Тема 29. «Редактирование листов» Занятие 1

Учебные вопросы:

1. Использование команд редактирования.

2. Поиск и замена данных.

3. Проверка и документирование листа.

Краткая теоретическая часть.

Краткая теоретическая часть.

Использование команд редактирования.

Добавление ячеек, строк, столбцов и листов. Для вставки пустых ячеек, строк, столбцов или листов в Excel используются, команды меню окна ВСТАВКА ► Ячейки (Строки, Столбцы, Лист) или команды контекстного меню Добавить ячейки (лист).

Добавление пустых столбцов происходит слева от выделенного объекта, а добавление строк - сверху от выделенной ячейки или строки, т.е. при вставке столбца остальные столбцы сдвигаются от места вставки на одну позицию вправо, а при вставке строки остальные строки сдвигаются от места вставки на одну позицию вниз.

Операции удаления и очистки. В Excel для удаления выделенных ячеек, строк и столбцов используются команды меню ПРАВКА ► Удалить или команды контекстных меню Удалить. Для удаления выделенных листов используется команда меню ПРАВКА ► Удалить лист. Перед выполнением команд удаления листа система предупреждает о том, что отменить удаление выделенных листов будет невозможно.

Для удаления информации, находящейся в выделенных фрагментах электронной таблицы (ячейках, строках, столбцах или листах), в Excel используется команда меню ПРАВКА ► Очистить, клавиша Delete или команда контекстного меню Очистить содержимое.

При исполнении команд ПРАВКА ► Удалить происходит полное удаление фрагментов таблицы и смещение данных в соседних ячейках, столбцах и строках с изменением (перенастройкой) их адресов, а при использовании команды ПРАВКА ► Очистить или клавиши Delete ячейки, столбцы и строки остаются на своем месте.

Средства автоматизации ввода и редактирования данных.

В Excel имеются разнообразные средства для автоматизации ввода данных в ячейки электронной таблицы. К ним относятся:

• Автозавершение;

• Автозамена;

• Автозаполнение.

Автозавершение используется для ускорения ввода текстовых данных в столбцы электронной таблицы. Табличный процессор способен предвидеть (угадывать) намерения пользователя. При вводе текста в некоторый столбец Excel формирует список слов, содержащихся в этом столбце, и пытается завершить набор повторяющихся слов после ввода лишь его первых символов. Пользователь может либо принять вариант автозавершения и зафиксировать его обычным способом, либо продолжать вводить другой текст, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

В контекстном меню любой ячейки столбца с текстовыми данными имеется команда Выбрать из списка, с помощью которой можно просмотреть весь список слов, введенных в данный столбец, и выбрать любое из них для вставки в активную ячейку.

Операцию автозавершения удобно использовать при создании таблиц, содержащих большое количество строк с повторяющимися текстовыми данными. Чтобы использовать возможности автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд (без пустых ячеек между ними). Режим автозавершения не используется для ввода даты и времени, чисел, формул и функций.

Автозамена используется в Excel, как и в других приложениях Microsoft Office, для исправления наиболее распространенных опечаток и ускорения ввода часто используемых фрагментов.

Настройка параметров, добавление, удаление элементов в список автозамен Excel производятся в диалоговом окне Автозамена, которое можно вывести на экран с помощью команды меню окна Excel СЕРВИС ► Автозамена.

Автозаполнение ячеек служит для упрощения ввода в электронную таблицу однотипных данных и формул. Для заполнения пустых ячеек данными, содержащимися в ранее заполненных ячейках, используются:

• команда меню ПРАВКА ► Заполнить (вверх, вниз, вправо, влево, по листам);

• маркер автозаполнения.

Значения в заполняемых ячейках зависят от типа исходных данных, их шага и предельного значения.

При вводе команды меню ПРАВКА ► Заполнить ► Прогрессия в диалоговом окне Прогрессия можно задать точные параметры заполнения ячеек:

• Расположение - по строкам или по столбцам;

• Шаг - значение, на которое будет увеличиваться или уменьшаться элемент ряда. Если введено положительное число, то ряд будет возрастать, а если отрицательное, то убывать;

• Тип прогрессии (арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение). При установленном переключателе Автозаполнение происходит заполнение выделенных пустых ячеек рядом, основанным на данных, включенных в выделение. При выборе этой команды игнорируются все установки окна Шаг;

• Предельное значение - значение, на котором ряд должен быть закончен (это окно можно и не заполнять);

• Автоматическое определение шага. Если установлен этот флажок, то значение окна Шаг игнорируется.