7.4. Документооборот, его организация. Порядок хранения документов

Документы с момента их составления проходят определенный путь. Движение документов от их составления до сдачи в архив называется документооборотом. Документооборот оформляется графиком.

График составляет главный бухгалтер, утверждает руководитель.

В нем перечисляются все первичные документы, указываются сроки их составления, кто составляет, куда представляет и сроки представления. Указывается также фамилия бухгалтера, ответственного за приемку документов.

График документооборота вывешивается в бухгалтерии. С ним должны быть ознакомлены материально-ответственные лица под роспись. В случае нарушения сроков сдачи документов они несут дисциплинарную или материальную ответственность.

Обработанные первичные документы после записи в регистры бухгалтерского учета подшиваются в папки. Регистры подшивают отдельно от первичных документов.

В течение года подшитые документы хранятся в бухгалтерии хозяйства, а после составления бухгалтерской отчетности передаются в архив хозяйства на хранение. Сроки хранения документов, в зависимости от их важности, предусмотрены в специальной инструкции.

К документам постоянного срока хранения относятся годовые бухгалтерские отчеты. Лицевые счета рабочих и служащих по начислению заработной платы хранятся 75 лет, кассовые и банковские документы, а также наряды, табели, акты – 3 года, документы по учету основных средств и материалы инвентаризации хранятся в течение 10 лет и т.д.

Документы постоянного хранения передаются в ведомственные и государственные архивы (годовые балансы и отчеты, Главная книга, лицевые счета рабочих и служащих, паспорта зданий, сооружений).

В случаях реорганизации или ликвидации организации государственной формы собственности ее документы переходят к правопреемнику, а если его нет - документы сдаются на государственное хранение. При ликвидации или банкротстве организаций негосударственной формы собственности сохранность их документов должна быть обеспечена органом, зарегистрировавшим их устав.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских балансов из архива организации может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов и в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется актом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.

Обеспечение сохранности документов и форм отчетности возложено на руководителя организации.

Тема 8. Инвентаризация

8.1. Инвентаризация, и ее роль в бухгалтерском учете. Виды инвентаризации. Порядок, сроки проведения и оформление инвентаризации

8.2. Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете

8.1. Инвентаризация, и ее роль в бухгалтерском учете. Виды инвентаризации. Порядок, сроки проведения и оформление инвентаризации

Инвентаризация - это проверка и документальное подтверждение фактического наличия хозяйственных средств и источников, выявление отклонений от учетных данных.

При сверке результатов инвентаризации с данными бухгалтерского учета устанавливают расхождения - недостачи или излишки.

Причинами расхождений и несоответствия учетных данных фактическому наличию имущества могут быть:

- естественная убыль (усушка, испарение, выветривание и т.д.)

- ошибки при приеме и отпуске (излишки, недостачи, пересортица);

- ошибки в учете (неправильные записи, арифметические ошибки в подсчетах);

- злоупотребления материально-ответственных лиц.

В зависимости от полноты охвата имущества организации инвентаризация бывает полная и частичная.

При полной инвентаризации проверке подвергаются все без исключения средства организации и расчеты. Она проводится 1 раз в год перед составлением годового отчета.

При частичной инвентаризации проверке подлежат отдельные виды имущества (основные средства, нефтепродукты, денежные средства в кассе и другие материальные ценности), числящиеся за одним материально ответственным лицом.

По периодичности проведения инвентаризация подразделяется на плановую и внеплановую.

Плановая инвентаризация проводится в установленные сроки согласно плана.

Внеплановая (внезапная) инвентаризация проводится без предварительного плана (внезапно) по инициативе руководителя организации или по требованию ревизора, по сигналам работников о злоупотреблениях материально-ответственного лица.

Кроме этого различают инвентаризацию:

• сплошную

• выборочную

• необходимую

• повторную

Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего без исключения имущества, числящегося за конкретным материально-ответственным лицом.

Выборочная - проверке подвергаются только отдельные виды ценностей у конкретного материально-ответственного лица.

Необходимая инвентаризация проводится при смене материально-ответственного лица, после стихийных бедствий, при хищениях, при переоценке материальных ценностей.

Повторная инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения в качестве проведенной инвентаризации у конкретного материально-ответственного лица.

Ответственность за своевременное и качественное проведение инвентаризации несут руководитель и главный бухгалтер организации.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя создается инвентаризационная комиссия, председателем которой является руководитель или его заместитель. В состав комиссии входят главные специалисты по отраслям и работники бухгалтерии. Определяются объекты инвентаризации и сроки ее проведения.

Инвентаризация обычно проводится на 1 число месяца, так как по всем видам материальных ценностей в бухгалтерии отражаются остатки на 1 число каждого месяца.

Перед началом инвентаризации материально-ответственные лица дают комиссии расписку о том, что все приходные и расходные документы к началу инвентаризации сданы в бухгалтерию и все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Инвентаризационная комиссия проводит инвентаризацию обязательно в присутствии материально-ответственного лица.

Согласно Закона РБ "О бухгалтерском учете и отчетности" сроки и порядок проведения инвентаризации определяются руководителем организации. В соответствии с Законом проведение инвентаризации обязательно:

- при смене собственника или реорганизации предприятия;

- при ликвидации предприятия;

- перед составлением годового отчета;

- при смене руководителя организации или другого материально-ответственного лица;

- при установлении фактов хищения, злоупотреблений, порчи материальных ценностей;

- в случае стихийных бедствий;

- по решению контролирующих или судебных органов.

Итоги инвентаризации оформляются в Инвентаризационной описи, которая составляется в двух экземплярах:

1-ый - сдается в бухгалтерию;

2-й - материально-ответственному лицу.

Инвентаризационную опись подписывают все члены комиссии, а материально-ответственное лицо расписывается в приеме перечисленных в описи материальных ценностей на ответственное хранение.