Вимоги при виборі працівника на посаду секретаря
1. Наявність професійних умінь і навичок –
2. Досвід організації роботи –
3. Бажання працювати і відповідні здібності. Почуття відповідальності. Надійність –
4. Самостійність, ініціатива –
5. Точність, акуратність, пунктуальність, ретельність –
6. Комунікабельність –
7. Уміння поводити себе з людьми –
Напрями діяльності секретаря щодо сприяння діловим контактам керівника
1. Ведення обліку організації і осіб, з якими керівник підтримує активні відносини
2. Збір та оновлення інформації про деякі організації і осіб
3. Оформлення і представлення керівнику тексти вітальних адрес, телеграм і листів
4. Інформування керівника про зміни в діяльності організації і статусі окремих осіб.
2.4. Технологія проведення нарад та зборів.
Нарада - форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу.
Засідання – форма організаційної роботи постійно діючого орану (комітету, колегії, ради, комісії, групи).
Збори – спільна присутність у певному місці людей, об’єднаних конкретною метою (збори працівників підприємства, підрозділу, членів товариства та ін.).
Рис. 2.14.. Характеристика ділових нарад
Продуктивність наради = інформація «на виході» наради / інформація на її «вході»
Кошторис наради = витрати на підготовку + заробіток учасників + втрати на відрядження + накладні витрати + втрачений час.
План проведення нарад та засідань
на_________(період) у_________
Таблиця 2.1.
№ |
Дата проведення |
Тема та порядок денний |
Місце проведення |
Час початку |
Час закінчення |
Склад учасників |
Відповідальний за підготовку |
Доповідач |
Примітки |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 2.15. Особливості проведення нарад різних видів
Рис. 6.12. Принципи проведення оперативних нарад
Рис. 2.16. Класифікація видів ділових нарад
Рис. 2.17. Технологія проведення ділової наради
Рис. 2.18 Методика раціональної підготовки нарад
Рис. 2.19. Методи ефективного проведення нарад
Характерні типи учасників нарад
Таблиця 2.2
Тип |
Способи впливу на їх поведінку |
«суперечник» |
ведучий має зберігати не зворушливість і діловитість. Краще, коли твердження суперечка спростовують |
«позитивіст» |
такому працівників слід доручити підведення висновків наради, свідомо залучаючи його до дискусії |
«всезнайка» |
висміювати його керівнику не слід. Краще закликати учасників наради зайняти певну позицію щодо його промов |
«балакучий» |
такого учасника треба тактовно переривати, нагадуючи про регламент |
«сором’язливий» |
постановкою нескладних питань слід зміцнити його впевненість у собі |
«негативіст» |
визнати, оцінити його знання та досвід |
«байдужий» |
спитати його про роботу, нанести приклад з його сфери інтересів |
«значний керівник» |
уникати прямої критики, використовуючи техніку «так, але…» |
«багато розпитуючий» |
краще не відповідати на його питання, адресуючи їх до учасників наради |