1.3. Алгоритм проектирования работы в организации

С практической точки зрения реализация функции организации, то есть процесс организационного проектирования, состоит из взаимоувязанных этапов:

1) Распределение труда – процесс разделения общей работы в организации на отдельные задания, достаточные для выполнения отдельным работником в соответствии с его квалификацией и способностями. Фактически – это есть специализация. С практической точки зрения специализация означает выяснение сущности и содержания каждой работы в организации [15].

Этот процесс называется проектированием работ и имеет такие конкретные результаты: спецификации работ; должностные инструкции; квалификационные характеристики. Процесс проектирования работ состоит из двух стадий:

а) анализ работ (анализ производственных операций);

б) собственное проектирование работ.

Анализ работ обнаруживает такие три основных аспекта работы:

содержание работы (задачи и виды деятельности, которые должны выполняться в ее пределах);

требования к работе (образование, опыт, стаж работы, наличие соответствующей степени, лицензии, навыков, способностей и тому подобное);

среда осуществления (условия труда, степень ответственности, степень контроля со стороны начальника, степень допустимой ошибки и т. п.).

Проектирование работ обнаруживает две ключевых характеристики работы:

а) объем работы (количество разных операций и / или задач, которые выполняются одним работником и частота их повторения);

б) содержательность работы (относительная степень влияния работника на работу или на ее среду): самостоятельность в планировании и выполнении работы; самостоятельность в определении ритма работы; участие в принятии решений и тому подобное. Термин "проектирование работ" появился в недрах классической школы менеджмента [9].

Много из ранних идей науки управления вращались вокруг проектирования работ с точки зрения максимального использования преимуществ специализации. С развитием и усовершенствованием производства начали оказываться негативные стороны специализации. Возникла потребность изменить традиционную направленность проектирования работ. Вместе с тем появился и новый термин "перепроектирование работ" или "реорганизация работ" [13].

Алгоритм проектирования работы в организации можно представить в виде схемы (рис. 1.3).

1) Ротация работ – перемещение работников через определенные промежутки времени с одной работы на другую. Ротация работ может быть как горизонтальной, так и вертикальной.

Рис. 1.3. Алгоритм проектирования работы в организации

Преимущества:

накапливается опыт в смежных сферах;

устраняется однообразие и монотонность;

улучшается понимание других видов деятельности.

2) Формирование рабочих модулей – ротация в относительно короткие промежутки времени, например, в течение одного рабочего дня.

3) Расширение работы (JOB ENLARGEMENT) – означает горизонтальное расширение данной работы за счет увеличения количества операций, которые выполняются в ее пределах, и уменьшения частоты повторения цикла работы. Расширение работ означает их диверсификацию.

4) Обогащение работы (JOB ENRICHMENT) – это процесс углубления работы, повышения ее содержательности путем:

• установление непосредственной обратной связи;

• предоставление возможности учиться (повышать квалификацию);

• предоставление возможности самостоятельно прорабатывать график работы;

• уменьшение степени контроля.

5) Использование альтернативных графиков работы. Варианты:

а) "сжатая рабочая неделя" (программа 4-40, то есть 4-суточная 40-часовая рабочая неделя);

б) "гибкое время" (работник имеет возможность в определенных пределах изменять время начала и окончания рабочего дня).

Базовые параметры работы позволяют работнику почувствовать три возможны психологические состояния [12]:

• ощущение значимости работы (степень восприятия важности и ценности работы с позиции работника);

• ощущение ответственности за результаты работы (подотчетность за свою работу);

• знание реальных результатов своей работы (восприятие результативности и эффективности выполненной работы).

Работы, которые обеспечивают высокую степень этих трех состояний, приводят к: высокой мотивации за счет самой работы; высокого качества выполнения работ; высокой удовлетворенности работой; снижение текучести кадров и количества прогулов.