Образец указания

6. Информационно-справочные документы

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не всегда являются обязательными к исполне­нию. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

1.Акт

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события, событие, действие.

Акт — это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами

Официальный документ, имеющий юридическую силу. В зависимости от того, кем и на каком уровне управления выпускается (принимается) акт, и от его содержания принято различать государственные, ведомственные, нормативные, региональные и другие акты;

Протокол, фиксирующий определенный факт. Например, акт ревизии, акт о недостаче товара, акт о передаче материальных ценностей;

Действия учреждений, организаций, должностных лиц, граждан, на основании которых обычно судят о соблюдении и нарушении правовых норм.

Виды актов

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

• испытаний (образцов, систем, технологий);

• выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

• передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);

• нарушения установленных правил;

• ревизии;

• инвентаризации;

• расследования аварий, несчастных случаев;

• ликвидации организации;

• конкретизирующие (регламентирующие);

• разрешающие (разрешительные);

• акты о признании;

• регистрационные;

• учреждающие (учредительные);

• запрещающие (запретительные).

• технические (выполненных работ, отказа, осмотра, устранения отказа и т. д.).

Обязательные реквизиты акта

• составляется на общем бланке

• наименование организации

• наименование вида документа

• дата и регистрационный номер

• место составления или издания

• заголовок к тексту

• подписи

• гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Акты, требующие утверждение:

• акт проверок

• ревизий

• обследований

• приема законченных строительных объектов, оборудование

• списание

• экспертизы

• передачи дел и т.д.

Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.

Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные. Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2011 по 18.09.2011 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами (чаще всего 3 экземпляра). После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Открытое акционерное общество «Заря» АКТ А.А.Пьянкова 09.12.2011 № 69-А г. Пермь О ревизии кассы конторы

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО Печать Личная подпись 10.12.2011

Основание: приказ начальника конторы от 07.12.2011 №70 «О ревизии кассы Пермской оптово-торговой конторы» Составлен комиссией: Председатель: заместитель главного бухгалтера Я.А.Мосягина Члены комиссии: 1. Старший бухгалтер Д.И.Сычев 2. Бухгалтер С.А.Рожков Присутствовали: главный бухгалтер С.А.Новиков, кассир Ж.В.Микрюкова В период с 05.12.2011 по 09.12.11 комиссия провела ревизию кассы Пермского оптово-торговой конторы по состоянию на 05.12.2010. Комиссия установила: Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 05.12.2011 согласно данным бухгалтерского учета составляет 10 000 руб. Фактический остаток наличных денег составляет 10 000 руб. Недостачи наличных денег по вине кассира не обнаружено. Составлен в трех экземплярах: 1-й экземпляр направлен директору 2-й экземпляр - главному бухгалтеру 3-1 экземпляр - в дело № 69-А Председатель Личная подпись Я.А.Мосягина Члены комиссии Личная подпись Д.И.Сычев Личная подпись С.А.Рожков