Лабораторная работа № 6
Работа с электронными таблицами Microsoft Excel.
Цель работы: ознакомиться с назначением и основными понятиями табличного процессора Microsoft Excel; изучение информационной технологии использования встроенных вычислительных функций Excel.
Теоретические сведения:
MS Excel - одна из мощных на сегодняшний день систем электронных таблиц. Это гибкий и удобный инструмент для работы с числовыми данными, формулами, диаграммами и т.д.
Основные понятия Microsoft Excel
Электронная таблица MS Excel, как и любая другая таблица, состоит из множества ячеек. Ячейка служит для ввода и хранения данных, а также вычисляемых значений. Каждая ячейка образуется пересечением столбца и строки. Столбцы обозначаются буквами, а строки - цифрами (числами), которые служат им заголовками. Таким образом, каждая ячейка имеет свое уникальное имя (адрес). Например, А1 - ячейка первой строки столбца А, поскольку образована пересечением столбца А и строки 1; F7 - активная ячейка на рисунке 1. По умолчанию, при создании документа MS Excel устанавливает таблицу с 256 столбцами и 16384 строками.
Рисунок 1 – Структура рабочего поля Excel
Заголовок столбца служит не только для обозначения имени столбца, но и выполнения таких операций, как выделение столбца и изменение его ширины. Чтобы выделить столбец целиком, укажите на его заголовок курсором мыши и щелкните его левой клавишей. Чтобы изменить ширину столбца, удерживая левую клавишу мыши, переместите линию рамки справа от заголовка столбца.
Заголовок строки выполняет аналогичные функции для строк. Чтобы выделить строку целиком, укажите на ее заголовок курсором мыши и щелкните левой клавишей. Чтобы изменить высоту строки, удерживая левую клавишу мыши, переместите линию рамки снизу от заголовка строки.
Отдельная таблица в MS Excel называется рабочим листом или рабочей таблицей. Каждый лист имеет свое имя, которое отображается на ярлычке листа. Чтобы перейти на другой лист, щелкните курсором мыши по ярлычку с его именем. Ярлычок листа также используется для его переименования. Чтобы присвоить листу новое имя, достаточно дважды щелкнуть мышью по ярлычку и указать имя в открывшемся диалоговом окне. Кроме того, в контекстном меню любого ярлычка можно указать другие его параметры (рисунок 2):
Рисунок 2 – Параметры ярлычка рабочего листа Excel
Совокупность рабочих листов называется рабочей книгой. Файл MS-Excel имеет расширение .xls и является рабочей книгой, которая может содержать от 1 до 216 рабочих листов.
Активная ячейка выделяется на экране жирной рамкой. Только в активную ячейку можно вводить данные и производить над ней операции.
Имя (адрес) активной ячейки отображается в Поле имен. Поле имен содержит имя указанной ячейки, элемента диаграммы или графического объекта. Кроме этого, с его помощью можно изменить имя ячейки на более удобное или запоминающееся. Для этого достаточно ввести в поле имени ячейки нужное ее название и нажать Enter. Также можно осуществлять быстрый переход к нужной ячейке путем указания ее имени в поле имен.
Некоторое количество ячеек, представляющих прямоугольную область на экране, называют диапазоном ячеек или интервалом. Диапазон задается путем указания имен (адресов) его верхней левой ячейки и, через двоеточие, нижней правой ячейки. Например, диапазон А1:СЗ представляет область из 9 ячеек в верхнем левом углу листа (рисунок 3). Над выделенным диапазоном ячеек можно производить операции.
Рисунок 4 – Диапазон ячеек А1:С3 и доступные над ним операции
В нижней части экрана располагается строка состояния, в которой отображаются сведения о выбранной команде или выполняемой операции.
Создание собственных таблиц
Продемонстрируем стандартную последовательность создания новой таблицы на примере. Допустим, у нас есть некоторые три показателя (например, изделия). Необходимо создать таблицу, с помощью которой мы могли бы оценить прибыль от их продажи за квартал. Исходными данными будут служить: количество произведенных изделий в течение квартала, отпускная цена каждого из них, а также норма чистой прибыли (выдуманная) от реализации каждого наименования изделия. Естественно, это очень схематичный и упрощенный пример. Однако он позволяет постепенно проследить элементарную последовательность действий, не загромождая таблицу множеством чисел.
Открытие и сохранение файла рабочей книги
Предварительно откройте MS Excel и сохраните пока пустую рабочую книгу с определенным именем. Для этого используйте команду. Сохранить как...(Save As...) из меню Файл (File) и в поле Имя файла: (File name:) наберите имя вашего файла. После выполнения данной операции, рабочая книга с присвоенным вами именем начнет существовать как файл на жестком диске.
Проектирование таблицы
Следующим логическим этапом создания таблицы является ее проектирование. На этом этапе необходимо определить, какие данные, в каких ячейках и столбцах таблицы будут размещаться. Это существенно, поскольку разные данные, например, текст и числа, по-разному воспринимаются MS Excel. Соответственно, над ними будут выполняться и операции, отличающиеся друг от друга. Кроме того, следует заранее предусмотреть, какие диапазоны ячеек будут содержать исходные числовые данные, а какие - формулы, т. е. результат произведенных вычислений, а также последовательность размещения данных. Во многих случаях такое построение существенно облегчает работу пользователя, поскольку к данным можно будет применять автоматические операции, например, автосуммирование или копирование формул.
Ввод данных
Теперь можно приступать к непосредственному вводу данных:
1. Выделите ячейку, в которую необходимо ввести данные, установив на нее курсор и щелкнув левой клавиши мыши.
Введите текст.
Итак, в нашем примере в ячейках А2, АЗ, А4 будут содержаться наименования изделий.
При вводе первого же наименования вы столкнетесь с тем, что текст не помещается в ячейку. Это можно пока либо проигнорировать (данные не пропадут в любом случае), либо сразу изменить ширину столбца. Для этого вы можете вручную растянуть столбец.
Другим удобным вариантом подгонки размера столбца является следующий вариант:
Выделите столбец или любую его ячейку.
Для выделения всего столбца щелкните левой клавишей мыши по его заголовку (в данном случае - А). Для выделения ячейки щелкните левой клавишей мыши по этой ячейке.
Откройте меню Формат (Format) и последовательно выполните команду Столбец (Column) , затем из подменю - Автоподбор ширины. Ширина столбца автоматически увеличится.
При необходимости установить фиксированное значение ширины столбца сделайте следующее:
Выделите столбец или любую его ячейку.
Откройте меню Формат (Format) и последовательно выполните команды Столбец (Column) , затем из подменю - Ширина... (Column...). Откроется диалоговое окно Ширина столбца (Column Width ).
Задайте фиксированную ширину столбца в поле Ширина столбца: (Column Width:).
Нажмите кнопку ОК. Ширина столбца изменится на установленную и будет таковой независимо от изменения других столбцов.
В ячейках B1, C1, D1 будут содержаться названия месяцев. Ввод месяца в MS-Excel очень прост:
Наберите в ячейке В2 слово «ЯНВАРЬ». В этот момент данная ячейка будет являться активной.
Ухватитесь курсором мыши за квадратик в правом нижнем углу активной ячейки и, удерживая левую клавишу мыши, растяните рамку вправо до ячейки D1 включительно.
Названия последующих месяцев автоматически появятся в соответствующих ячейках.