Лабораторная работа № 1. Ms Excel: Ввод и форматирование данных

Цель работы: отработка базовых навыков работы в MS Excel:

- изучить способы ввода и редактирования данных;

- изменение форматирования ячеек;

- объединение ячеек;

- создание простых формул с помощью электронных таблиц;

- использование функции Автосуммирования.

Используемые программные средства: табличный процессор MS Excel.

Указание: все практические задания к каждой лабораторной работе следует выполнять в одном файле на разных листах.

Запустите программу:

Пуск  Все Программы Microsoft Office  Microsoft Office Excel

Рабочее окно программы Excel

Рабочее окно Excel (рис. 1) содержит стандартную строку заголовка и панели команд. Под ними расположена строка, которая содержит поле имени и строку формул.

Поле имени

Рабочий лист

Строка формул

Кнопки навигации

Ярлычки листов

Активная ячейка

Рис. 1. Рабочее окно Excel

Строка состояния программы Excel выдает информацию о текущем выбо­ре, команде или операции. На правом конце строки состояния отображается надпись NUM, если на клавиатуре включен режим Num Lock.

При запуске программы Excel открывается окно, содержащее новую рабочую книгу. Рабочая книга — это многостраничный документ Excel. Каждая стра­ница рабочей книги называется рабочим листом, а активная страница отобра­жается в окне документа. На левом конце горизонтальной полосы прокрутки находятся ярлычки листов и кнопки прокрутки для их просмотра.

Каждый рабочий лист разделен на столбцы, строки и ячейки, отделенные друг от друга разделительными линиями (рис. 2). Столбцы — это вертикальные разделы. Первый столбец — столбец А (буква А изображена в его заголовке). Горизонтальные разделы — строки — пронумерованы. Каждый рабочий лист имеет 256 столбцов (от А до 4) и 65 536 строк — достаточно места для того, чтобы ввести все необходимые для работы числа!

Рис. 2. Рабочий лист сводной ведомости

Ячейка — это область, образованная пересечением строки и столбца. Каждая ячейка имеет собственный адрес, определяемый именем столбца и номером строки, которым принадлежит данная ячейка. Например, ячейка в левом верх­нем углу рабочего листа с содержащимся в ней текстом Сводная ведомость имеет адрес А1. Хотя кажется, что часть текста переходит в ячей­ку В1 следующего столбца, на самом деле весь текст расположен в ячейке А1. Активная ячейка С2 окружена рамкой, которая называется рамкой активной ячейки, а заголовки столбца и строки активной ячейки выделяются более жирным шрифтом и выглядят рельефно приподнятыми. Вводить данные можно только в активную ячейку.

Ввод текста и чисел

В рабочий лист могут быть введены три вида данных: числа, формулы и текст. Числа, включая даты, представляют собой значения, которые можно использо­вать в вычислениях, скажем, для определения числа дней, на которое просро­чен возврат видеокассеты или расчета начисленных процентов на депозит за несколько месяцев. Формулы — это инструкции к вычислениям. Текст — это информация, которая не является ни числом, ни формулой. Для ввода данных сначала выберите нужную ячейку, а затем начинайте ввод данных. В ячейке немедленно появится точка вставки, а вводимые символы отобразятся как в ячейке, так и в строке формул; при этом кнопки строки формул включатся. Если при вводе данных произошла ошибка, щелкните на кнопке Отмена (имеет вид красного крестика). Отменяет ввод и нажатие клавиши Esc на клавиатуре. Нажатием кнопки Ввод (Enter) (в виде зеленой галочки) заканчивают ввод данных — кнопки строки формул выклю­чается. Нажатием клавиши Enter производится переход к другой ячейке, а так­же всегда заканчивается ввод (эквивалентно щелчку на кнопке Ввод (Enter) до перемещения рамки активной ячейки).

Программа Excel обладает средством автозаполнения ячеек, благодаря чему содержимое ячейки запоминается и предлагается для заполне­ния другой ячейки в этом же столбце. К примеру, если набрано слово Иванов в ячейке А1, а затем напечатаны буквы Ив в ячейке А2, программа автоматически введет окончание анов. Если слово Иванов как раз то, что нужно для ввода, закончите его нажатием клавиши Enter, перемещением в другую ячейку или щелчком на кнопке Ввод (Enter). Если вводу подлежит другое слово, просто про­должайте набирать текст, чтобы «переписать» автоматически предложенный ва­риант.