Искусство публичной речи. Навыки презентации.

Необходимость выступить публично, провести презентацию зачастую вызывает внутреннюю панику у многих людей – от студентов до опытных управленцев. Подобный страх перед обращением к аудитории приводит к тому, что вся презентация сводится к монотонному зачитыванию по бумажке заранее подготовленного текста. В данной главе сделана попытка помочь улучшить качество выступлений на публике,; в ней даны рекомендации по подготовке и проведению презентаций.

Речь – это один из видов коммуникационной деятельности человека, использование языка для общения с другими людьми. Публичная речь, устное выступление перед аудиторией является неотъемлемой частью деловых коммуникаций. Важнейшей особенностью данного вида коммуникаций является ваше физическое присутствие; отправитель сообщения и его получатель находятся рядом. В такой ситуации выступающий перед аудиторией чувствует себя достаточно уязвимым, но в действительности его положение само по себе дает значительную власть. В случае, если бы ваш доклад распространялся только в письменном виде, его получатели могли бы:

• с легкостью начинать и прерывать процесс коммуникации, когда им заблагорассудится;

• перечитать по необходимости то, что не было понято с первого раза;

• перескакивать от начала к концу или просмотреть сообщение в заданном порядке.

Являясь же членом аудитории, каждый слушатель испытывает своеобразное "давление группы", подчиняясь ходу заданного вами процесса, и по крайней мере будет пытаться выслушать до конца. Конечно, этого давления недостаточно, и вам необходимо завоевать, а затем поддерживать интерес аудитории на протяжении всего выступления.

Наиболее общих составляющих успешной презентации всего две – это подготовка материала для выступления и подготовка себя.

Прежде всего необходимо ответить на несколько базисных вопросов, а именно:

• Какова цель моего выступления?

• Кто мои слушатели – аудитория?

• Что представляет собой основное содержание выступления?

• Каков организационный контекст выступления?

• Какие методы привлечения внимания аудитории будут использоваться?

Выделяются общая и конкретная цель презентации/публичной речи.

Общая цель определяется видом реакции, которую выступающий хочет вызвать у аудитории. В качестве общих целей можно выделить следующие: информировать аудиторию о чем-либо, воодушевить ее, убедить, призвать к действию.

В зависимости от выбранной цели, презентацию будут отличать некоторые особенности:

Так, информационная речь/презентация должна:

• не содержать ничего спорного;

• вызывать любопытство аудитории;

• удовлетворять запросы слушателя;

• быть актуальной для аудитории.

В отличие от информационных, воодушевляющие речи/презентации более эмоциональны и содержат прямой призыв к чувствам. Как и информационные, они в значительной мере развиты на основе примеров и фактических данных, однако материал должен быть подобран так, чтобы вызывать не только любознательность, но и обострять в сознании значение традиций, личности, правил поведения, веры и т.д.

Смысл убеждающей речи/презентации – логическими доводами доказать или опровергнуть какое-либо положение. Такая речь не представляет собой непосредственного призыва к действию, но стремиться определить образ мышления и поведения. Предмет речи – вопросы факта (что является правдой, что нет) и вопросы поведения (как надо поступать и как нет). Для проведения эффективной убеждающей презентации есть несколько принципов:

• выбирайте действительно спорный вопрос;

• выбирайте содержательную для слушателей тему;

• выбирайте разрешимый вопрос.

Призывающая к действию речь/презентация направлена на призыв аудитории либо к осуществлению какого либо нового действия либо к прекращению старого. Имеются ввиду действия совершенно определенных, присутствующих на презентации слушателей.

Принципы эффективной призывающей к действию речи:

• необходимо, чтобы тема вызывала значительный интерес у аудитории, была для нее актуальна;

• подумайте, не слишком ли инертна аудитория как таковая, способны ли слушатели к действию;

• препятствием может стать наличие среди слушателей сильной оппозиции, не разделяющей вашу точку зрения.

Конкретная цель публичной речи зависит от ее содержания. Если общая цель определяет, какой реакции вы хотите добиться, то конкретная цель показывает, что слушатель должен узнать, почувствовать и сделать.

Что касается содержания, здесь, безусловно, неограниченное количество вариантов, поэтому ограничимся несколькими общими рекомендациями.

• необходимо хорошее знание предмета;

• следует продумать логическое структурирование содержания;

• подберите соответствующие содержанию примеры, ссылки на авторитеты и т.д.

Если презентация должна сопровождаться письменным докладом, нужно позаботиться о том, чтобы письменный и устный вариант не повторяли, а дополняли друг друга. Заранее решите, будет ли письменный доклад распространяться до или после презентации и соответственно постройте проведение мероприятия. Если ваш доклад аудитория уже читала, презентация дает возможности для обсуждения и сосредоточения на наиболее заинтересовавших слушателей вопросах. Если же письменный доклад будет распространяться после презентации, ее лучше использовать как введение аудитории в курс дела, тогда письменный вариант будет обеспечивать детальную поддержку сказанному.

Адаптация подготовленного материала для устного изложения

Устная речь, в отличие от письменной, способна передать тончайшие оттенки мыслей и чувств, быть насыщенной эмоционально, тем самым усиливать воздействие на слушателя, создавая эффект внушения. Воздействие речи максимально тогда, когда она производит впечатление импровизации, свободного изложения.

Импровизация – это бесценный прием для неформальных ситуаций, он также необходим, например, при ответах на вопросы. Природным талантом импровизации обладает один человек из тысячи, не более, и на самом деле за большинством очевидных импровизаций стоит серьезная подготовительная работа. Такая работа не сводится к простому заучиванию наизусть подготовленного текста – в подобном случае речь будет звучать как неискренняя декламация.

Альтернативой чтения по бумажке и зазубривания текста является его адаптация с использованием оборотов разговорной речи. Разговорный язык имеет свои корни не в литературе или газетах, а в речи обычных людей. В своем докладе/презентации необходимо использовать такие речевые обороты, которые были бы уместны в обычной неофициальной беседе. На печатной странице вы можете встретить массу вещей, которые вы просто не могли бы сказать в обыденной речи.

В процентном соотношении фактор влияния экспортных поставок топливо-энергетического комплекса на поступления в бюджет Российской Федерации составляет 30% .

Почти одна треть доходов Российского бюджета зависит от экспорта нефти и газа.

В разговорной речи гораздо чаще звучат различные фразеологические обороты, устойчивые выражения, делающие ее ярче и выразительнее.

Пятнадцать миллионов долларов на новую программу для малообеспеченных семей - значительная сумма, но это на несколько порядков меньше, чем, например, оборонные расходы.

... по сравнению с расходами на оборону это капля в море.

Кроме того, в разговорной речи вы используете первое и второе лицо там, где более официальный письменный язык требует использования третьего лица.

Значительную озабоченность общественности вызывает экологическое состояние N-ской области, а также содержание мероприятий экологических организаций, работающих в данном регионе.

Я думаю, вас действительно волнует экологическая обстановка в вашем регионе, как и то, что конкретно делают местные экологические организации по ее улучшению.

Еще одно жизненно важное правило – использование достаточно коротких предложений и простых слов. Конечно, во многих выступлениях не обойтись без специальных терминов; однако не следует злоупотреблять сложными выражениями только для того, чтобы выглядеть большим экспертом. К этому можно добавить следующее:

• используйте активный залог глаголов чаще, чем пассивный, например: "нам нужна ваша помощь", а не "мы нуждаемся в вашей помощи"; "новое медицинское оборудование спасает людям жизни", а не "жизни людей спасаются с помощью нового оборудования" и т.д.

• избегайте абстрактных существительных; они усыпляюще действуют в малых дозах и губительны для выступления в больших;

• не используйте технические термины, если не уверены, что аудитория с ними знакома;

• искореняйте жаргон и слова-паразиты.

Структура презентации

ВСТУПЛЕНИЕ	ВНИМАНИЕ концентрируется на говорящем
"МОСТ"	ИНТЕРЕС обеспечивает переход от вступления к основным идеям
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ	ЖЕЛАНИЕ увеличивает вовлеченность аудитории
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	ДЕЙСТВИЕ суммирует сказанное и призывает аудиторию к принятию обязательств
ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ	ОБЪЕДИНЕНИЕ говорящего и аудитории в единое целое

Этапы подготовки презентации

ЭТАП 1

Н

Побуждающая к действию

апишите цели вашей презентации:

Информативная

Убеждающая

Воодушевляющая

ЭТАП 2

Теперь необходимо проанализировать, кто будет вас слушать – аудиторию.

• ценности

• потребности

• очаги напряжения

• компетентность

• имидж

ЭТАП 3

На этом этапе необходимо выделить ключевые идеи, вокруг которых будет строиться ваша презентация. Пример:

Нашей организации необходимо приобрести новое компьютерное оборудование

Требуется включить в штат сотрудников программистов, чтобы модернизировать программное обеспечение

Нужно финансировать развитие

ЭТАП 4

Теперь ключевые идеи необходимо подкрепить поддерживающими тезисами, которые обоснуют и раскроют эти идеи. Пример.

Нашей организации необходимо приобрести новое компьютерное оборудование	Требуется включить в штат сотрудников программистов, чтобы модернизировать программное обеспечение	Нужно финансировать развитие
Техника, которая у нас есть, устарела	Можно сэкономить на установке нового оборудования	Нужны новые коммуникационные системы
Мы не можем установить на старые компьютеры новое ПО	В меньшей степени будем зависеть от продавцов программ	Новая технология при тех же текущих затратах качественнее
Затраты на содержание старой системы быстро растут за счет постоянно необходимого ремонта	Поможет повысить конкурентоспособность за счет выпуска новой продукции	Новые кадры придут со свежими идеями

ЭТАП 5

Открытие

• Короткая история забавного содержания

• Вовлекающий вопрос

• Риторический вопрос

• Шокирующее заявление

• Известное высказывание, цитата . Свяжите вступление с основной частью презентации.

ЭТАП 6

Продумайте переходы ("мосты") – фразы, связывающие разные смысловые части.

ЭТАП 7

Подведите итоги презентации в заключении. Перефразируйте и повторите ключевые моменты. Подчеркните практическую значимость сказанного.

ЭТАП 8

Подготовьте раздаточные материалы.

ЭТАП 9

Если это необходимо, подготовьте наглядные пособия. не используйте их слишком часто;

• используйте картинки: графики, рисунки, схемы, диаграммы;

• представляя что-то наглядно, сконцентрируйтесь на одной идее;

• наглядное пособие должно быть хорошо видно всем присутствующим;

• то, что сложно прочесть, прокомментируйте;

• старайтесь использовать не просто цифры, а графики;

• привлекательно оформите ваши пособия, но не злоупотребляйте яркими цветами.

ЭТАП 10

Вопросы. Спланируйте вопросы аудитории, запишите возможные варианты. Если ответы требуют статистических данных, конкретных цифр, подготовьте их, и например, запишите на карточках.

Будьте открыты ко всем вопросам и если есть такие, на которые вы не можете ответить, то пообещайте выяснить запрашиваемое и удовлетворить вашего слушателя позднее.

При необходимости не забудьте сказать, каким временем вы располагаете для вопросов после вашего выступления.

ЭТАП 11

Анализ. Проведите анализ вашего выступления. Отметьте, что было сделано хорошо, и что требует улучшения. Анализ презентации можно проводить по следующей схеме

Критерии оценки	Что было хорошего	Что нужно улучшить
Формат презентации: продолжительность по времени ясность идей эффектность открытия связь между частями качество закрытия Динамизм живость убедительность контроль эмоций вовлеченность слушателя Манеры жестикуляция владение голосом внешний вид контакт с аудиторией Наглядные пособия реакция аудитории наглядность практичность Ответы на вопросы - 6. Другое - -