных для обработки или автоматизации обработки документов - карточек задачи и подчиненной задачи, согласования и процесса приложения «Делопроизводство».