6.2.5 Подготовка и рассылка пресс-релиза

Существует три наиболее распространенных вида пресс-релиза: - объявление (нового продукта, этапа, события и проч.). - управленческие изменения в организациях (смена лидеров). - публичное выступление руководителя или менеджера организа-

ции.

Перечислим основные правила подготовки пресс-релиза, повы- шающие его шансы быть размещенным в прессе:

1. Пресс-релиз лучше печатать на бланке организации с названи- ем и адресом.

132

2. Необходим выигрышный и броский заголовок. Лучше офор- мить его в корпоративном стиле (шрифт, цвет).

3. Следует указать: а) название и адрес отправителя (организации), б) имя и должность лица, которое предоставит дополнительную

информацию и его телефон, в) за рубежом — также номер телефона, по которому можно зво-

нить в ночное время, т.к. редакции центральных газет работают здесь круглосуточно.

4. На листе пресс-релиза нужно ставить дату и пометку «к публи- кации». Это означает, что новость готова к немедленному обнародова- нию.

5. Текст пресс-релиза печатается на одной стороне листа бумаги, через два интервала, с большими полями для заметок редактора.

6. Пресс-релиз должен быть кратким — лучше на одну страницу. Если это невозможно, то внизу следует указать «см. далее». Ориенти- руйтесь на словарный объем в 300—500 слов. Дополнительную ин- формацию лучше всего дать в приложении. Параграфы должны быть краткими. Желательно иметь подзаголовки.

7. Иногда целесообразно готовить два варианта пресс-релиза — для центральной и специализированной прессы.

8. К пресс-релизу стоит подготовить дополнительные факти- ческие материалы — для представителей прессы, если те будут звонить.

9. Отправляя пресс-релиз можно сообщить о наличии фотографий по теме или приложить их миниатюрные копии.

10. Если пресс-релиз распространяет внешняя консультативная фирма или лицо, это должно быть указано специально.

11. Пресс-релиз от имени организации подписывают ее предста- вители. Важно, чтобы их число не превышало 2—3 человек.

12. Распространять надо полный текст пресс-релиза, потому что информационные агентства редактируют и сокращают, как правило, полученный текст и рассылают его в неполном виде.

В организации рекомендуется вести списки получателей материа- лов. Электронная система ведения и поиска адресатов облегчает выбор целевых групп.

133

6.2.6 Пресс-конференция

Пресс-конференция — это встреча официальных лиц (представи- телей деловых, общественных, правительственных кругов) с предста- вителями средств массовой информации с целью информирования общественности по актуальному вопросу.

Пресс-конференция предполагает: - авторитетность источника новостей (ньюсмейкера); - получение информации «из первых рук»; - возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью

вопросов. Для того чтобы успешно подготовить и провести пресс-

конференцию, ПР-специалисты рекомендуют придерживаться не- скольких основных правил:

1 Дата и время проведения пресс-конференции выбираются с уче- том времени освещения информации утренними и вечерними газета- ми, радио и телевидением. Начало в 11.00 утра позволяет вечерним газетам сделать краткое сообщение в этот же день вечером, а утрен- ним — на следующий день. Начало в 14.22 позволяет утренним газе- там подготовить развернутое сообщение о пресс-конференции на сле- дующий день, а вечерние газеты в таком случае отстают. День пресс- конференции назначают так, чтобы не было совпадения по времени с другими важными мероприятиями, способными отвлечь публику от события проведения пресс-конференции.

2 СМИ извещают о предстоящей пресс-конференции заранее — сначала почтой, затем по телефону. Извещение должно быть четким и ясным: тема, время, длительность, место проведения, докладчик, имя и должность ПР-специалиста для контакта, номер телефона.

3 Не стоит играть в фаворитов: нужно приглашать представи- телей из всех основных организаций, передающих новости.

4 Тексты всех докладов должны быть отпечатаны заранее и быть доступными на пресс- конференции для всех присутствующих. По ее окончании эти тексты рассылаются в газеты и журналы, пред- ставители, которых не присутствовали на конференции.

5 Перед началом пресс-конференции докладчики и другие ответ- ственные лица должны провести краткое совещание с участием от- ветственного за отношения с прессой — чтобы обсудить порядок (сценарий) ведения пресс-конференции, ответы на возможные вопро-

134

сы.

6 Пресс-конференцию рекомендуется проводить не в офисе, а в комнате для встреч, заседаний, собраний. Репортерам должны быть обеспечены стулья, а для телевизионных бригад — места для техники и камер. Докладчика следует посадить за стол или поставить перед ним кафедру, где обычно размещаются магнитофоны и диктофоны.

7 Длительность пресс-конференции должна быть объявлена за- ранее — чтобы репортеры знали, сколько у кого будет времени для вопросов. Тогда никто не сможет жаловаться на недостаток времени.

8 Докладчик должен быть недосягаем для репортеров до начала пресс-конференции.

9 Для дополнения выступления докладчика следует подготовить дополнительную информацию — пресс-кит, включающий все относя- щиеся к докладчику, предмету и организации материалы.

10 Незадолго до завершения пресс-конференции следует дать знать об этом репортерам, объявив, что следующий вопрос будет по- следним. После завершения вопросов докладчик должен поблагода- рить журналистов за то, что они пришли и не принимать больше во- просов.

11 Перед началом пресс-конференции прибывающие журналисты регистрируются у входа в помещение, получают пресс-релизы и фото- графии. Докладчики рассаживаются на некотором возвышении. Перед каждым из них ставятся таблички с именами, должностями, названием организации. Надписи должны быть отпечатаны достаточно крупным шрифтом.

12 Ведет пресс-конференцию назначенный ответственный, кото- рый призывает присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего или руководителя организации. Важно, чтобы выступающие были хорошими ораторами. Поэтому время лиц, не умеющих хорошо говорить, необходимо свести к минимуму — в поль- зу других, более удачных ораторов.