Раздел 3. Мероприятия по повышению эффективности организации работы в компании Древоград

3.1. Функциональное распределение работ внутри организации

Процесс управления – непрерывный, целенаправленный социально-экономический и организационно-технический процесс, осуществляемый с помощью различных методов и технических средств для достижения поставленных задач [15].

Основная цель системы управления – обеспечение условий, необходимых для реализации поставленных целей, а среди них решающее место отводится экономическим методам целенаправленного воздействия на объект управления.

В системе управления выделяются управляющая и управляемая системы:

управляющая система – совокупность органов, средств, инструментов и методов управления;

управляемая система – чаще всего производственно-коммерческий процесс.

Для того, чтобы наладить до необходимого уровня эффективности одну из систем, необходимо внести изменения в обе. Любая управленческая система состоит из ряда блоков, таких как показано на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Управленческие блоки системы

Планирование охватывает все управленческие блоки и является связующим звеном.

Если выполнение всех этих функций обеспечено на предприятии, то можно считать, что качественное управление присутствует в полной мере на данном хозяйствующем субъекте.

Даже если все функции управления можно выделить среди управленческой деятельности, то необходим инструмент, который определил бы, насколько эффективно они выполняются, то есть определил бы уровень организационного управления на конкретном предприятии [16].

Рассмотрим каждую функцию организационного управления компании Древоград отдельно. Прежде всего, следует отметить, что процесс организационного управления с выделения основного и главного процесса деятельности предприятия (основная деятельность), затем выделяются вспомогательные процессы, и в конце – дополнительные. Таким образом, основной задачей организационного управления является обеспечение основного процесса. Графически данный процесс можно представить, как показано на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Главный и вспомогательные процессы деятельности компании Древоград

Выполнение любой функции предусматривает такие действия: планирование работы; выполнение работы; контроль выполнения работы; согласование со всеми участниками работы; утверждение конечных результатов. Таким образом, каждая функция нуждается в последовательности выполнения определенных работ. Рекомендуется использовать функциональную матрицу для функционального распределения всех работ и обязанностей внутри компании для повышения организационного уровня. Функциональная матрица является графическим представлением выполнения всех работ в компании – рекомендуемый вариант представлен в табл. 3.2.

Таблица 3.2

Функциональная матрица компании Древоград (фрагмент)

Функции	Директор	Зам. директора	Отдел по работе с клиентами	Плановый отдел	Финансовый отдел	Бухгалтерия	Отдел кадрового обеспечения	Отдел строительства
1. Работа с клиентами	У	К	П	С	Н	С	Н	В
2. Расчет сметы		К		С	В	С	С
3. Составление плана работы на месяц	У	К	С	В	С	Н	Н	С
4. Обеспечение контроля на каждом этапе работы	К	В	Н	Н	Н	Н	Н	У
5.
……	…	…	…	…	…	…	…	…
20. Составление годовой отчетности компании	У, К	Н	С	С	П	В	Н	С

В табл. 3.2 использованы такие условные обозначения:

"П" – планирование работы; "В" – выполнение работы;

"К" – контроль выполнения работы;

"С" – согласование со всеми участниками работы;

"У" – утверждение конечных результатов; "Н" – не принимает участия.

Координация является следующей по значимости функцией организации управления. Координация достигается за счет соотношения распределения функций и подотчетности персонала внутри предприятия. Если предприятие функционирует достаточно долго на рынке, то, как правило, процессы подчинения уже сформированы и регламентированы, но насколько они соответствуют нормам и правилам организации управленческой деятельности – это другой вопрос. Для предприятий, которые только созданы – данный вопрос не актуален, так как современный руководитель отчетливо понимает, что лучше сразу потратить ресурсы и время и создать эффективную структуру управления предприятием, чем потом тратить большие суммы денег на консалтинг и реорганизацию управленческих процессов.

Распорядительство, накопление и обобщение информации, а также планирование в организации управления достигается за счет разработки и использования управленческих продуктов – управленческих решений, управленческой информации и управленческого воздействия. Данные продукты позволяют руководителю предприятия полностью держать под контролем весь управленческий процесс. Для оценки уровня организации управления предлагается использование паутинную диаграмму (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Паутинная диаграмма оценки уровня организации управления компании Древоград

На рис. 3.3 использована такая шкала оценки уровня выполняемых функций управления: 0 – функция не выполняется; 1 – функция выполняется стихийно, не регулярно; 2 – функция частично, в зависимости от ситуации; 3 – функция выполняется постоянно, имеет системность; 4 – функция выполняется максимально эффективно.

Теперь необходимо сложить полученные значения функций управления и сделать необходимые выводы об уровне на предприятии. Всего можно выделить четыре уровня организации управления на предприятии:

1 уровень – управление не системное, хаотичное, требует пересмотра выделенных объектов управленческой деятельности (сумма значений функций находится в пределах 0-5 баллов);

2 уровень – управление есть на предприятии, но в зачаточном состоянии и требует большего внимания со стороны руководителя путем постановки конкретных задач его повышения (сумма значений функций находится в пределах 6-10 баллов);

3 уровень – организация управления на предприятии сформировалось в отдельный центр ответственности – выделены подотчетные должности, в обязанности которых входят реализация функций управления, но не хватает целостности подхода к организации управленческой деятельности на предприятии (сумма значений функций находится в пределах 11-15 баллов);

4 уровень – достигнутые максимальные результаты по всем направлениям управленческой деятельности, организационный уровень находится на эталонном значении (сумма значений функций находится в пределах 16-20 баллов).

Как видно с рис. 3.3 в компании Древоград на минимальном уровне находится выполнение функции организации управления «обеспечение». Значение показателя критическое и требует переработки процессов планирования в данной области путем пересмотра регламентационных документов деятельности, а также повышения уровня координации и всех видов контроля.